手順書を見やすくする4つのコツ！ レイアウトや表現の工夫で分かりやすく！

手順書は、業務の効率化や品質向上に欠かせないツールですが、見にくいと現場で混乱を招くことがあります。本記事では、レイアウトや表現、図解の使い方など、手順書を見やすくするための4つのコツを詳しく解説します。優れた手順書の事例から学ぶポイントや、作成を効率化するツールとテンプレートも紹介。これらを実践することで、誰もが一目で理解できる、分かりやすい手順書を作成できるようになるでしょう。

手順書のレイアウトを見やすくするコツ

手順書のレイアウトを見やすくするには、情報の整理と視覚的な工夫が重要です。箇条書きやナンバリングを活用し、適切な余白を設けることで、読みやすさが向上します。また、フォントやサイズを統一することで、一貫性のある手順書に仕上げることができるでしょう。

情報を整理し、視覚的な階層構造を作る

手順書の内容を論理的に整理し、見出しや番号付きリストを使って視覚的な階層構造を作ることが大切です。メインステップとサブステップを明確に区別し、読者が手順の流れを直感的に理解できるようにしましょう。インデントを使って階層を表現するのも効果的です。情報を整理することで、手順書がスッキリとまとまり、読者の理解が深まります。

箇条書きやナンバリングを活用する

手順を箇条書きやナンバリングで表現することで、読者は個々のステップに集中しやすくなります。番号付きリストを使えば、手順の順序が明確になり、読者は次に何をすべきかが分かりやすくなるでしょう。箇条書きを使う場合は、各項目の並列性に注意し、統一感のある表現を心がけましょう。適切な記号や番号を選ぶことで、手順書の見やすさが大きく向上します。

適切な余白を設けて、読みやすさを向上させる

手順書のレイアウトに十分な余白を設けることで、情報の密度が適度になり、読みやすさが向上します。行間や段落間のスペースを調整し、要素間の間隔を十分に取ることで、視覚的なゆとりが生まれます。余白を効果的に使うことで、重要なポイントが強調され、読者の目に留まりやすくなるでしょう。ただし、余白を取りすぎると、かえって読みづらくなることもあるので、バランスを考えることが大切です。

フォントやサイズを統一し、一貫性を保つ

手順書全体で、フォントやサイズを統一することで、一貫性のある見た目になります。見出しと本文で異なるフォントを使ったり、強調したい部分にはボールドやイタリックを使ったりするのも良いでしょう。ただし、フォントの種類を多用しすぎると、かえって読みづらくなるので注意が必要です。サイズについても、読みやすさを優先し、全体的に統一感を持たせることが大切です。一貫性のあるデザインは、手順書の信頼性を高める効果もあります。

手順を明確に伝える表現のポイント

手順書では、簡潔で具体的な言葉選びが重要です。能動態で書き、専門用語は避けるようにしましょう。一文は短くまとめ、一文一義を徹底することで、読者に手順が明確に伝わります。

簡潔で具体的な言葉選びを心がける

手順を説明する際は、簡潔で具体的な言葉を選ぶことが大切です。抽象的な表現や冗長な説明は避け、必要最小限の情報に絞りましょう。具体的な動作を表す動詞を使うことで、読者は手順をイメージしやすくなります。また、曖昧な表現を避け、明確な指示を心がけることで、読者の理解が深まるでしょう。簡潔で具体的な言葉選びは、手順書の分かりやすさを大きく左右します。

能動態で書き、主語と動詞を明確にする

手順書では、能動態で書くことが効果的です。主語と動詞を明確にすることで、読者は指示内容を直感的に理解できます。受動態の文章は、主語が不明確になりがちで、読者に混乱を招く可能性があります。「〜してください」「〜します」といった能動的な表現を使うことで、読者に直接的に指示を与えることができるでしょう。能動態で書くことは、手順書の明快さを高めるポイントです。

専門用語は避け、平易な言葉で説明する

手順書では、専門用語の使用は避け、平易な言葉で説明することが大切です。読者の知識レベルを考慮し、誰もが理解できる言葉選びを心がけましょう。専門用語が必要な場合は、初出時に説明を加えるなどの配慮が必要です。難しい言葉を使うと、読者が手順を正しく理解できない可能性があります。平易な言葉で説明することで、手順書のハードルを下げ、多くの人に活用してもらえるようになるでしょう。

一文は短くまとめ、一文一義を徹底する

手順書では、一文は短くまとめ、一文一義を徹底することが重要です。長い文章は読者の理解を妨げる可能性があるため、できるだけ短い文で表現しましょう。また、一文で複数の内容を盛り込むのは避け、一文には一つの指示や説明に絞ることが大切です。一文一義を徹底することで、読者は手順を正確に理解し、実行しやすくなります。短くシンプルな文章は、手順書の分かりやすさを高める効果があります。

図解や写真を効果的に使うテクニック

手順書に図解や写真を取り入れることで、手順のポイントを視覚的に伝えることができます。手順の重要な部分に図解を入れ、写真で作業のイメージを具体的に示しましょう。図解と文章の配置を工夫し、キャプションで補足説明を加えることで、手順書の分かりやすさが向上します。

手順のポイントとなる部分に図解を入れる

手順の中で特に重要なポイントや、言葉だけでは説明しにくい部分には、図解を入れることが効果的です。図解を使うことで、手順の流れや構造が視覚的に理解しやすくなります。適切な図解を入れることで、読者は手順のポイントを直感的に把握できるようになるでしょう。ただし、図解を多用しすぎると、かえって分かりにくくなることもあるので、バランスを考えることが大切です。

写真を使って、作業のイメージを伝える

手順書に写真を使うことで、作業のイメージを具体的に伝えることができます。実際の作業場面や使用する道具、完成品の写真などを掲載することで、読者は手順をよりリアルにイメージしやすくなるでしょう。写真は、言葉だけでは伝えきれない情報を補完する役割を果たします。ただし、写真の質や大きさにも気を配る必要があります。鮮明で適切なサイズの写真を選ぶことが、手順書の分かりやすさにつながります。

図解と文章の配置を工夫し、分かりやすさを追求する

図解と文章の配置を工夫することで、手順書の分かりやすさを高めることができます。図解と対応する説明文は近くに配置し、読者が情報を関連付けやすいようにしましょう。図解と文章のバランスを考え、レイアウトに変化を付けることで、読者の理解が深まります。また、図解にはラベルやリーダー線を付けるなど、細かな工夫も大切です。図解と文章の最適な配置を追求することで、手順書の完成度が上がるでしょう。

図解や写真にはキャプションを付け、補足説明を加える

図解や写真には、キャプションを付けて補足説明を加えることが効果的です。キャプションで図解や写真の内容を簡潔に説明することで、読者の理解が深まります。また、本文では触れられない細かな情報を、キャプションで補足するのも良いでしょう。図解や写真の意図を明確に伝えることで、手順書の分かりやすさが向上します。ただし、キャプションは簡潔にまとめ、図解や写真の内容を正確に反映することが大切です。

見やすい手順書の事例と学ぶべきポイント

家具の組み立て説明書や料理のレシピ、ソフトウェアのマニュアルなど、身近にある優れた手順書の事例から、見やすさのポイントを学ぶことができます。図解の効果的な使い方や、手順の明確な表現方法、専門用語の説明テクニックなど、参考にすべき点は多岐にわたります。

家具の組み立て説明書から学ぶ、図解の効果的な使い方

家具の組み立て説明書は、図解を効果的に使った手順書の好例です。部品の詳細な図や、組み立ての手順を段階的に示す図解などが特徴的です。これらの図解は、言葉だけでは説明が難しい組み立ての過程を、視覚的に分かりやすく伝えています。また、図解にはパーツ番号やラベルが付けられ、説明文と対応付けられています。このような図解の使い方は、他の手順書にも応用できるでしょう。

料理のレシピから学ぶ、手順の明確な表現方法

料理のレシピは、手順を明確に表現した手順書の一種です。材料の分量や切り方、調理の手順などが、簡潔で具体的な言葉で説明されています。「〜を切る」「〜を炒める」といった具体的な動作を表す動詞が多用され、読者は手順をイメージしやすくなっています。また、手順が番号付きで示されることで、調理の流れが明確になっています。このような表現方法は、他の手順書でも参考になるはずです。

ソフトウェアのマニュアルから学ぶ、専門用語の説明テクニック

ソフトウェアのマニュアルでは、専門用語の説明が重要なポイントになります。初めて目にする用語や機能についても、平易な言葉で丁寧に説明されています。用語集やコラムを設けて補足説明を加えたり、具体的な操作例を示したりするなど、読者の理解を助ける工夫が見られます。専門用語が多い分野の手順書でも、このようなテクニックを活用することで、分かりやすさを高められるでしょう。

優れた手順書の事例に共通する、見やすさのポイント

優れた手順書の事例に共通するのは、情報の整理、視覚的な工夫、明確な表現などの見やすさのポイントです。情報が論理的に整理され、図解やレイアウトの工夫で視覚的に分かりやすくなっています。また、簡潔で具体的な言葉選びや、能動態の使用など、読者に手順が明確に伝わる表現が用いられています。これらの点は、手順書を作成する際に意識すべき重要なポイントだと言えるでしょう。

手順書作成を効率化するツールとテンプレート

Microsoft Word、Excel、PowerPointには、手順書作成に役立つ様々な機能やテンプレートが用意されています。これらのツールを活用することで、手順書の作成を効率化し、見やすく分かりやすい資料を作ることができるでしょう。

Microsoft Wordを使った手順書テンプレート

Microsoft Wordには、手順書作成に適したテンプレートが多数用意されています。これらのテンプレートを活用することで、手順書の基本的な構成やレイアウトを簡単に作ることができます。番号付きリストや箇条書きのスタイルを使えば、手順の階層構造を明確に表現できるでしょう。また、図解や写真を挿入するための枠組みも用意されているので、視覚的な要素を取り入れやすくなっています。Wordのテンプレートを活用することで、手順書作成の時間を大幅に短縮できるはずです。

Excelを活用した手順書の作成方法

Excelは表計算ソフトですが、手順書の作成にも活用できます。特に、フローチャートの作成に便利な図形ツールが用意されています。手順の流れを矢印で結んだり、処理の内容を図形内に書き込んだりすることで、手順の全体像を視覚的に表現できるでしょう。また、Excelの表機能を使えば、手順の各ステップを一覧表で管理することもできます。Excelを使って手順書を作成することで、情報の整理と視覚化を同時に進められるでしょう。

PowerPointで図解入りの手順書を作る

PowerPointは、プレゼンテーション用のスライド作成ソフトですが、手順書の作成にも活用できます。PowerPointには、図解や写真を挿入するための様々なツールが用意されています。SmartArtを使えば、手順の流れを示す図解を簡単に作ることができるでしょう。また、アニメーション効果を使って、手順の進行を動的に表現するのも効果的です。PowerPointで作成した手順書は、スライドショーで表示することもできるので、説明会などでも活用できます。

TUNAGを使って、手順書を作成して共有する

手順書の作成や運用に悩む企業におすすめなのが、組織改善のオールインワンツール「TUNAG」です。文字・動画・画像によるマニュアル作成機能が搭載されており、従業員はスマホ上で内容を閲覧できます。

ノンデスクワーカーである現場社員やアルバイトでも利用しやすく、組織の隅々にまで情報が行き届くのが強みです。

TUNAGを使えば、手順書の作成から管理まで、一貫して行うことができます。手順書作成の効率化を図りたい場合は、TUNAGの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

TUNAGの機能一覧 | TUNAG(ツナグ)

以上、手順書を見やすくする5つのコツについて詳しく解説してきました。レイアウトや表現の工夫、図解の活用など、ポイントを押さえることで、誰もが分かりやすい手順書を作成できるはずです。優れた手順書の事例から学び、適切なツールを使って効率的に作業を進めることも大切です。これらのコツを実践して、現場で活用されるわかりやすい手順書を作成してください。

見やすい手順書作成のコツを実践して、仕事の質を高めよう！

本記事では、手順書を見やすくするための4つのコツを詳しく解説してきました。レイアウトの工夫、明確な表現、図解の活用など、ポイントを押さえることで、誰もが分かりやすい手順書を作成できます。また、優れた手順書の事例から学び、適切なツールを使って効率的に作業を進めることも大切です。見やすい手順書は、業務の効率化やミス防止につながり、仕事の質を高める効果があります。ぜひ、これらのコツを実践して、現場で活用される分かりやすい手順書を作成してください。手順書の改善は、あなた自身の仕事の質向上だけでなく、チーム全体のパフォーマンスアップにもつながるはずです。