近年はリモートでの業務のやりとりが増えていることから、社外でも情報確認ができるポータルサイトの重要性が増しています。本記事では、社内ポータルサイトの基本から構築のステップ、運用上の課題と失敗要因、そしてこれらの課題を解決しうる社内ポータルサイトとしての機能を持つ「TUNAG（ツナグ）」をご紹介します。経営層や人事責任者の方々が、自社に合った社内ポータルを構築・運用する際の参考になれば幸いです。
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▼こんな方におすすめ▼
・社内ポータルを導入する前に比較検討したい方
・短時間で最適な社内ポータルを見つけたい方
・稟議書の作成など社内ポータルを上申する予定のある方
近年では、働き方の多様化により、社員が必ずしも同じオフィスに出勤せずとも業務を行うケースが増えています。その結果、多くの企業が場所や時間を問わず、正確でタイムリーな情報共有を行える仕組み作りに苦労しています。
特にオンラインでのコミュニケーションが主体となったことで、情報の正確性や従業員間の意思疎通に課題を感じる企業が少なくありません。
その解決策として注目されているのが「社内ポータルサイト」です。では、社内ポータルサイトとは具体的にどのようなものなのか、その役割や機能を明確に理解していきましょう。
社内ポータルサイトとは、従業員が社内のさまざまな情報やアプリケーションにアクセスするための集約されたウェブサイトです。
ポータル（Portal）という言葉が「入口」を意味するように、社内ポータルは社内情報への入口の役割を果たします。
外部向けの一般的なポータルサイトとは異なり、社内ポータルサイトは企業内部でのみアクセス可能なクローズドな環境で運用されます。
近年の社内ポータルは、単に情報を集約するだけでなく従業員同士のコミュニケーション活性化の場としても進化しています。
掲示板やチャット機能を備え、双方向のやり取りやナレッジシェアが促進されることで、組織内のコラボレーションが強化されます。スマートフォンやタブレットからもアクセスしやすいデザインを採用する例も増えており、従業員にとって使いやすいDX時代の基盤ツールへと変貌を遂げつつあります。
社内ポータルサイトには、企業内の情報共有や業務効率化を支えるための多彩な機能が備わっています。以下に、一般的なポータルサイトにある主な機能を挙げます。
以上のように、社内ポータルサイトには必要な情報や機能をワンストップで提供する仕組みが詰まっています。
もし自社で社内ポータルサイトを構築しようとしているなら、次に紹介するステップに沿って実行してみると良いでしょう。
デザイン・コンセプト設計、掲載コンテンツの選定、運用体制の構築という3つのステップに沿って、効果的な社内ポータルを構築する方法を解説します。
社内ポータルサイトの構築にあたっては、まずポータルを導入する目的をはっきりさせ、その目的に沿ったコンセプトを策定する必要があります。
例えば、情報共有の効率化が目的ならば、よく使う機能や社内通知を見やすく整理し、クリック数を最小限に抑えるレイアウトにしましょう。
社員が求める情報や機能に迷うことなくアクセスできるよう、直感的でシンプルなナビゲーションを心がけることが重要です。
社内ポータルサイトに掲載する情報は「社員が業務をスムーズに進めるために本当に必要なもの」に絞り込むことが重要です。
まずはポータルにどのような情報を載せるかを決定するために、社員の業務内容や情報ニーズを把握することから始めましょう。
そのためには、各部署へのヒアリングやアンケート調査を行い、実際の現場のニーズを集約するプロセスが必要です。
また、情報の優先度も重要な要素であり、全社員が必ず確認すべき「重要なお知らせ」、日常業務で頻繁にアクセスする「マニュアルや手順書」、各部署やプロジェクトごとに共有が必要な「レポートやタスク管理」などを整理して、分類すると分かりやすくなります。
情報が古くならないように更新ルールを定め、定期的な見直しも欠かさず行いましょう。
社内ポータルサイトは作って終わりではなく、運用を継続し、改善を続ける仕組みを整えることが成功のカギです。
そのため、まずはポータルサイトの運営を担当する「運営担当者」を決定しましょう。担当者は、各部署から担当者を選任し、部門横断で運用することが望ましいです。
こうすることで各部署の情報を収集・反映しやすくなり、全社員のニーズを満たした情報共有が可能になります。
また、掲載するコンテンツごとに明確な管理担当者を決めることも重要です。
例えば、社内のお知らせは広報部、福利厚生のページは総務部、技術マニュアルは情報システム部というように、役割分担を明確化して責任をもって更新していく体制を構築します。
また、新たにポータルを立ち上げた際は社員向けに使い方研修やガイドブックの配布を行い、ポータルサイトが社員にとって日常的に活用されるよう教育を継続します。
運用開始後も成功事例を社内に共有するなど、ポータルサイトが単なる情報置き場ではなく、常に活発に利用される環境作りを進めましょう。
社内ポータルサイトの構築は一見すると社内向けWebサイトを作るだけのようにも思えますが、実際には多くの企業で構築や運用の難しさに直面しています。
その理由として考えられる主なポイントを解説します。
社内ポータルサイトの構築が難しい最も大きな理由の一つは、導入の目的やゴール設定が曖昧なままプロジェクトが進んでしまうことです。
例えば、導入の目的が「業務効率化」なのか「コミュニケーション活性化」なのかが不明確なまま開発を進めると、途中で方向性がぶれ、何を実現したいのかが分からないシステムになりがちです。
その結果、本来必要のない機能が大量に盛り込まれ、利用する従業員が使いにくい複雑な構造になってしまいます。こうした状況は、社員が利用を避ける原因となり、社内ポータルそのものが形骸化してしまうケースも少なくありません。
明確な目的がないと、実際に解決したかった課題とは別の方向に力が注がれてしまい、社員が求めている機能と提供される機能との間にズレが生じます。
これが、社内ポータル構築プロジェクトが失敗に終わる典型的な理由の一つです。
社内ポータルサイトの構築は単なるWebサイト作成に留まらず、システムの要件定義から設計・開発、さらに導入後の継続的なメンテナンスに至るまで、多大な労力と専門的な知識を要します。
そのため、特にIT部門の人的リソースが不足している企業では、プロジェクトが思うように進まず、開発が中途半端な状態で止まってしまうことがあります。
さらに、構築後もコンテンツ更新や利用する従業員サポート、システム保守など、日常的な運用業務に多くのリソースが必要です。
これを十分に確保できないと、ポータル内の情報が古くなったまま放置されたり、トラブルへの対応が遅れたりして利用する従業員の信頼を失います。
また、費用面での制約もリソース不足を助長します。外部ベンダーに依頼すると高額なコストが発生し、自社開発でも人的コストがかかるため、十分な予算を割けない企業では途中でプロジェクトが中断してしまうケースも少なくありません。
また、社内ポータルの導入時に適切なツール選定ができないことも難易度を高める要因です。ツール選定では、機能要件を満たすかどうかだけでなく、社員が日常的に使いやすいと感じるUI・UXにも配慮する必要があります。
この視点が不足すると、「機能は揃っているが使いにくい」ポータルになってしまうことがよくあります。
例えば、画面構成が複雑で情報へのアクセスがしづらい、目的の情報にたどり着くまで何度もクリックが必要、レスポンシブ対応が不十分でスマートフォンでは使いづらいといった問題が発生すると、社員は利用を敬遠します。
特に、最近の若手社員はプライベートで高度なUXを提供するアプリケーションに慣れているため、業務用システムにも同様の使いやすさを期待しています。
この期待に応えられないと、「結局使われないポータル」になってしまい、本来の導入効果を得ることが難しくなります。
新しいポータルサイトを導入しても、社員がその利便性や使い方を十分に理解できていないと、利用は一部の熱心な社員に限定されます。
大半の社員は従来のメールや口頭での情報共有に戻ってしまい、せっかく構築したポータルが活用されないまま放置される事態に陥ります。
また、現場の実際のニーズに基づいた情報が掲載されていなければ、社員は「自分には関係ない」と感じて利用を避けます。
現場の社員が求める情報が掲載されていない、もしくは上層部向けの情報ばかりが掲載されている状態だと、日常的にアクセスする動機が生まれません。
運営側が一方的に情報を提供するだけでなく、双方向のコミュニケーションを促進し、社員が「使ってよかった」と実感できる環境を整えることが求められます。
そうしなければ、社内ポータルは表面的な仕組みとして終わってしまい、結果的に失敗に至る可能性が高くなります。
ここまで解説してきたように、社内ポータルサイトを成功させるためには、「運用の仕組み化」と「支援ツールの活用」の両方が欠かせません。
ポータルの構築は、目的設定やデザイン設計、コンテンツ選定、運用体制の整備など多岐にわたるポイントを押さえる必要があり、自社だけで進めるとリソースやノウハウ不足から途中で挫折してしまうことがあります。
こうした課題を克服するには、社内の業務プロセスに運用をしっかりと組み込み、外部の優れたサービスを活用して効率的に構築・運用することが有効です。
ここでは、上記の課題に適切に対応できるサービス「TUNAG（ツナグ）」について、その実績や機能、具体的に解決できる課題を詳しく紹介します。
TUNAGは社内の情報共有やコミュニケーション活性化を目的としたエンゲージメント経営プラットフォームです。
導入企業数は累計1,000社を超え、中小企業から大手企業まで幅広い業種・規模の企業で利用されています。また、TUNAGを導入した企業の継続率は99%以上と高く、多くの企業が長期的に活用しています。
TUNAGが企業から選ばれる理由は、社内ポータルに必要なあらゆる機能を一つのサービスで提供している点にあります。社内掲示板やチャット、マニュアル管理、日報やレポート機能、カレンダー共有、ワークフロー管理、タスク管理など、社内コミュニケーションや情報共有に必須の機能が標準で搭載されています。
また、専門的なIT知識がなくても直感的に操作できるUIが特徴で、ドラッグ＆ドロップやテンプレート活用により、短期間で簡単にポータルサイトの構築・運用が可能です。
スマートフォンやタブレットでも快適に利用でき、現場スタッフやアルバイトなどPCを常時使わない従業員への情報浸透もスムーズです。
こうした使いやすさへの工夫によって、TUNAGを活用したポータルは社内にしっかりと定着し、実際の業務改善につながっています。
TUNAGは多彩な機能を持ち、さまざまな組織課題を解決できます。主な機能としては、以下が挙げられます。
TUNAGは単なる情報集約のサイトに留まらず、社員同士のコミュニケーションを促進し、組織全体のエンゲージメント向上にもつながる強力な支援ツールです。
今回の記事を参考に、自社の課題や状況に応じた適切な運用の仕組みを構築し、必要であればTUNAGの導入を検討して、効果的な社内ポータルサイトを実現しましょう。
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TUNAG（ツナグ）では、離職率や定着率、情報共有、生産性などの様々な組織課題の解決に向けて、最適な取り組みをご提供します。東京証券取引所グロース市場上場。
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