この記事は、社員証を紛失した際の対処法と対策について書いています。会社をクビになるリスクについても記載しているので、気になる方は最後まで読んでみてください。
はじめに、社員証を落とした際の最悪のケースを紹介させていただきます。
社員証には、氏名、生年月日、顔写真、住所、電話番号などの個人情報が記載されています。そのため、当然紛失をしてしまえば、それらの個人情報が第三者の手にわたってしまうことが考えられます。
親族や友人、社内の従業員に拾われるならば、事は簡単ですが、悪意のある者の手にわたってしまえば、会社の名や会社ロゴが入っている社会信頼性が高いものなので、容易に扱われてしまう可能性があります。最悪の場合、本人になりすまして会社に侵入されてしまうケースも考えられます。必然的に「機密情報漏洩」「会社の備品が消える」といった被害も考えられるため、注意が必要です。
もし、社員証を紛失し、上記のようなケースで「機密情報漏洩」などが起こった場合、取引先のクライアントから「社員へのセキュリティ指導も行えない会社と仕事なんてできない」という目で信頼性を著しく低下させることや、新卒、中途採用の方も「問題を起こした会社には就職したくない」という理由で、長期的なビジネスチャンスと人材不足を引き起こす可能性があります。再び信頼を取り戻すには膨大な時間がかかるので、十分に気をつけてください。
では、もし紛失してしまった際に上記のような問題を起こさないためには、どんな行動をとればいいか対処法を解説させていただきます。
まず第一にすることは、上司や総務部といった社員証を発行・管理している方に正直に報告しましょう。なぜならば、入退室管理に社員証を使用している場合、紛失したカードでの入退室を社内のシステムだけで拒否できる可能性があるからです。紛失した事自体は報告しづらいことですが、後々のリスクを考えれば、報告する他ないと考えられます。
次に、警察へ「遺失届出書」を書きにいきましょう。企業の近くや、紛失したと予想される場所の近くの交番などに書きに行くことで見つかる可能性が高まります。もし、上司に報告した際に新規で社員証を発行していたとしても、悪用される場合を考えると回収しておくことが好ましいです。また、利用を停止してもらっていたとしても、社員証の表面に大事な個人情報が記載されていることが多いため、リスク回避のためにも遺失届出書を書きに行くことを推奨します。
改めてもう一度自分の身の回りを探しましょう。一度チェックした場所を、冷静になってもう一度見てみると見つかることもあります。紛失発覚時よりも、上司へ報告することや、遺失届出書を記入したことで、焦りは少なくなっているはずです。冷静に通勤バックの中や、駅までの道、休憩中に利用したスペースなどをさがしましょう。また、会社が大きなビルである場合、受付やビル全体を管理している方が常勤している可能性が高いです。事情をお話して聞き込みをすることも推奨します。もし、このときに社員証が見つかれば、もう一度上司などに見つかった旨を報告し、丁寧に謝罪し今後の持ち物管理を徹底しましょう。
会社で再発行できる場合は、業務に支障が出るため、すぐに社員証を再発行してください。既に紛失時の不安で気が滅入ると思いますが、紛失してしまったものは仕方ありません。一連の流れを冷静に対処することを心がけてください。
社員証を紛失した場合、企業からしても相当なリスクを孕んでいるため、始末書を記入させられます。では、そんな始末書とはどのような書き方が正しいかを解説させていただきます。
始末書は、日付、宛名、本文、署名などが必要が基本的には必要ですが、会社ごとでフォーマットが全く異なります。もし指定のフォーマットがある場合は、会社の規則に沿った書き方をしてください。今回は、指定がなかった際の一般的な始末書の書き方の構成を紹介させていただきます。
始末書の内容は、簡潔に事実だけを書くことを意識してください。余計な装飾はいりません。
「O月O日、OO時ごろ社員証を紛失しました。最後に確認した場所はOOで、その後すぐに上長に報告を行いました」といった形です。
始末書を記入したあとに、もう一度謝罪しましょう。この時の姿勢も今後の社内キャリアや社会人としての品格が問われます。自分の失態を認め、どのように改善していくかをはっきりと意思表示することが大切です。
社員証の紛失を防ぐ手段として、社員証のデジタル化があります。
お使いのスマートフォンのアプリ・サイトから、社員証を提示し入退室をすることができます。
社員証をデジタル化するメリットはどんなものがあるのでしょうか。
何よりもスマートフォンに入っているため、持ち運びがしやすいです。ICカードや電子決済と同じ感覚で出勤退勤時に自身の社員証を提示することが可能で、時間短縮にも繋がります。
デジタル社員証には、サービスの一環として、予約機能、購入履歴の閲覧、プッシュ通知による最新情報の提供など、さまざまなシステムとの連動が可能で、利用者の利便性の向上が図れます。そのほかにも、他社の同サービス利用者に、自社側からもプッシュ型のマーケティングが行えるなどの多くの機能を備えています。
それでは、逆に社員証をデジタル化するデメリットはどんなものがあるのでしょうか。
従来の社員証よりもコストが掛かります。
上記のような様々な機能がついていることや定期的なセキュリティ面のメンテナンスも含まれるため、ことが理由として挙げられます。小規模な会社には、辛いコストになりうる可能性があります。
利用する際に、アプリダウンロードや、会員登録といった作業が伴います。そのため、スマートフォンの操作に慣れていないユーザーは利用しづらい可能性があります。誰でも平等に使える一般的な社員証よりも劣ってる部分と言えます。
なによりも、スマートフォンなどのデバイスのバッテリー状況に依存します。充電がなくなれば、出勤退勤時するために充電し直さなければならなく、時間がかかる部分がデメリットといえます。
社員証の紛失は、個人情報を流出してしまうだけでなく、企業の機密情報漏洩や他社員へ危険を招く可能性が大いにあります。紛失時の不安で気が滅入る中でも、上司に報告することや再発行をするなど、自身のできることを冷静に徹底して行っていくことが必要です。また対処法として、社員証をデジタル化してしまうことも1つの手段です。社員証を管理している部署にリクエストしてみることも推奨します。
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