desknet’s NEOとは？代表的な機能や運用のポイントを分かりやすく解説

desknet’s NEOは国内で高いシェアを誇るグループウェアで、情報共有から業務効率化まで幅広く活用されています。豊富な機能をノーコードで利用でき、組織のコミュニケーションの促進と業務改善に寄与します。代表的な機能と運用のポイントを押さえておきましょう。

desknet’s NEOの基本情報

desknet’s NEOは、株式会社ネオジャパンが開発・提供するグループウェアで、企業の情報共有や業務管理を一元化できる環境を構築できます。国内市場で長年にわたり支持されており、中小企業から大企業だけでなく、1,250以上の自治体・公共機関に導入されているツールです。

クラウド型とオンプレミス型の両方を選択できる点が特徴で、自社のIT環境やセキュリティポリシーに合わせた柔軟な運用が可能です。ユーザーインターフェースが分かりやすく、初めて導入する企業でも、短期間で定着できる設計になっています。

【公式】desknet's NEO - ノーコードでさらに進む業務改善

desknet’s NEOの主な特徴

desknet’s NEOには、情報を一元化し組織の業務改善につなげる仕組みがあり、豊富な導入実績による信頼性の高いツールとして知られています。

運用の柔軟さとカスタマイズ性、幅広い環境への対応力も高く、さまざまな業種・規模の企業で運用されています。代表的な特徴を見ていきましょう。

情報の集約と、業務改善を完全ノーコードで実現

desknet’s NEOは、組織内に散在しがちな情報を一つの基盤に集約し、業務プロセスの可視化と効率化を支援します。専門的なシステム開発スキルが不要で、現場担当者がノーコードで業務アプリを構築・改修できる仕組みが整っているのが特徴です。

これにより、業務内容の変化や部門ごとの課題に即応できる柔軟性が生まれ、システム部門への依存を減らせます。組織全体として業務の見える化が進み、情報共有と意思決定のスピードの大幅な向上が可能です。

豊富な実績と多様な環境への対応

desknet's NEOは、国内での長い開発・提供の歴史を持っており、製造業や金融業・小売業・医療機関、教育機関など、業種を問わず幅広い分野での活用実績があります。

それぞれの業界特有の業務要件にも対応できる柔軟性を備えており、数名規模の小規模事業所から数千名規模の大企業まで、組織の規模に応じた運用が可能です。

ネットワーク環境やデバイスに左右されにくい設計も特徴で、PCはもちろんスマートフォンやタブレットからも快適に利用できます。アップデートや機能拡張の追加も継続的に行われているため、導入後も長期的に安心して使い続けられる点も評価されています。

desknet’s NEOの代表的な機能

desknet’s NEOには、社員間の情報共有やコミュニケーション、業務効率化・データ管理など、日常業務を支える多様な機能が実装されています。特に多く利用されている機能や、運用に役立つ仕組みをカテゴリ別に確認していきましょう。

情報共有・コミュニケーションに関する機能

情報共有やコミュニケーション機能は、desknet’s NEOの基盤を支える中心的な要素です。掲示板やファイル共有、意見交換の仕組みを活用することで、組織内の情報伝達が円滑になり、必要な情報を素早く把握できる環境が整います。

また、スケジュールやレポートの共有機能、社内ポータルや掲示板などで着実な情報共有フローを構築できるため、日常の業務判断や連絡ミスの防止にもつながるでしょう。それぞれの機能は直感的に操作でき、ITに不慣れな社員でも使いこなせる設計になっている点も強みです。

情報集約・掲示板

desknet’s NEOは社内ポータル機能を備えており、さまざまなコンテンツやシステムへのリンクなどを、1カ所に集約できます。全社向けのお知らせや、部門ごとの連絡事項、個人宛のタスクなど、必要な情報が一つの画面で確認できるため、情報の見落としを防げます。

また、社内掲示板機能では、部門別や案件別に情報を整理して掲載でき、重要度に応じた表示期間の設定や閲覧権限の管理が可能です。過去の投稿も蓄積されるので、履歴を振り返りやすく、担当者が変わってもスムーズに情報を引き継ぐことができるのも特徴です。

申請・報告・意見交換

社員の申請や報告には、ワークフロー機能を活用できます。稟議書や経費精算、休暇申請などの社内承認プロセスを電子化できます。申請フォームは自由にカスタマイズでき、承認ルートも組織図に基づいて柔軟に設定可能です。

承認者への自動通知により処理の遅延を防ぎ、承認状況もリアルタイムで確認できるため、業務のスピードアップにつながるでしょう。回覧板機能も備えており、社内規程の変更や重要資料の配布を電子的に行い、誰がいつ確認したかを記録できます。

さらに、意見交換を活発にするためのディスカッションボードやアンケート機能もあり、意思決定の透明性を高めつつ、現場の声を吸い上げる仕組みを整えられます。

ファイル共有

desknet’s NEOでは、日常業務で必要なファイルを管理・共有できる、高度な文書管理機能を提供しています。ドラッグ&ドロップによる文書の移動や、一括でのアップロード・ダウンロードなど、誰でも使いやすい設計になっています。

更新履歴を最大10世代分保存でき、過去の文書の確認や関連文書の表示、簡易全文検索にも対応しています。関連する文章の表示や簡易全文検索も可能です。また、1ファイル当たり最大5GBのファイル転送にも対応しており、メール添付では送れない資料や動画、設計データなども安全に共有できます。

業務に関する機能

desknet’s NEOの業務関連機能は、日常的に発生する作業や、スケジュール調整の効率化などに寄与します。組織内で共通の基盤を使うことで、部門間の連携が取りやすくなり、余計な確認作業や重複作業を減らせるでしょう。

また、現場の実情に合わせて活用方法を工夫できる点も評価されています。予定管理から業務アプリ作成まで幅広い業務に対応しています。代表的な機能を確認していきましょう。

予定管理・会議準備

スケジュール機能では、カレンダー形式で予定を一覧表示でき、外出先の記録や会議の日程調整を効率化できます。

複数メンバーの予定をひと目で確認でき、大勢が参加する会議でもメンバーと設備の空き時間や予定を素早く確認できます。

さらに会議室や社用車、プロジェクターなどの共有設備や備品をまとめて予約できる機能もあり、会議や業務イベントの準備を一つの画面で完結できるのも特徴です。

必要な資料や事前タスクを関連付けて登録できるため、担当者間の情報共有が円滑になり、準備漏れや確認ミスを防ぐ効果も期待できます。

メール・伝言・在席確認

desknet’s NEOのウェブメール機能は、一般的なPCメールソフトと同じ操作性で、どこからでもスマホで送受信が可能です。フォルダー・メール一覧・プレビューの3画面構成であり、画面を切り替えずにメールを効率的に処理できます。

また、自分宛の伝言やメンバーの在席・外出状況などを、行動予定表として一覧で確認できる機能もあります。外出先から顧客への連絡や問い合わせなどに素早く対応でき、社内との連携も取りやすくなるでしょう。担当者不在時の対応漏れも防げます。

業務アプリ作成

AppSuiteにより誰でも簡単にノーコードで業務アプリを作成できるのも、desknet’s NEOの強みです。現場の運用に合わせてフォームや管理項目を設計でき、紙やExcelでの業務をスムーズにデジタル化できます。変更や追加も容易で、業務の変化に合わせて柔軟に調整が可能です。

作成したアプリは他のメンバーとも共有でき、部門全体で統一した運用ルールを定着させるのにも役立ちます。操作に専門的な知識は不要なため、改善したいと感じたタイミングで、現場が主体となってアプリを育てられる点も魅力です。

拡張・連携機能

desknet’s NEOは単体での利用だけでなく、拡張機能により運用範囲をさらに広げられます。営業管理や勤怠管理など、組織内のさまざまなデータと結び付けることで、より高い効果を発揮します。

部門ごとに必要な業務を取りまとめられるため、システムの統一と運用負荷の軽減にもつながるでしょう。代表的な拡張・連携機能を紹介します。

営業支援

営業案件ごとに、受注確度や営業担当者の活動履歴を記録するアプリが利用できます。顧客の基本情報やコンタクト履歴をアプリ上で一元管理でき、営業活動の効率化が可能です。

顧客単位で案件ごとの進捗や活動を詳細に管理できます。また、高度な集計・グラフ化機能により売上見込みや活動量を可視化でき、営業戦略の見直しや重点顧客の選定にも活用できます。

担当者ごとの成果を客観的に確認できるため、チーム全体の課題や強みも把握しやすくなり、組織全体の営業力の向上につながるでしょう。

勤怠・契約管理

勤怠データや契約書類の管理といったバックオフィス業務も、desknet’s NEOの拡張機能やテンプレートなどの活用で効率化が可能です。

契約書管理アプリを活用すれば、社内の契約書をアプリ上で一括管理でき、各部署の契約情報を集約できます。

更新手続きの期限を自動通知する機能により、契約の更新漏れや失効のリスクを防げます。

また、勤怠データとの連携により、労務管理に必要な情報をまとめて把握できます。働き方改革に対応した労働時間の管理や、フレックスタイム制度、変形労働時間制など、多様な勤務形態にも対応しています。

部門別・業務別データ管理

desknet’s NEOのAppSuiteアプリライブラリには、社員からの質問への回答を公開できる社内FAQアプリが用意されています。総務や経理の手続き、IT関連などのよくある質問を一元化して公開することで、担当者の問い合わせ対応の省力化が可能です。

さらに、社内で保有するハードウェアを管理するアプリや、住民から寄せられる相談を整理できる行政機関向けアプリなどもあります。

製品の品質検査において、不良率を自動計算できる機能なども備えており、現場の実務に即したデータ管理を実現できるため、各部門の業務効率の向上に寄与します。

多機能なdesknet’s NEOを使いこなそう

desknet’s NEOは、情報共有から業務改善・データ管理まで、幅広く利用できる多機能なグループウェアです。

直感的に使える設計とノーコードによる柔軟な改善機能により、現場主導の運用を実現できます。拡張性や外部サービスとの連携性が高く、組織の成長に合わせて運用の幅を広げられるのも魅力です。

導入の際には、基本的な情報共有やスケジュール管理などから始めて、ワークフローや業務アプリケーションの作成など、徐々に活用範囲を広げるのがおすすめです。無料トライアル版が利用できるので、まずは使い勝手を確認してみるとよいでしょう。