グループウェアは、企業規模や拠点数、働き方、承認フロー、セキュリティ要件によって適した製品が異なります。多機能な製品が必ずしも最適とは限りません。現場で使われなければ、導入しても形骸化してしまうからです。本記事では、グループウェアを比較する前に押さえたい基本や、自社課題の整理方法を解説します。その上で、大企業・中堅企業向け、低コストで導入しやすい製品、現場・スマホ利用に強い製品に分けて15製品を紹介します。
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導入前の比較検討や、稟議書作成時にぜひご活用ください。
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・自社に合った社内アプリを見つけたい方
・社内アプリの導入を検討している方
・社内アプリを上申する予定のある方
Google WorkspaceやMicrosoft 365に代表されるように、現在では多種多様なグループウェアが提供されています。自社のニーズに合致したツールを選択することは、従業員の生産性を向上させる鍵となります。
もし自社に適さない製品を導入してしまうと、業務上の報告・連絡・相談に支障が出たり、組織へのエンゲージメントが低下したりするリスクが考えられます。
最適な選択を行うためには、まずグループウェアの基本概念を正しく理解することが重要です。ツールの本来の役割や、社内SNS、ワークフローといった他ツールとの違いを明確にすることで、自社に必要な製品を見極められるようになります。
グループウェアとは、社内の情報共有や業務連携を一元化するためのツールです。スケジュール管理、掲示板、ワークフロー、ファイル共有、設備予約など、複数の業務機能をまとめて扱えます。
これまでメール、口頭、紙、Excelなどに分散していた情報を一か所に集約できる点が特徴です。必要な情報を探しやすくなり、部署や拠点を越えた連携もしやすくなります。
グループウェアの主な役割は、次の2つです。
グループウェアと混同されやすいツールに、社内SNSやワークフローシステムがあります。それぞれ役割が異なるため、違いを整理しておきましょう。
社内SNSは、社内の交流や情報発信に特化したツールです。投稿やコメント、リアクションなどを通じて、従業員同士のコミュニケーションを促します。
一方、グループウェアは、スケジュール管理や掲示板、ファイル共有、ワークフローなど、業務に必要な機能を幅広く備えています。コミュニケーションだけでなく、業務全体を支える基盤として使われます。
また、ワークフローシステムは、申請・承認業務に特化したツールです。経費申請や稟議、休暇申請などをオンラインで処理できます。グループウェアでは、ワークフローが標準機能の一つとして搭載されているケースが多くあります。
グループウェアの提供形態は、大きくクラウド型とオンプレミス型に分かれます。導入のしやすさや管理負担が異なるため、自社の体制に合うものを選ぶことが大切です。
クラウド型は、インターネット経由で利用するタイプです。自社でサーバーを用意する必要がなく、初期費用を抑えて導入しやすい点が特徴です。保守やバージョンアップもベンダー側が対応するため、社内のIT担当者の負担を軽減できます。
オンプレミス型は、自社サーバーにシステムを構築して運用するタイプです。自社の要件に合わせてカスタマイズしやすく、独自のセキュリティポリシーを反映しやすい点が強みです。一方で、導入や保守に専門知識が必要になり、運用負担も大きくなります。
グループウェアの機能は製品ごとに幅があります。ただし、共通して搭載される基本機能はおおむね決まっています。
代表的な基本機能は以下の通りです。
まずはこの全体像を頭に入れましょう。次に自社にどの機能が必要かを整理していきます。
自社課題を整理できたら、具体的に製品を比較していきます。ただし、確認すべきは価格だけではありません。
ここでは、グループウェア選びで確認したい五つの比較ポイントを紹介します。
自社課題を整理するには、「どの業務で情報共有や連携につまずいているか」を具体的に洗い出すことから始めます。
たとえば「申請や承認に時間がかかる」「拠点間で予定が共有できない」「資料が個人のPCに散在している」といった困りごとを書き出し、解決の優先順位をつけます。そのうえで「絶対に必要な機能」を3〜5個に絞り込むと、製品比較の軸が定まります。
次に確認すべきは、自社に必要な機能がそろっているかどうかです。
グループウェアは、製品によって搭載機能が異なります。スケジュール管理や掲示板は多くの製品に搭載されていますが、ワークフロー、安否確認、社内SNS、日報、経費精算などは製品によって差があります。
機能は多ければよいわけではありません。使わない機能が多いと、画面が複雑になり、現場の定着を妨げることがあります。反対に、必要な機能がオプション扱いになっていると、想定より費用が高くなることもあります。
事前に整理した「絶対に必要な機能」が標準で使えるかを、まず確認しましょう。
操作性も重要です。特に、ITツールに慣れていない従業員が多い企業では、直感的に操作できるかが重要です。
ITツールに慣れていない従業員が多い企業では、直感的に操作できるかが重要です。管理部門にとって使いやすくても、現場のスタッフにとって使いにくければ、利用は定着しにくくなります。
無料トライアルがある場合は、実際に現場の従業員にも触ってもらいましょう。導入担当者だけで判断せず、使う側の声を確認することが大切です。
グループウェアでは、社内の重要な情報を扱います。そのため、セキュリティや管理体制の確認は欠かせません。
主に確認したい項目は次の通りです。
特に、個人情報や機密情報を扱う企業では、権限管理やログ管理が重要になります。誰がどの情報を閲覧できるのかを細かく制御できるか確認しましょう。
また、問い合わせ窓口の対応範囲も見ておきたいポイントです。管理者だけが問い合わせできるのか、一般ユーザーも相談できるのかによって、運用時の負担が変わります。
料金を比較するときは、月額料金だけでなく総コストで判断しましょう。
クラウド型は初期費用が無料の製品も多くあります。一方で、基本料金が安くても、必要な機能がオプションになっている場合があります。
確認したい費用は次の通りです。
数年単位で見ると、月額料金の差が大きなコスト差になります。また、従業員数が増えたときに料金がどう変わるかも確認しておきましょう。
安さだけで選ぶのではなく、必要な機能と運用負担を含めて費用対効果を判断することが大切です。
最後に、既存システムとの連携も確認しましょう。
すでに使っている会計システム、勤怠管理システム、SFA、CRMなどと連携できれば、二重入力の手間を減らせます。
連携できない場合、グループウェアを導入しても別システムとの行き来が残り、かえって運用が複雑になることがあります。
確認するときは、標準連携かAPI連携かも見ておきましょう。標準連携であれば比較的簡単に使い始められます。一方、API連携は柔軟性が高い半面、設定や開発に手間がかかる場合があります。
自社のITリソースに合わせて、無理なく連携できる製品を選びましょう。
ここからは目的別に製品を紹介します。まずは、機能の網羅性や管理機能を重視する大企業・中堅企業向けの5製品です。機能の網羅性や管理機能を重視する企業は、まずこのカテゴリーから比較を始めるとよいでしょう。
Google Workspaceは、Gmail、ドライブ、Meet、カレンダーなどをまとめて利用できるクラウド型のグループウェアです。ビジネス用カスタムメールやクラウドストレージ、ビデオ会議など、社内外の情報共有に必要な機能を備えています。
Business Starter、Business Standard、Business Plusは、最大300ユーザーまで利用できます。GmailやGoogleドライブを中心に、クラウド上でメール、ファイル共有、会議をまとめて運用したい企業に向いているでしょう。
ビジネスアプリとコラボレーションツール | Google Workspace
Microsoft 365はWordやExcelを使い慣れた企業に根強い人気があります。デスクトップ版Officeまで使えるのが大きな強みです。
生成AIアシスタント「Copilot」と連携し、文章作成や資料の要約などの業務を支援します。すでにOffice製品を社内標準にしているなら、有力候補でしょう。
ビジネス向けプランはBusiness Basic、Business Standard、Business Premiumなどに分かれ、Business Standard以上ではデスクトップ版Officeも利用できます。Teamsを軸に、会議・チャット・ファイル共有を一元化できる点も強みです。 使い慣れた環境で、業務連携を円滑にしたい企業には最適です。
Microsoft 365 ビジネス ソリューション：業務を支えるアプリ
Garoonは、サイボウズが提供するグループウェアです。スケジュール、施設予約、ポータル、ファイル管理、掲示板、ワークフロー、メッセージなど、組織の情報共有に必要な機能を備えています。
1ユーザー単位で契約できるため、組織規模に合わせて利用人数を調整できます。
また、kintoneなどとの連携にも対応しています。Garoonでスケジュールや掲示板などの情報共有を行い、kintoneで業務アプリを活用することで、より幅広い業務改善につなげられるでしょう。
社内の情報共有や申請・承認業務をまとめて管理したい企業に向いています。
サイボウズ Garoon（ガルーン）- 10人から数万人まで使えるグループウェア
desknet's NEOは、ネオジャパンが提供する国産グループウェアです。スケジュール、ワークフロー、文書管理、設備予約、安否確認、スマートフォン対応など、社内の情報共有や業務効率化に役立つ機能を備えています。
スタンダードプランでは、グループウェアに加えてノーコード業務アプリ作成ツールのAppSuiteも利用できます。自社の業務に合わせたアプリを作成したい企業にも向いているでしょう。
また、desknet's NEOはクラウド版だけでなく、パッケージ版も提供されています。自社環境で運用したい場合や、クラウド以外の導入形態を検討したい企業にとっても選択肢になります。
【公式】desknet's NEO - ノーコードでさらに進む業務改善
HUE ArielAirOneは、ワークスアプリケーションズが提供する統合業務プラットフォームです。社内情報の管理と活用を支援する製品で、スケジュールなどの基本機能から、ワークフローや業務アプリケーションの開発基盤までをワンパッケージで提供しています。
基本機能として、ユーザー・組織管理、アクセス権限管理、統合全文検索、モバイルアクセスなどを備えています。グループウェア機能では、カレンダー・施設予約、掲示板・社内通知、アドレス帳、ファイル管理などを利用できます。
また、フォーム設計やビュー設計、ワークフロー設計にも対応しています。大規模で複雑な組織でも、情報に対するアクセス権限を管理しながら、社内情報の一元管理や業務効率化を進めたい企業におすすめです。
HUE ArielAirOne Business Platform｜ワークスアプリケーションズ
次に、コストを抑えて導入したい中小企業向けの5製品を紹介します。1ユーザー当たり数百円台で使える製品も多く、固定費を抑えやすいのが魅力です。
サイボウズ Officeは、サイボウズが提供する中小企業向けのグループウェアです。スケジュール、掲示板、メッセージ、ワークフロー、ファイル管理、メール、報告書、アドレス帳、電話メモなど、日々の業務に必要な機能をワンパッケージで利用できます。
クラウド版は初期費用無料で、5ユーザーから契約できます。スタンダードコースは1ユーザー当たり月額600円、プレミアムコースは月額1,000円です。プレミアムコースでは、標準機能に加えてカスタムアプリも利用できます。
中小企業で、社内の情報共有や申請・承認業務をまとめてデジタル化したい場合に向いています。
サイボウズ Office | 中小企業向けかんたんらくらくグループウェア
J-MOTTOグループウェアは、「desknet's NEO」と同等の機能を低価格で利用できるクラウド型グループウェアです。スケジュール、インフォメーション、文書管理、ワークフロー、社内ソーシャルなど、日々の業務に使える機能を備えています。
スタンダードプランの料金は、20ユーザー・300MBまで月額4,400円（税込み）です。1ユーザー当たり月額220円（税込み）から利用でき、入会金はかかりません。
また、約4,000社・14万ユーザーの導入実績があります。グループウェア以外にも、Web勤怠やWeb給与明細、ファイル共有などのオプションサービスが用意されています。
最大3カ月間の無料トライアルも利用できます。コストを抑えながら、基本的なグループウェア機能を導入したい企業におすすめです。
GroupSessionは日本トータルシステムが提供する国産製品です。無料版はユーザー数無制限でスタートできます。
スケジュールや稟議、施設予約など20種類以上の機能を備えます。クラウド版「byCloud」はスマートプランであれば1ユーザー当たり300円からです。
自社で運用できるITスキルがあれば、無料版も選択肢になります。コストを最小化したい企業に適しているでしょう。
WaWaOfficeは、アイアットOECが提供するグループウェアASPサービスです。企業内の情報共有やコミュニケーションの効率化を支援する製品で、シンプルな画面と直感的な操作性を特徴としています。
料金は、WaWaOfficeのグループウェアが1ID当たり月額400円〜です。別途、1契約当たり月額2,500円の基本料金がかかります。金額はいずれも税別です。
グループウェアを中心に、ワークフロー、SFA、簡易データベース、Web社内報、Webタイムカードなどの関連サービスと連携できます。必要な機能を組み合わせながら、社内の業務改善を進められるでしょう。
また、大手データセンターでデータを保護し、サーバー監視は24時間365日有人監視で行われています。コストを抑えつつ、情報共有や申請業務をクラウド上で整えたい企業に向いています。
WaWaOffice｜業務改善に役立つ拡張性の高いグループウェア
NI Collabo 360は、NIコンサルティングが提供する経営改善型グループウェアです。スケジュール、ワークフロー、文書共有管理、経費精算、支払管理、メール、プロジェクト管理、掲示板など、社内の情報共有や業務効率化に役立つ機能を備えています。
クラウド版は、1ユーザー当たり月額360円で利用できます。また、パッケージ版も用意されており、社内サーバーやレンタルサーバーなどにインストールして利用することも可能です。
特徴は、グループウェア機能だけでなく、テレワーク支援、社内ソーシャルなど幅広い機能を標準搭載している点です。公式サイトでは、全部で36の機能を実装していると紹介されています。
PC、タブレット、スマートフォンから利用でき、専用アプリケーションも用意されています。低コストで多機能なグループウェアを導入し、情報共有や業務の見える化を進めたい企業に向いています。
多機能・低価格の経営改善型グループウェア「NI Collabo 360」
最後に、現場やスマホ利用に強い5製品を紹介します。社用PCを持たないスタッフが多い企業では、この観点が重要です。
TUNAGは、スタメンが提供する組織改善クラウドサービスです。エンゲージメント向上と業務DXを、一つのプラットフォームで実現できるサービスとして提供されています。
社内掲示板、ワークフロー、タスク依頼、マニュアル管理、サンクスカード、社内アンケートなどの機能を備えています。情報共有や申請・承認、マニュアル共有、従業員同士の称賛などを、1アプリ上で運用できます。
また、スマホアプリがあり、スマホに最適化されたUI/UXで利用できる点も特徴です。社内掲示板では、経営理念や重要なお知らせ、表彰情報などをスマホからも発信でき、既読率やリアクション数で浸透度を把握できます。
料金は、利用人数や活用方法によって変動します。詳細な料金は、公式サイトの見積もりフォームから問い合わせる必要があります。
現場を含めた情報共有を進めたい企業や、社内コミュニケーションと業務DXをまとめて整えたい企業にとって効果的な製品です。
LINE WORKSは、LINEに近い使いやすさを持つビジネスコミュニケーションツールです。トーク、掲示板、カレンダー、タスク、アンケート、アドレス帳など、社内連絡や情報共有に必要な基本機能を備えています。
フリープランは、30人まで無料で利用できます。有料プランは、年額契約の場合、スタンダードが1ユーザー当たり月額450円、アドバンストが月額800円です。月額契約の場合は、スタンダードが月額540円、アドバンストが月額960円です。
スタンダードとアドバンストは、ユーザー数無制限で利用できます。アドバンストでは、スタンダードの機能に加えて、Driveやメールも利用できます。
スマートフォンから使いやすく、チャットや掲示板を通じて情報共有しやすい点が特徴です。店舗や現場など、PCを使う時間が少ない従業員との連絡を整えたい企業に向いているでしょう。
LINE WORKS | LINEとつながる唯一のビジネスチャット
Larkは、チャット、Docs、ビデオ会議、カレンダー、メール、ワークフローなどをまとめて利用できるクラウド型の業務効率化ツールです。複数の業務ツールを一つに集約し、社内のコミュニケーションや共同作業を進めやすくします。
スタータープランは無料で、20ユーザーまで利用できます。無料プランでも、チャット、Docs、メールの翻訳機能や、100GBのストレージなどを利用できます。
有料のプロプランは、1ユーザー当たり月額1,420円です。上位プランでは、ビデオ会議の参加人数や管理機能、ストレージ容量などを拡張できます。エンタープライズプランの料金は問い合わせが必要です。
スマホアプリからチャットやタスク管理を行え、現場のスタッフとも連絡を取りやすい点が特徴です。オンライン会議や多言語でのやりとりが多い企業にも向いているでしょう。
WowTalkは、キングソフトが提供する国産ビジネスチャットです。クローズド環境で社内コミュニケーションを行えるツールで、利用企業は1万社以上と紹介されています。
料金は、シンプルプランが1ID当たり月額360円、スタンダードプランが月額500円です。最低契約数はいずれも30IDからです。カスタマイズプランも用意されていますが、料金は問い合わせが必要です。
主な機能として、安否確認、プッシュトゥトーク、匿名相談などがあります。また、約40種類以上の機能についてオン・オフを個人単位で設定でき、役職や雇用形態に応じて利用できる機能を調整できます。
スマートフォンで社内連絡を行いたい企業や、安否確認・匿名相談なども含めて、現場とのコミュニケーション環境を整えたい企業に向いています。
【WowTalk】ビジネスチャット・社内SNSでコミュニケーション活性化
Talknoteは、社内コミュニケーションや情報共有を支援する情報共有プラットフォームです。飲食、医療、小売、製造など、さまざまな業界で利用されており、公式サイトでは導入実績1,100社以上と紹介されています。
主な機能として、テーマや共有メンバーごとに情報を整理できる「ノート」、担当者や期限を設定してやるべきことを管理できる「タスク」、コミュニケーションデータを分析して組織や部署のコンディションをスコア化する「組織スコア」があります。
料金は、年間契約一括払いの場合、1ユーザーライセンスが月額1,180円、1アルバイトライセンスが月額580円です。月契約月々払いの場合は、1ユーザーライセンスが月額1,380円、1アルバイトライセンスが月額680円です。エンタープライズプランは問い合わせが必要です。なお、管理者費用が別途発生します。
社内の情報共有を整理し、コミュニケーションの状況や組織コンディションを可視化したい企業向けです。
ここまで15製品を見てきました。最も大切なのは、製品単体の優劣ではありません。自社の課題と運用体制に合うかどうかです。
同じ製品でも、合う企業と合わない企業があります。課題を言語化し、必要機能に優先順位をつけることから始めましょう。その上で候補を2〜3製品に絞り、無料トライアルで現場の声を確かめることをおすすめします。
グループウェアの比較に行き詰まったら、自社の課題を出発点に、現場で使われる一手を検討してみてはいかがでしょうか。
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TUNAG（ツナグ）では、離職率や定着率、情報共有、生産性などの様々な組織課題の解決に向けて、最適な取り組みをご提供します。東京証券取引所グロース市場上場。
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