マルチタスクとは複数の作業を同時に行うことです。仕事を進める上で、マルチタスクは使いこなせれば有効な武器になります。ただし、マルチタスクは人によって得意・苦手があるので、使い分けることが大切です。マルチタスクのメリットとデメリットを理解し、自身がマルチタスクが合っているのを把握しましょう。
複数の作業・タスクを同時に進めるのがマルチタスクであり、多くのビジネスパーソンが意識的にせよ、無意識的にせよ日常的にこなしているものです。
しかし、人によって向き・不向きがあるので、自分に合った仕事の進め方を身に付ける必要があります。まずはマルチタスクの具体例と、シングルタスクとの相違点を確認しておきましょう。
ビジネスシーンにおけるマルチタスクの具体例としては、次のものが挙げられます。
ほかにも、さまざまなパターンが考えられます。並行する作業の規模感や難易度が異なる場合でも、同時に複数の作業を進めるならば、マルチタスクといえるでしょう。
同時に複数の作業を進めるマルチタスクに対して、ひとつの作業に集中するのがシングルタスクです。特定の作業を終わらせてから、次の作業に取り掛かる仕事の進め方であり、一般的にはマルチタスクよりも、素早く作業を完了できる傾向にあります。
業務内容や作業者の性格・スキルによっては、シングルタスクを積み重ねた方が、スムーズに仕事をこなせる場合もあります。近年は、マルチタスクよりもシングルタスクが推奨されるケースも多いため、自分なりにどちらの仕事の進め方が向いているか、検証することが大事です。
マルチタスクのメリットとしては、主に以下の点が挙げられます。メリットとデメリットを理解した上で、うまく仕事に取り入れるようにしましょう。
さまざまな作業をまとめて進行できるのが、マルチタスクのメリットです。人によっては複数の作業を抱えることで混乱してしまうケースもありますが、タスクをうまく切り分けて同時進行できる人ならば、全体の作業時間を短縮できます。
特に同じ情報やツールを使って進める仕事や、タスク同士にシナジーが見込める場合などは、より効率的に作業を進められるでしょう。作業の進捗の偏りが少なくなります。
プロジェクトに関わる仕事を同時並行で進めるようにすれば、全体像を把握しつつ、タスクに優先順位を付けやすくなります。優先すべきタスクを明らかにできるのに加えて、重要度に応じて作業時間を調整できるので、プロジェクトの進行に無駄がなくなるでしょう。
イレギュラーな事態が発生しても、全体的な視点から作業の調整がしやすいのもメリットです。
タスクを同時並行で進めるようにすれば、それぞれのタスクに関わるメンバーと協調して、仕事を進めやすくなります。常に何らかのタスクに関わっている状態になるため、それぞれのメンバーとコミュニケーションを取る機会も増え、必要な場面で連携しやすくなるでしょう。
人によっては、多くのメンバーとコミュニケーションを取らなければならず、精神的な負担が増える可能性はあります。しかし他部門を含め、多くの人々と日常的に接することで、相互に支援し合いながらプロジェクトを進められるようになるのもメリットです。
マルチタスクは作業効率やタスクの切り替えといった観点で、デメリットも指摘されています。仕事で採用する人は、デメリットをいかに解消するかを考えることが大事です。
作業効率が落ちる可能性がある点は、マルチタスクのデメリットです。業務内容によっては、ひとつずつタスクに集中した方が生産性が上がりやすいこともあります。
また、複数のタスクを同時にこなす場合、人によっては時間的なプレッシャーを感じてしまうケースもあります。ストレスや疲労感で生産性が落ちる場合もあるので、パフォーマンスが上がらないと感じるならば、無理に並行して仕事を進める必要はありません。
人によってはタスクの切り替えがうまくできず、なかなか仕事を進められない可能性があるのも、マルチタスクのデメリットです。
一定時間で作業内容を変えながら仕事をする場合、その都度、頭の中で情報を整理し直す必要があります。また、人間が物事に集中するまでには15～20分程度の時間がかかります。
頻繁にタスクを切り替えると、集中して作業できる時間が少なくなり、生産性の低下を招くケースもあります。
それぞれのタスクの終了時間も読みづらくなるため、複雑な仕事を多く抱えているならば、シングルタスクをベースに考える方がよいでしょう。
マルチタスクに向いている人の特徴も解説します。マルチタスクを選択すべきか、シングルタスクを中心に仕事をこなすべきかは、個人の性格や特性によるところが大きいため、自分に合っているかどうか、冷静に考えてみましょう。
マルチタスクが得意な人の特徴は、短時間ですぐに、目の前の仕事に集中できる人です。作業内容が変わっても集中力を発揮できる人ならば、同時並行の作業でもうまくこなせるでしょう。
また、感情の切り替えがうまいことも、作業を並行して進めるのに必要な要素です。特定の仕事で問題やトラブルを抱えても、別の仕事では気持ちを切り替えて向き合わなければいけません。落ち込んでもすぐに立ち直れる人が向いています。
また、作業中にタスクの優先順位を変える必要も出てきます。状況を的確に捉え、臨機応変に対応できるのも、マルチタスクに必要な資質です。
マルチタスクが苦手な人は、完璧主義の傾向にあります。目の前のタスクを完遂させないと落ち着かないため、複数の作業を同時並行でこなすのは向いていないでしょう。逆に、シングルタスクでは高いパフォーマンスを発揮できる可能性があります。
さらに物事の優先順位付けが苦手な人も、生産性が落ちてしまうケースがあります。常に計画通りに物事を進めたい人は、シングルタスクを積み重ねる方向で、仕事のやり方を調整するとよいでしょう。
マルチタスクのメリットとデメリットを解説しましたが、結局のところ自分の性格や特性、仕事の内容に応じて、マルチタスク・シングルタスクのどちらを選ぶか判断する必要があります。作業内容に応じて、仕事の進め方を変えることも大切です。
以下のように、マルチタスクにはコツがあるので、まずは簡単な作業から並行して進めてみましょう。そこから自分なりに進め方を模索する必要があります。
マルチタスクをうまくこなすには、まず自分の置かれている状況を正しく把握することが大事です。どういったタスクを抱えているのか自分なりに確認し、作業量や優先順位を明らかにしましょう。重要度と緊急度の2軸でタスクを整理するのがおすすめです。
こなすべきタスクと優先順位を明らかにしたら、それぞれにどの程度の時間をかけるか考えましょう。全てが計画通りに進むことはまれですが、調整を重ねることで、自分に合った時間配分やタスクの組み合わせなどが分かるようになるでしょう。全体の効率を考えながら、試行錯誤を繰り返す必要があります。
マルチタスクとシングルタスクの選択は状況によって異なります。マルチタスクは複数の作業を同時に進められる一方、集中力が分散し効率が落ちる可能性があります。シングルタスクは一つの作業に集中できるため、質の高い成果を出しやすいですが、時間がかかることもあります。
仕事の性質や個人の得意不得意を考慮し、適切な方法を選ぶことが重要です。締め切りが迫っている複数の小さなタスクにはマルチタスクが有効かもしれません。一方、創造性や深い思考が必要な作業にはシングルタスクが適しています。
結局のところ、両方のアプローチをバランス良く使い分けることが、生産性を最大化する鍵となるでしょう。
マルチタスクは複数の作業を同時並行でこなすため、得意な人ならば効率的に仕事を進められるようになります。目の前の仕事にすぐ集中できる人ならば、うまくタスクを組み合わせることで、高いパフォーマンスを発揮できるでしょう。
ただし、苦手な人にとっては作業効率が低下し、タスクの完了に時間を要する可能性があります。シングルタスクの方が向いている人も多いので、自分に合った仕事の進め方を模索することが大事です。
なお、マルチタスクを効率化するには、ツールの活用もおすすめです。組織を強くするDX機能が豊富な「TUNAG」ならば、ワークフローを詳細に設定できるのに加えて、タスク依頼機能も利用可能です。業務の期限や概要を記載して、周りに依頼できるので、コミュニケーションの活性化にもつながります。この機会に導入を検討してみましょう。
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