社員からアルバイトまで、TUNAGを起点とした情報共有やコミュニケーションの促進による業務改善・効率化の取り組み

明石吉田屋産業株式会社は創業120年を超える老舗企業で、愛知県東部・静岡県西部の18拠点でカーライフ関連事業、住宅関連、エネルギー関連と幅広く地域に密着した事業を展開しています。 経営理念として「社員一人一人の成長と幸せを追求していく」ことを第一義に掲げ、仕事を通じて社員がやりがいを感じることで、成長して幸せになっていくことを大事にされている明石吉田屋産業株式会社様。TUNAG（ツナグ）をどのように活用されているのか、代表取締役 明石様、管理部 鈴木様にお話を伺いました。

導入前に課題に感じていたこと

広域に拠点があり、連絡をひとつ取るにも、情報共有するにも苦労していた

〜TUNAG導入前、どのような組織課題を感じていたのでしょうか〜 ※代表取締役 明石様(右)、管理部 鈴木様(左) / 以下、敬称略 明石：拠点が愛知県東部と静岡県西部に18拠点と県をまたいで広域に展開していて、連絡をひとつ取るにも、情報共有するにも、結構苦労をしていたんです。 例えばガソリンスタンドだと、シフト制で全員が職場にいるわけではないので、店によってはファックスやメール、両方をやらないと見てくれないこともあり、様々な職種や仕事のスタイルがある中で、連絡や情報共有はかなり大変でしたね。

グループウェアでは隅々まで情報が届かず、チャットでは思うように現場からの報告が上がってこなかった

〜これまでの情報共有・コミュニケーションの方法、その際の課題について教えてください〜 明石：以前使っていたグループウェアでは、店舗では全員が社用の端末を持っていないので共有アカウントで運用していましたが、隅々まで情報を届けるのはなかなか難しかったです。 一時期ビジネス用のチャットツールも入れていましたが、チャットだと使い慣れていることもあって会話はしやすいですが、業務上の連絡や報告がしっかり上がってくるところまでは十分ではなく、弱いんだなと感じていました。

TUNAGの導入について

情報共有とタイムリーなコミュニケーションができるツールを探していた

〜どういった経緯でTUNAGを導入することになったのでしょうか〜 明石：隅々まで情報や連絡が届くことや、業務上の連絡や報告などがこちらに上がってくるということ、また横の関係の中でタイムリーにスムーズなコミュニケーションが取れるツールを探していましたが、それらが組み合わさったものがなかなかなく、TUNAGの存在を知って導入をしたという経緯です。

TUNAGの運用方法

現場の社員は個人のスマホにアプリを入れるなど、1人1アカウントを整備

〜TUNAGの運用はどのようにスタートしていったのでしょうか〜 明石：私がトップで旗振り役としてツールを活用し、こう情報共有やコミュニケーションを活発にしていきますという方針のもと、現場で働いている社員には任意で個人のスマホにTUNAGのアプリを入れてもらうという形で、社員からアルバイトまで1人1アカウントを整備してスタートしましたね。

業務報告・情報共有からコミュニケーションまで、TUNAGを活用

〜社内のどのような面でTUNAGを活用しているか、教えてください〜 鈴木：現場からの報告、会社からの情報発信にも使っていますし、コミュニケーションの場としても活用しています。 具体的には業務報告や速報値の共有、また就業規則や36協定などの周知を徹底したい情報も紙からTUNAGに移行したことで、全社員がいつでもどこでも見られるようになり、社内周知がスムーズになり、分かりやすくなりました。 あとコミュニケーションのところでは、元々あった「社内報」をオンライン化するイメージで、例えば各事業所の紹介や各社員の紹介などをTUNAGに移行してコミュニケーションを図りました。 ※実際に運用されている取り組みの一覧です。「制度」という画面に、様々な情報や取り組みが一覧化されているので、必要な情報をいつでも手軽に確認できます。

社長から一人一人にメッセージや経営状況を伝え、役職者向けには毎月発信

〜社長の想いや考えを直接発信する「社長メッセージ」を実施しているとのことですが、どのような内容を発信していますか〜 明石：不定期で自分の体験したことや考えていることを発信したり、例えば社員さんのいい仕事ぶりやお客さんとのやりとりでいい話を聞いたなどをコラムで紹介しています。 他にも、社長目線で今の経営環境や業界の状況を定期的に報告したり、役職者向けには毎月月末にメッセージを発信しています。 これまではメールで送ってもなかなか一人一人には届きませんでしたが、TUNAGはアプリを通して直接メッセージが届くのでいいなと感じています。

1人1ヶ月1改善を掲げ、改善内容を共有する仕組みを構築

〜業務改善やコミュニケーションの観点で具体的にどのように制度運用を行っているか教えて下さい〜 明石：業務改善では、1人1ヶ月1改善、改善したビフォーアフターを写真で撮ってTUNAGで共有するという「5S活動の報告」を行っています。 鈴木：またそれらの報告や「ありがとうカード」を送った人、送られた人の両方にポイントが付く「社内ポイント」の制度も運用しています。それによって社員のモチベーションや相互のコミュニケーションを図りたいと考えています。 ※実際に運用されている「Good Jobメッセージ」「5S活動の報告」の画面です。Good Jobメッセージやありがとうカードを運用することで、コミュニケーションの促進や称賛文化の醸成につながっています。

TUNAGの効果について

情報のスピードが上がることによって、業務の質も良くなった

〜TUNAGを導入して感じる効果について教えてください〜 明石：ちょうどコロナも重なって、紙だとどうしてもやり取りが難しかったところ、TUNAGでどこでも確認できるようになり、業務改善やデジタル化、ペーパーレス化に貢献してくれています。 鈴木：一番感じる効果としては、情報共有のスピードが格段に上がったこと、またそれに伴う業務効率化ですね。情報のスピードが上がることによって、業務の質も良くなったのを非常に感じています。

新人日報があることで新人が孤立せず、社内全体で育てる意識が向上

〜新入社員向けにも制度運用されているとのことですが、どのような効果がありましたか〜 鈴木：昨年度から「新人日報」の運用を始めています。 新入社員研修中の1週間を終えて各SS（サービスステーション）や各部署での研修が始まると、なかなか状況がわからず、その新入社員がどういう風に育ってるのかとか、どういう気持ちなのかというのも、把握したり共有することが難しかったんです。 日報を通して、離れていても”今日こういうことを感じたんだな”とか、”元気で頑張っているな”などが分かるようになり、新人さんが孤立せず、社内全体で育てていこうという意識が高まったなという風に思っています。 ※実際に運用されている「新人日報」の画面です。学んだことや気づきだけでなく、感じたことや考えたことも共有でき、先輩社員からの応援メッセージやスタンプでコミュニケーションが生まれます。

今後TUNAGで実現したいこと

TUNAGを使って仕事のやりがいや喜びを上手に刺激したい

〜TUNAGを通して、今後どのようなことを組織として実現したいと考えていますか〜 明石：いくつかあって、まず経営観というか、価値観で大切にしている社員さんの成長と幸せですよね。 やっぱり仕事でやりがいを感じて欲しいというのを私はすごくこだわっているので、上手くTUNAGのツールを使って仕事のやりがいとか喜びというものを上手に刺激できるといいかなと思ってます。

お客様の声やエピソードの共有、業務マニュアルの動画化も

〜具体的には、TUNAGでどのようなことに取り組まれたいと考えていますか〜 明石：具体的には、お客様からもらった喜びの声や感動したエピソードを挙げてもらうなど、もっと自然に共有ができたらいいなと思っています。それらが仕事の醍醐味だったり、やりがいや喜びにつながっていくと思いますので、積極的に推進していきたいですね。 また他には業務マニュアルの動画化ですね。例えばガソリンスタンドだと様々な作業系の仕事があるんですが、新入社員向けに、例えば先輩社員がオイル交換をする動画などをTUNAGで共有できたらいいなと考えています。 〜明石様、鈴木様、お話いただきありがとうございました！〜