SharePointの主な機能は？社内ポータルサイトとしてできること

社内ポータルの整備を図るなら、SharePointをチェックするのがおすすめです。情報整理から業務フローまで、多彩な機能が役立つでしょう。本記事では、SharePointの強みや口コミ、主な機能を紹介します。

SharePointの概要

SharePointは、Microsoft社が提供するクラウド型の社内ポータルプラットフォームです。情報共有や業務管理をまとめて行える幅広い機能がそろっています。まずは、SharePointの特徴を大きく三つのポイントに分けて解説します。

専門知識なしで社内ポータルを作成可能

SharePointを使えば、専門知識なしで社内ポータルを作成することが可能です。HTMLやCSSの知識がなくても構築できる仕組みが整っており、用意されているテンプレートを選ぶだけで、必要なページ構成やデザインが整っていきます。

部署紹介やお知らせ、業務に必要な資料の掲載など、よく使われるコンテンツがあらかじめ想定されているため、ゼロから設計する手間も省けます。モダンなレイアウトが標準で備わっており、視認性の高いサイトを直感的な操作で作成しやすいでしょう。

IT担当者が限られている環境でも導入しやすく、運用開始までの時間を短縮できるため、利用開始直後から情報共有体制を整えられる点も魅力です。

Microsoftツールとのスムーズな連携

Microsoft社が提供する各種ツールとの連携をスムーズに行える点も、SharePointの大きなメリットです。

Teamsと組み合わせれば、チャット上で共有された資料をそのまま共同編集でき、コミュニケーションから作業へシームレスに移行できます。会議資料の共有やタスク管理なども一元化され、情報を探す手間が減るでしょう。

Outlookとの連携により、予定表やメール情報をポータルへ集約でき、スケジュール確認や案件の状況把握が効率化されます。OneDriveに保存したファイルも即座に参照できるため、社内のどこにいても必要な情報へアクセスすることが可能です。

また、Microsoftアカウントをそのまま利用できることから、導入時の設定が少なく、アカウント管理の手間が軽減される点も魅力です。既存の業務フローを大きく変えずに利用でき、全社的な浸透を進めやすくなります。

高度なセキュリティ機能が標準装備

企業の重要な情報を安心して管理できるよう、SharePointには強固なセキュリティ対策が標準で備わっています。

アクセス権限を細かく設定できるため、部署・役職ごとに閲覧範囲を制限でき、取り扱いに注意が必要な情報が不用意に広まるリスクを防げます。Microsoft社の厳しいセキュリティ基準に基づいて運用されており、クラウド上であっても高い安全性を確保している点が特徴です。

万が一不正アクセスや外部からの攻撃が発生した場合も、継続的な監視と迅速な対応により、企業のデータを守る仕組みが機能します。また、ファイルごとにアクセス履歴や変更履歴を確認し、情報管理の透明性を高められることから、コンプライアンス強化にもつながります。

SharePointの口コミ

実際にSharePointを導入した企業からは、業務効率化や情報管理の改善につながったという声が多く寄せられています。自社で社内ポータルを作成する際の参考にしましょう。

【口コミ１】製造／研究／従業員数：300～499人

ファイル共有・施設予約・文書管理が一本化されており、社内ポータルとして使いやすい環境が整っている。紙管理からの移行によって、テレワーク時の予定共有もスムーズになった。

【口コミ２】人材サービス／営業／従業員数：1,000人以上

デジタル管理によりデータ抽出が容易となり、ユーザー自身でアプリを作成できる点が便利。営業成績の可視化が進み、Excel破損のリスクも低減された。

【口コミ３】情報・通信／部門不明／従業員数：500～999人

アクセス権限の設定が細かくでき、情報管理における安心感が高まっている。加えて、クラウド上で常に最新版を共有できるため、メールでの送受信が減り業務効率が向上した。

SharePointの主な機能

SharePointには、日々の業務を効率化するための便利な機能が数多く備わっています。具体的にどのような機能があるのかを見ていきましょう。

ファイルの共有・管理・共同編集

SharePointでは、クラウド上に保存されたファイルを複数人で同時に編集できます。変更履歴が自動で保存されるため、誰がどのように更新したかを明確に把握することが可能です。

Webブラウザやモバイルからもアクセスできるため、テレワーク中や外出先でも作業を継続でき、他の担当者による編集完了を待つ時間や、ファイルの二重管理によるリスクを低減できるでしょう。

部署やプロジェクトごとに専用のドキュメントライブラリを設け、アクセス権限をきめ細かく設定すれば、情報セキュリティを担保しながら共有範囲を制御できます。

これらの機能を活用することで、「探す」「編集する」「共有する」の一連の流れがポータル内で完結し、業務効率の向上に直結します。

サイト内情報の一括検索

社内ポータルには多数の資料・文書・画像が蓄積されるため、必要な情報を速やかに見つけ出す検索機能が必須です。

SharePointでは、サイト全体を横断するキーワード検索が可能になっており、文書ライブラリ・画像フォルダー・複数のサイトにまたがる横断検索が可能です。

サイト内情報の一括検索により、「「どこにあったか分からない」「最新の資料が見つからない」といった業務効率の低下を防げるでしょう。また、検索結果はアクセス権限に応じてフィルタリングされるため、閲覧可能な内容だけが表示され、セキュリティ面も配慮されています。

ユーザーが入力を始めると候補が自動表示されるなど先読み機能も備わっており、探す手間をさらに軽減することが可能です。

各種ワークフローの構築

SharePointでは、社内で頻繁に発生する承認・申請フローを効率化できます。申請書の提出から承認者への通知、処理状況の追跡までを自動化でき、紙ベースやメールでのやりとりによる遅延や漏れを防げます。

ワークフローはドラッグ&ドロップで設計できるため、専門的なシステム開発スキルがなくても運用を始められる点が特徴です。経費精算・稟議申請・備品の貸し出し申請など、部署ごとに異なる運用にも柔軟に対応できます。

承認ルートを固定するだけでなく、条件分岐を設定することで金額や内容に応じた柔軟な承認フローも構築できます。通知機能や期限設定を活用すれば、担当者の対応漏れも防止できます。

このようなワークフローの整備により、業務スピードの向上と処理状況の可視化が実現し、統一されたルールの下で運用品質を高められます。

簡単なアンケートの作成

SharePointのアンケート作成機能では、従業員向けアンケートを誰でも手軽に作成・配信できます。専用のフォームを用意しなくても、テンプレートを選んで質問を入力するだけでアンケートを作成でき、リンクを共有すればすぐに回答を収集することが可能です。

回答結果は自動的に集計され、グラフや一覧で視覚的に確認できるため、分析作業もスムーズに進みます。部署ごとの意見収集やイベントの参加可否調査、職場環境改善のための匿名アンケートなど、さまざまな用途に活用可能です。

紙やメールでの回収で発生しがちな未提出者の把握や集計作業の負担を軽減でき、運用効率が大幅に向上します。

また、アクセス権限を設定すれば、特定メンバーのみが回答できるよう制御できるため、必要な範囲で確実に意見を集められます。

社内コミュニケーションの質を高め、働きやすさの向上や組織の一体感強化にもつながる実用性の高い機能です。

リストの作成・管理

顧客情報や在庫データなどを一元管理する場合は、SharePointのリスト作成・管理機能が役立ちます。

リストではExcelのような表形式でデータを整理でき、列や項目を自由にカスタム設定することで、自社の運用に合わせたデータ構造を柔軟に構築できます。また、ビューを切り替えたりフィルタ・並べ替えを設定したりすれば、必要なデータだけをすぐに抽出することが可能です。

ユーザーごとにアクセス権限を細かく設定できるため、特定データへの閲覧・編集制限を設けて安全に運用できます。リアルタイムで複数人が更新でき、履歴管理も行えることから、変更の追跡や整合性の確保も容易です。

Excel管理にありがちなバージョン混在やファイルコピーの手間を削減し、データ管理の効率化や正確性の向上に貢献します。社内ポータル内でデータベースとして運用できる実用的な機能です。

カレンダーの作成

SharePointでは、部署やチーム単位で予定を共有できるカレンダーを簡単に作成できます。会議・イベント・締め切りなどをまとめて登録できるため、組織内でスケジュール管理を統一しやすくなるでしょう。

予定への参加者追加やリマインド設定などを活用すれば、関係者への周知漏れや対応忘れを防止できます。

また、Outlookと連携することで、個人の予定表と共有カレンダーを一括管理でき、複数ツールを切り替える手間もなくなります。

スマートフォンからの閲覧や更新にも対応しており、外出先やリモートワーク中でも最新情報にアクセス可能です。予定が変更された場合も即時反映され、全員の認識を素早くそろえられます。

情報が分散しがちなスケジュール管理をポータルに集約し、チーム内の情報共有を強化できる便利な機能です。

SharePointの強みや機能を把握しよう

SharePointは専門知識不要で導入でき、Microsoftツールとの連携により既存の業務フローを大きく変えずに社内ポータルを構築できます。

専門知識がなくても導入しやすいほか、Microsoftツールとの連携で業務の流れを途切れさせません。

セキュリティ面でも安心して運用できるため、社内ポータルを整備したいなら強みや機能を把握した上で導入を検討しましょう。