組織サーベイとは？重要性やメリット・デメリット、実施手順を紹介

組織サーベイは自社の現状を把握できる手法の一つです。従業員の会社に対する気持ちやモチベーションの高さを知れるため、上手に活用できれば組織力の強化を図れます。組織サーベイの意味やメリット、実施手順などを解説します。

「組織サーベイ」とは何か？

「サーベイ」とは、物事の実態を把握するために行う調査を指しますが、ビジネスの現場で注目されているのが「組織サーベイ」です。組織サーベイは、企業の現状を多角的に分析し、課題を特定することで組織運営の改善に役立つ手法として広く活用されています。その目的や重要性を詳しく見ていきましょう。

組織の現状を可視化する調査手法

組織サーベイとは、従業員が日常業務で抱える不安や、職場環境に対する満足度を把握するために実施する調査のことです。アンケート形式で情報を収集し、職場の雰囲気やエンゲージメント、コミュニケーションの実態を可視化するのが特徴です。単なるデータ収集にとどまらず、結果を基に改善策を講じ、再評価を行うプロセス全体を指します。

このような調査が注目される背景には、従業員のエンゲージメントが企業の成長に直結するという考え方があります。従業員が自身の仕事にやりがいや満足感を感じる環境が整えば、個々のパフォーマンスが向上し、組織全体の生産性が高まるとされています。

なぜ今、組織サーベイが注目されるのか

近年、働き方改革や価値観の多様化が進み、従業員の満足度や心理的な充足感が重視されるようになりました。

しかしながら、日常の業務の中で従業員一人ひとりの心理状態や課題を詳細に把握することは容易ではありません。ここで役立つのが組織サーベイです。

サーベイの結果から得られるデータは、組織内の強みや弱点を明確にします。たとえば、従業員の離職率が高い要因を探る際、サーベイを活用すれば具体的な改善点が見えてきます。これにより、内発的動機づけを支援する施策を講じることで、優秀な人材を確保しやすくなるでしょう。

一般的な社内アンケートとの違い

組織サーベイと社内アンケートの大きな違いは、その目的とプロセスにあります。一般的なアンケートは、情報を収集することが主な目的です。その後の改善活動や効果測定は含まれないケースが多く、収集したデータが放置されることも珍しくありません。

一方で、組織サーベイは、調査結果を活用して組織運営の改善を目指します。現状を可視化するだけでなく、データに基づき改善策を実行し、その成果を再評価するサイクルを伴います。このように、単なる調査とは異なり、組織サーベイは継続的な組織開発の一環として位置づけられるのです。

組織サーベイの種類

組織サーベイには主に次の2種類があります。

かつてはモラールサーベイが主流でしたが、近年は2種類とも実施する企業が増えています。

押さえておきたい組織サーベイのメリット・デメリット

組織サーベイを実施すると、企業に多くのメリットがもたらされます。一方、組織サーベイにはリスクや注意点もあるため、運用を検討する際はメリット・デメリットの両方を把握しておくことが大切です。

組織サーベイがもたらすプラスの効果

組織サーベイにより現状を可視化すると、定量データを基に自社の状況を数値化できるため、説得力のある施策を立案できます。

普段は見えにくい組織課題を抽出できる点もメリットです。従業員の感情やニーズといった部分にアプローチし、一人一人に適切な対応を取れます。

また、組織サーベイで測定したエンゲージメントに関する結果は、離職改善に役立てることが可能です。適切な施策を講じれば、優秀な人材の確保につながるでしょう。

実施前に知っておきたいリスクや注意点

組織サーベイの運用中は、アンケートの実施や施策の立案・実行といった業務が発生します。自社のリソースを割く場合、担当者の負担が増す点に注意が必要です。

また、アンケート実施の際は、回答する時間を従業員に確保してもらわなければなりません。余裕がない状況でアンケートを実施すると、本音が反映されない恐れがあります。

組織サーベイのリスクとしては、従業員の不満につながりやすいことも挙げられます。明確な目的を示さないまま実施した場合、従業員が「やらされ感」を抱き、効果が半減してしまいかねません。

組織サーベイの実施手順

組織サーベイの効果を高めるためには、正しい手順で進めることが重要です。実施手順を確認し、各フェーズのポイントも押さえておきましょう。

まずは組織の課題を洗い出す

組織サーベイでは最初に組織の課題を洗い出す必要があります。課題を明確にしておかなければ、次のフェーズで決める調査項目も中身がないものになってしまうでしょう。

組織課題を洗い出して分析したら、組織サーベイの実施目的を決めます。「離職率を下げる」「従業員満足度を高める」といったものが代表例です。

実施目的を達成するための仮説を立てることで、どのような調査項目を選べばよいのかを考えやすくなります。

調査項目と調査方法を決める

従業員に回答してもらう項目選びは、調査の精度を左右する重要な作業です。組織サーベイは基本的に定点観測であるため、一度決めた項目は繰り返し使うことになります。

自社で調査項目を選ぶのが困難な場合は、パッケージ化されたモデルを活用したり、専門業者に設計を依頼したりするのがおすすめです。

調査項目を選び終えたら、調査方法も決めなければなりません。組織サーベイの調査方法には以下の2種類があります。

調査目的や企業風土などを考慮し、自社に合った方法を選択しましょう。

組織サーベイを実施し結果を分析する

アンケートを実施し情報が集まったら、結果を分析します。この段階では現状を把握することが重要であるため、改善策が結果の良しあしに振り回されないようにしましょう。

例えば、従業員の不満が多かった場合は不満解消の施策を検討しがちですが、本来の目的からずれてしまうケースもあります。調査結果にかかわらず、最初に決めた実施目的を達成するための改善策を考えることが大切です。

改善策を立案・実行する

結果の分析後は改善策を立案します。施策を検討する際は、組織としての改善と現場レベルでの改善に分けて考えるとよいでしょう。

改善策を立案したら実行に移し、結果を検証します。実際に改善されなければ組織サーベイを実施する意味がないため、アンケートの実施とアクションの検証を繰り返し、PDCAを回すことが重要です。

また、改善策を実行する際は、組織サーベイの一環として行うことを従業員に説明する必要があります。何も伝えずに実行すると、アンケートを実施した意味を従業員が理解できないため、不満がたまりやすくなるでしょう。

組織サーベイを成功に導くための4つのポイント

組織サーベイの効果を最大化するためには、次のポイントを押さえることが重要です。組織サーベイを成功に導くためのコツを見ていきましょう。

サーベイの目的を従業員と共有する

組織サーベイを実施する際は、目的を従業員と共有しましょう。従業員が目的を理解しないまま運用を始めると、単なる社内アンケートだと思われてしまい、有用な回答が集まらない恐れがあります。

組織サーベイは企業だけでなく従業員個人にとっても意味のある施策です。きちんと回答すれば自分にもメリットがあることを理解させましょう。

目的に応じて対象者や頻度を決める

組織サーベイは全ての従業員を対象に実施するのが基本です。しかし、目的によっては対象者を限定した方がよい場合もあります。

例えば、若年層の離職率低下を目的にするなら、若年層以外の従業員を対象にする必要はありません。設定した目的に応じて対象者を選定しましょう。

また、組織サーベイは実施頻度により次の2種類に分けられます。

それぞれの違いを理解し、目的に合った頻度を選ぶことが重要です。

調査結果を分かりやすく開示する

組織サーベイの運用中は、収集した情報や調査結果などを開示しましょう。個人が特定されない範囲で情報を開示するのがポイントです。

また、調査の際は少なからず従業員に負担をかけることになるため、調査協力のお礼メールなどを送っておくとよいでしょう。

調査だけ行って何のアクションも取らなければ、従業員の不満がたまってしまいます。情報を公開して組織の現状を知ってもらうことは、双方にとってプラスになるでしょう。

ツールを活用してスムーズに運用する

組織サーベイでアンケートを実施する際は、担当者と従業員の双方に負担がかかります。アンケートの仕組みを構築する必要がある上、調査項目も選ばなければなりません。

組織サーベイに特化したツールを導入すれば、担当者と従業員の負担を最小限に抑えられます。

例えば組織改善に特化したエンゲージメントサーベイツール「TERAS」は、簡単に診断を実施できるだけでなく、診断結果を基にした改善施策の提案までサポートします。

無料で利用でき、人数や回数の制限がないため、コストを抑えながら本格的な運用が可能です。

組織のための基本無料エンゲージメントサーベイツール｜TERAS

組織サーベイで企業の成長を促進

組織サーベイを実施すれば、普段は見えにくい組織の現状を把握できます。課題の早期発見につながるほか、優秀な人材の確保・定着を図ることも可能です。

自社で運用するためにツールの導入を検討するなら、組織改善に特化したエンゲージメントサーベイサービス「TERAS」を選ぶのがおすすめです。

基本無料で利用でき、診断の人数や回数に制限はありません。また、組織課題の把握だけでなく、具体的な施策の実施までサポートを受けられます。

従業員エンゲージメントが低下している場合や離職率が高い場合、もしくはサーベイを実施したものの施策が打てていない場合は、TERASを活用して組織課題の改善につなげましょう。