わかりやすい業務マニュアルとは？作成手順やポイント・事例を紹介

業務マニュアルは、業務の手順やルールを明確にした上で、全社員が同じ基準で業務を進めるための資料です。業務マニュアルを作成するメリットや盛り込むべき内容、具体的な作成手順などを知っておきましょう。良いマニュアルの特徴も解説します。

業務マニュアルとは？手順書との違い

業務マニュアルとは、特定の業務やタスクを遂行する際の手順や、ルールをまとめた文書やガイドラインを指します。いわゆる手順書は、特定のタスクや作業手順を具体的に示すものですが、業務マニュアルは会社全体の運営や、業務の流れを包括的にカバーするのが特徴です。

新入社員の教育や業務の標準化を目的とした文書であり、社員が業務全体の流れや目的を理解するため、各部門・部署で作成される重要な資料でもあります。

業務マニュアルを作成するメリットは？

マニュアルをきちんと作成しておけば、業務が標準化されるため、全ての社員が同じ手順やルールに基づいて作業を進められるようになります。社員の業務効率の向上につながり、作業ミスや無駄な作業時間を減らせます。

また、新入社員や異動者への教育がスムーズに行えるため、教育コストや時間の削減にもつながるでしょう。誰もが必要なタイミングで参照できる業務マニュアルがあれば、教育担当の社員をはじめ、特定の社員に負担をかけずに済むのもメリットです。

業務マニュアルに記載すべき項目

業務マニュアルに記載すべき項目は、主に次の通りです。

• 業務の概要と目的
• 業務全体の流れ
• 業務の完了時間（目安）
• 業務で使用するツールや管理システム
• 業務遂行時に注意すべきポイント
• 業務で使用する専門用語や社内用語について　など

また、業務でわからないことがあった場合の問い合わせ先や、必要に応じて確認すべき資料なども記載しておくと、社員が仕事を進めやすくなります。業務の目的を明記しない業務マニュアルもありますが、背景をきちんと明記することで、全体の理解が深まります。できるだけ記載するようにしましょう。

なお、各部門・部署ごとに業務マニュアルを作成する場合は、業務の特性に応じて内容をカスタマイズし、それぞれの業務に必要な情報を盛り込む必要があります。

業務マニュアルの作成手順

一般的な業務マニュアルの作成手順を解説します。マニュアルの作成目的を明確にした上で、いつまでに完成させるか決めるところから始めましょう。

目的の明確化とスケジュールの策定

まずは、マニュアルの作成目的と用途・対象者などを明確にして、作成のスケジュールを立てましょう。マニュアルの必要性を確認した上で、誰を対象にしているのか明らかにしなければいけません。

例えば、業務の効率化をはじめ、新人の教育や研修・新規プロジェクトの導入など、なぜこのマニュアルが必要なのか定義することが大事です。マニュアルが適用される範囲も明らかにして、作業の方向性を定めておく必要があります。

用途や対象者を明確にしたら、マニュアルの作成から共有までのスケジュールを具体的に策定し、作成担当者を決めましょう。

情報の収集と内容の整理

作成のスケジュールと担当者を決定したら、情報の収集と内容の整理に入ります。作成担当者は現在の業務内容や流れを調査し、マニュアルに盛り込むべき情報を収集しましょう。現状、どのような流れで業務が進められているか正確に把握した上で、内容を整理します。

収集した情報を適切に分類し、重要度や順序を整理しておけば、わかりやすいマニュアルの作成が可能です。各業務の担当者や現場の声を反映させることも重要です。

構成の決定

マニュアルに盛り込む情報を整理したら、全体の構成を決めていきます。業務の流れに沿って、段階的に業務内容を説明する構成が一般的です。初めに概要を記載し、ステップごとに詳細な手順を説明できるようにしましょう。

その際、優先度に応じて、項目の順番や重点を置く部分を調整し、読み手が混乱しないよう工夫することが大事です。適宜フローチャートや業務プロセス図などを挿入する構成にしておけば、視覚的にわかりやすくなります。

業務内容の記入

作成した構成を基にして、業務内容や手順を詳しく記載していきましょう。具体的な手順や作業フローを明確にして、誰が読んでも理解できるようにすることが重要です。作業ごとの手順に加えて、確認すべき資料や注意点なども記載します。

さらに、業務で使用すべきツールやシステムについても説明が必要です。業務を進める上でツールの利用が欠かせない場合は、操作方法や手順も記載しましょう。業務中に発生する可能性のある問題やトラブルに関しても、事前に解決方法を記載しておくと、社員がスムーズに業務を進められるようになります。

社内への共有とフィード・バック

業務マニュアルの初稿を作成したら、実際にその業務を担当する社員や上司などに、内容を確認してもらいましょう。実際に業務で役立つ内容かどうか、きちんとチェックしてもらうことが重要です。マニュアルの手順が現実的か、業務フローに無理がないかなど、現場での運用を想定して確認してもらいましょう。

さらに必要に応じて、社内全体に共有してフィードバックを求めることも大事です。現場の声を反映させることで、より実践的で有用なマニュアルに仕上げられます。異なる部門や職種からの意見にも耳を傾けるようにしましょう。

内容の改善・更新

業務内容が変わった場合や、改善点が見つかった場合には、マニュアルを定期的に見直し、変更を加える必要があります。どの箇所が更新されたのか、変更履歴をきちんと記載して、誰でも確認できるようにしておきましょう。

頻繁に業務内容が変わる場合は、更新のタイミングを決めおき、関係者と連携して継続的に改善することも大事です。初めから完璧なマニュアルを作成するのは困難なので、現場からのフィードバックと修正を繰り返すことで、徐々に最適なマニュアルに近づけるようにしましょう。

わかりやすい業務マニュアルの特徴

わかりやすい業務マニュアルの特徴は、以下のようにシンプルで明確な文章であることや、視覚的要素を活用していること、読み手のレベルに合った内容になっている点などが挙げられます。それぞれ詳しくみていきましょう。

シンプルで明確な文章で構成されている

業務マニュアルでは、できるだけ長文を避け、簡潔に要点を押さえた説明を記載することが重要です。短くわかりやすい文章を使い、複雑なプロセスでもスムーズに読み進められるように工夫すれば、実際の業務に即したわかりやすいマニュアルが作成できます。

読み手にとって難しい専門用語や略語はできるだけ避け、理解しやすい言葉を使用しましょう。専門用語の記載が必要な場合は、できるだけ注釈や別途説明を追加することが大事です。誰が読んでも理解できる内容にするように心掛けましょう。

読み手のレベルに合わせた内容になっている

業務マニュアルは対象となるユーザーのスキルレベルや知識に応じて、内容を調整する必要があります。例えば、新入社員向けのマニュアルでは、自社の業務に関する基本的な事柄から、わかりやすく丁寧に説明しなければいけません。

一方、技術職の社員や中堅社員向けには、実務に即して必要な事柄をまとめるなど、対象者に応じて記載内容を工夫することが大切です。いずれの場合でも、読み手が理解しやすい表現を心がけ、適切なレベルで情報を提供するようにしましょう。

注意すべきポイントが明確になっている

業務マニュアルには、注意すべきポイントを明確に記載することが不可欠です。特に重要な手順やミスが発生しやすい部分に対しては、強調や注釈を付けることで、読み手が注意を払うべき部分が一目でわかるようにしましょう。

業種によっては、ミスの発生が重大な問題を引き起こす可能性もあるので、注意点とともに具体的な対処法を含めて記載することも重要です。作業工程ごとに確認項目を設け、チェックリスト形式で進捗を確認できるようにすれば、ミスの防止に役立ちます。

視覚的要素が十分に活用されている

図やイラスト・フローチャート・スクリーンショットなどの視覚的要素を使うことで、内容の理解を深める工夫をすることも重要です。視覚的な情報は文章だけでは伝わりにくい内容を補足し、複雑な手順や操作方法をわかりやすく示すのに役立ちます。

また、視覚的な要素を使うことで、読み手の集中力が高まり、業務手順の全体像を把握しやすくなるのもメリットです。文章だけでは伝わりにくい部分を視覚的要素でうまく補足し、直感的に理解できるように工夫しましょう。

チェックリストが利用できる

業務が完了したかどうか、簡単に確認できるチェックリストを作成しておけば、作業漏れや手順ミスを防げるようになるのでおすすめです。業務マニュアルにチェックリストを組み込むことで、業務の進行状況も確認しやすくなります。

また、重要な手順を漏れなく実行できるよう、適宜リスト形式で確認事項を示すことで、作業の精度も向上するでしょう。業務の最終確認やトラブル発生時の振り返りにも役立つので、特に重要な事柄は、マニュアルの最後にチェックできるようにしておきましょう。

ツールのマニュアル作成機能を活用している

近年は、業務マニュアルの作成に役立つツールが数多くリリースされています。うまく活用すれば、効率的かつ一貫性のある業務マニュアルの作成が可能です。

例えば、さまざまなDX機能により、スマートフォンから組織の情報共有や業務効率化を実現できる「TUNAG」には、便利なマニュアル作成機能が実装されています。文字に加えて、動画や画像などを自由に使ってマニュアルが作成でき、社員は自分のスマートフォンから、簡単に内容を確認できます。

新入社員向けのマニュアルから接客マニュアル・社内規定・動画を活用したマニュアルなど、幅広く活用できるので、この機会に利用を検討してみましょう。さらに、社内掲示板やワークフロー機能、チャット機能なども充実しています。

TUNAG(ツナグ) | スマホひとつで組織まるごとDX

わかりやすい業務マニュアルの作成事例

社員にとってわかりやすい業務マニュアルの作成事例も、ここで紹介しておきます。「TUNAG」を活用し、業務運営上の課題を抱えていた企業が、業務マニュアルの作成を通じて、課題を解消できた良例です。

「TUNAG」を運用しながら社内制度をブラッシュアップ

三重県内で、生鮮食料品を取り扱うスーパーを展開しているスーパーサンシ株式会社では、これまで会社からの決定事項を管理職が発信してきました。しかし、社員全体の8割を占めるパート・アルバイトにまで、きちんと伝わっていない状態だったようです。

そこで、社内の情報共有とDXを推進できる「TUNAG」を導入し、独自システムの「サンシコイン」と連携させました。これにより情報共有の精度が向上し、さらに社員の福利厚生のアップや、社員間の交流の促進に成功しています。社員一人一人に直接情報を届けられるようになり、ペーパーレス化も進んでいるようです。

※出典：従業員ファーストを実現するため、TUNAGを運用しながら社内制度をブラッシュアップ | TUNAG(ツナグ)

まとめ

業務マニュアルは円滑な業務運営に欠かせないツールです。作成に当たっては、まず目的を明確にした上で、適用範囲や対象者をきちんと定義しましょう。その上で情報を収集・整理し、わかりやすい構成を心掛ける必要があります。

シンプルで明確な文章で作成するのはもちろん、適宜視覚的要素を取り入れることで、読み手にとってわかりやすく、使いやすいマニュアルに仕上げましょう。定期的に内容を見直し、業務の変化に応じて更新することで、常に最新の情報を提供できるようにすることが大事です。

また、マニュアルの作成に役立つアプリもあるので、積極的に活用しましょう。「TUNAG」を導入すれば、簡単に画像や動画を取り入れたマニュアルを作成できるのに加えて、社内掲示板やチャット機能なども活用できます。

社員同士のコミュニケーションを活性化できるのに加えて、ペーパーレス化の推進も可能です。この機会に導入を検討してみましょう。

TUNAG(ツナグ) | スマホひとつで組織まるごとDX