1on1ミーティング成功のコツ。質問例・進め方・事前準備のポイントを解説

1on1ミーティングは、部下との信頼関係を深め、成長を支援する貴重な機会です。「何を話せばいいのだろうか」「どのように進めたら効果的なのだろうか」と悩む管理職の方もいるかもしれません。この記事では、1on1を成功させるための準備、効果的な質問例、そしてスムーズな進め方のポイントを解説します。これらのコツをつかむことで、部下のモチベーション向上や組織全体の活性化につなげましょう。

1on1ミーティングを成功させる事前準備のコツ

1on1ミーティングを実りあるものにするためには、事前の準備が不可欠です。目的を明確にし、部下が安心して話せる雰囲気を作ることで、質の高い対話が生れます。ここでは、ミーティングをより有意義な時間にするための準備のポイントを詳しく見ていきましょう。

ミーティングの目的を明確に設定する

1on1ミーティングを効果的に行うためには、最初に目的を明確に定めることが非常に重要です。

目的が曖昧だと、単なる世間話で終わってしまったり、期待した成果が得られなかったりする可能性があります。1on1の主な目的としては、部下の成長をサポートすること、業務の進捗状況を確認すること、モチベーションを高めること、そしてキャリアに関する相談に乗ることなどが挙げられます。

どの目的を重視するかは、部下の状況や組織の方針によって異なりますが、毎回テーマを絞ることで、より深く掘り下げた対話が可能になります。

アジェンダを事前に共有する

1on1を円滑に進めるためには、アジェンダを事前に部下と共有することが大切です。

事前に共有することで、部下はミーティングの内容を把握し、心の準備をすることができます。また、当日の議論をより生産的に進める上でも役立ちます。

アジェンダに含める項目としては、最近の業務の状況やプライベートな出来事に関する報告、現在抱えている課題や悩み、今後の目標やキャリアに関する話、そして上司からのフィードバックの時間などが挙げられます。

1on1を単なる形式的な会話で終わらせず、部下の成長をしっかりとサポートする場とするために、アジェンダの活用を意識しましょう。

1on1ミーティング進行中のコツ

1on1では、部下が安心して本音を話せる環境づくりが重要です。上司の傾聴姿勢や共感の示し方によって、対話の質は大きく変わります。部下の主体性を引き出し、建設的な議論につなげるための進行ポイントを紹介します。

部下の話を傾聴し共感を示す

1on1ミーティングを実りあるものにするためには、部下の話を真剣に傾聴し、共感の姿勢を示すことが不可欠です。

傾聴の基本的な姿勢としては、相手の話を途中で遮らないこと、適度な相づちを打つこと、そして相手の言ったことを繰り返して確認することなどが挙げられます。

また、共感を示す際には、「それは大変でしたね」「よく頑張りましたね」といった言葉を積極的に使うことで、部下は安心して自分の気持ちを表現しやすくなります。

もし部下が何か悩みを打ち明けてきた場合には、すぐに解決策を提示するのではなく、まずはその気持ちに寄り添うことが大切です。

部下の主体性を尊重しながら、建設的な会話へとつなげることができるでしょう。

対等の立場であることを意識する

1on1では、上司と部下の関係をフラットにすることが重要です。上下関係を意識しすぎると、部下が本音を話しにくくなり、形式的な会話に終始してしまうことがあります。

対等な関係を築くためには、まず「上から目線の発言を控える」ことが大切です。

「こうすべきだ」と決めつけるのではなく、「どう思う？」と意見を求める姿勢を持つことで、部下が自発的に考え、発言しやすくなります。

また、座る位置や話し方にも工夫を凝らしましょう。対面ではなく横並びに座ることで心理的な圧力を軽減し、リラックスした雰囲気を作ることができます。

フィードバックは後日まとめて伝える

ミーティング直後は、部下も多くの情報を受け止めているため、すぐに改善点などを伝えると、負担に感じてしまうことがあります。

1on1ミーティングの場では、まず部下の話をじっくりと聞き、その場で評価を下すのではなく、受け止めることを最優先にしましょう。

その上で、後日適切なタイミングでフィードバックを伝えることで、より効果的な部下の成長支援が可能になります。

1on1ミーティングでの部下への効果的な質問

「何を話せばいいかわからない」と感じるような場面でも、適切な質問を投げかけることで、実りある対話を生み出すことができます。

日々の業務の進捗状況はもちろん、部下のキャリアの方向性や成長の機会を見つけるための質問のコツを解説します。

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緊急性の低い業務の進行や悩み

日々の業務の進捗状況や課題について話し合うことは1on1ミーティングの基本ですが、特に普段はあまり注目されないような緊急度の低い業務にも目を向けることが大切です。

表面的な大きな問題ではないものの、部下が日常的に感じている小さな悩みや課題を丁寧に拾い上げることで、業務の改善につながる可能性があります。

例えば、以下のような質問を投げかけると、部下が抱える課題を引き出しやすくなります。

• 「今取り組んでいる業務で、効率化できそうな部分はある？」
• 「最近、困っていることや改善したいことはある？」
• 「やってみたいけれど、まだ着手できていない業務はある？」

このような質問をすることで、部下が普段は言い出しにくい業務の課題を話しやすくなります。

長期的な視点での希望や展望

1on1ミーティングでは、日々の業務の話だけでなく、部下の将来のキャリアや長期的な目標についても話し合うことが非常に重要です。

具体的には、以下のような質問が有効です。

• 「この会社で、どのようなキャリアを築いていきたいですか？」
• 「3年後・5年後にどんな仕事をしていたいですか？」
• 「今後、挑戦してみたい業務や役割はありますか？」
• 「今の仕事で身につけたスキルを、将来どのように活かしたいですか？」

もし部下がまだ具体的な目標を持てていない場合は、「どんな種類の仕事にやりがいを感じますか？」といった質問から始め、興味の方向性を探っていくのも効果的です。

長期的な視点での対話は、部下の成長を促し、組織全体の活性化にもつながるでしょう。

話すことがないとき

1on1ミーティングの場では、部下が特に話したいことが見当たらないという状況も起こりえます。そのような場合に備えて、リラックスした雰囲気の中で会話を広げられるような質問をいくつか用意しておくことが大切です。

• 「最近、仕事以外で楽しかったことは？」
• 「最近気になっているニュースや話題は？」
• 「今後、どんなスキルを伸ばしたいと思ってる？」
• 「もし自由にプロジェクトを作れるとしたら、どんなことをやってみたい？」

大切なのは、1on1ミーティングを単なる業務報告の場として捉えるのではなく、部下が安心して自分の考えや気持ちを話せる場にすることです。適切な質問を通じて、部下の思考を深め、成長に繋がるような対話を目指しましょう。

1on1は部下との信頼関係構築のための重要な業務

1on1ミーティングは、単なる業務報告の場ではなく、部下との信頼関係を深め、成長を支援するための重要な機会です。

継続的に1on1を実施することで、部下は自分の意見が尊重されていると感じ、業務へのモチベーションやエンゲージメントが向上します。

それはやがて、組織全体のコミュニケーションが活性化し、チームの成長にもつながるでしょう。

1on1を単なる義務ではなく、部下の成長を支える大切な機会と捉え、継続的に取り組んでいくことが、強い組織を作る鍵となります。