アルバイトのシフト管理を効率化する方法とは？ポイントやおすすめツールを紹介

近年、人手不足が深刻化する中、アルバイトスタッフの効率的な人員配置と管理が企業の重要課題となっています。特に複数店舗を運営する企業では、シフト管理の煩雑さが業務効率を低下させる要因となっているケースが増えているようです。本記事では、アルバイトのシフト管理における課題と、その効率化に向けた具体的な方法、さらには活用できるツールについて詳しく解説します。

アルバイトのシフト管理はどうして大変？

多くの企業で、シフト管理は管理者の大きな負担となっています。人手不足が続く中、限られた人員で効率的なシフトを組むことは、ますます困難になってきているのが現状です。アルバイトスタッフの多様な働き方に対応しながら、店舗や事業所の運営を円滑に進めていくには、さまざまな課題を解決する必要があります。

シフト希望の提出が揃わない

シフト管理において最も頭を悩ませる課題の一つが、スタッフからのシフト希望提出の遅れです。提出期限を設定していても、全員からの希望が揃わないことで、シフト作成の着手が遅れてしまうケースが少なくありません。

特に学生アルバイトの場合、テスト期間や講義やゼミの変更などで急なシフト変更が発生することもあり、管理者は常に調整に追われる状況となっています。

また、紙のシフト表を使用している現場では、提出されたシフトの集計作業自体にも相当な時間を要することになります。

理想のシフトが組めない

シフト作成では、各時間帯に必要な人員を確保しながら、スタッフの希望も可能な限り反映させる必要があります。

実際の企業では、繁忙期と閑散期で必要人員が大きく変動するため、その調整が非常に難しいのが現状です。

一例を挙げると、飲食店での昼食時や夕食時といったピーク時間帯には十分なスタッフを配置する必要がありますが、スタッフの多くが同じ時間帯を希望する場合、調整が困難になってしまうケースがあります。

個人の休みや事情を把握する必要がある

アルバイトスタッフ一人ひとりの事情や制約を把握し、それらを考慮したシフト作成が求められます。具体的なシーンとしては、学生アルバイトの定期試験期間や、育児中のスタッフの保育園の送迎時間など、個別の事情への配慮が必要となるケースが挙げられます。

それに加えて、スタッフの能力レベルや勤務可能な業務の範囲、勤務時間の超過などにも考慮しなければならず、管理者の負担は増大する一方です。

シフト表の作成に時間がとられる

シフト表の作成作業自体が、管理者の大きな業務負担となっています。ある企業では、エクセルでのシフト表作成に週に4〜5時間もの時間を費やしているというケースもあります。

手作業での作成となると、スタッフの希望確認、シフトの割り当て、調整、最終確認という一連の作業に多大な時間と労力が必要となります。

その結果、本来注力すべき店舗運営や顧客対応などの通常業務に十分な時間を充てることができない。という課題が生じています。

アルバイトのシフト管理を効率化するには？

シフト管理の効率化には、適切なツールの活用とスタッフとの良好な関係構築が鍵となります。これらの取り組みにより、管理者の負担軽減とスタッフの満足度向上を同時に実現することが可能です。

シフト管理アプリを使う

シフト管理アプリの導入は、業務効率化の即効性が高い解決策の一つです。アプリを導入すると、スマートフォンを活用したシフト希望の提出や確認が可能となり、紙やエクセルでの管理と比べて大幅な時間短縮を実現できます。

具体的には、スタッフがいつでもどこでもシフトの確認や変更依頼ができるようになり、管理者側も迅速な対応が可能となります。

そのため、シフト作成にかかる時間を従来の3分の1程度まで削減できたという事例も報告されています。

アルバイトと良い関係を築く

効率的なシフト管理の実現には、テクノロジーの活用だけでなく、人的な側面での取り組みも重要です。

ある企業では、定期的なミーティングを通じてスタッフの要望や課題を把握し、シフト管理の改善に活かしています。

その結果、シフト調整がスムーズになるだけでなく、スタッフの定着率向上にもつながっているとのことです。

また、スタッフ間でのシフト交代や調整がしやすい職場環境を整備することで、急な欠勤や予定変更にも柔軟に対応できる体制が構築できます。

シフト管理ツールでできること

最新のシフト管理ツールは、単なるシフト表作成にとどまらず、様々な機能を提供しています。これらの機能を活用することで、より効率的な人員管理が可能となります。

シフト希望をスマホで収集

現代のシフト管理ツールでは、スマートフォンアプリを通じて簡単にシフト希望を収集することができます。

実際の企業では、スタッフがアプリ上で希望シフトを入力し、管理者はリアルタイムでその情報を確認できる仕組みが導入されています。

そうして収集されたデータは自動的に集計され、シフト作成の基礎データとして活用されます。また、提出期限が近づいた際の自動リマインド機能により、シフト希望の提出漏れを防ぐことも可能です。

シフト表の自動作成

AIを活用した自動シフト作成機能により、管理者の作業負担を大幅に軽減することができます。

AIは過去のシフトパターンや売上データ、スタッフのスキルレベルなどを考慮しながら、最適なシフト案を自動で生成します。

一例を挙げると、特定の時間帯に必要なスキルを持つスタッフを適切に配置し、かつ労働時間の制約にも配慮したシフト表が短時間で作成できるようになります。

他システムとの連携

先進的なシフト管理ツールでは、給与計算システムや勤怠管理システムとの連携が可能です。

例えばシフト情報と実際の出退勤データを連携させることで、労働時間の管理や給与計算の効率化を実現している企業も少なくありません。

連携した結果、データの手動入力によるミスを防ぎ、正確な勤務管理と給与計算が可能となります。また、売上管理システムとの連携により、売上予測に基づいた適切な人員配置も実現できます。

シフトの共有・調整

シフト確定後の調整や急な変更にも、ツールを活用することで効率的に対応できます。具体的なケースとしては、スタッフ間でのシフト交代の申請や承認をアプリ上で完結させることができ、管理者の仲介する手間を大幅に削減できます。

また、LINEなどのコミュニケーションツールとの連携により、シフトに関する連絡や調整をよりスムーズに行うことができるようになっています。

おすすめのシフト管理ツール

市場には様々なシフト管理ツールがありますが、ここでは代表的なものをいくつかご紹介します。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、累計導入社数20万社を突破した実績を持つクラウド勤怠管理システムです。シフト管理に加えて、勤怠管理や給与計算との連携も可能な総合的な労務管理ツールとして、多くの企業で活用されています。

実際の現場では、「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」といった機能を必要に応じて組み合わせて利用できる柔軟性が高く評価されています。

機能としては、出勤管理においては従業員の打刻データの管理や出勤簿の確認、データのダウンロードが可能です。シフト管理においては、シフトの申請から作成、公開までをシームレスに行うことができます。また、変形労働制やフレックスタイム制、裁量労働制など、多様な勤務形態に対応可能で、所属や雇用形態ごとにきめ細かな設定ができる点も特徴です。

詳細：ジョブカン勤怠管理

Airシフト

Airシフトは、シフト作成から日々のコミュニケーション、勤怠管理まで一気通貫でサポートする総合的なシフト管理サービスです。

シフト表とチャット機能が一体となっているため、シフトの作成・管理から急な調整や連絡までをサービス内で完結できる点が高く評価されています。

また、タイムカードや勤怠管理機能も備えており、出退勤の打刻から概算人件費のシミュレーションまで可能です。それに加えて、「freee人事労務」との連携により、給与計算業務の効率化も実現できます。

詳細：Airシフト

ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は、従業員の勤怠管理やシフト管理を効率化するクラウド型の勤怠管理システムです。実務では、スマートフォンやブラウザで完結する操作性の高さから、シリーズ累計15,000社以上の企業に導入されています。

過去のシフトパターンや売上データを分析したAI技術による自動シフト作成機能に加え、労働基準法改正にも随時対応する点が、管理者の業務効率化に大きく貢献しています。

また、シフトの自動作成だけでなく、シフト調整時の候補者提案など、きめ細かなサポート機能も備えており、複雑な勤怠管理をシンプルに実現できる点が特徴となっています。

詳細：ジンジャー勤怠

効率的なシフト管理はITツールの導入を

紹介してきたように、アルバイトのシフト管理における課題は、適切なITツールの導入により大きく改善することができます。

実際の企業では、シフト管理ツールの導入によって管理者の業務負担が軽減されただけでなく、スタッフの満足度向上や離職率の低下といった副次的な効果も報告されています。

今後は、AIやデータ分析技術の発展により、さらに高度なシフト管理が可能になると予想されます。

そのため、自社の課題や規模に合わせて適切なツールを選択し、積極的に活用していくことが、効率的な組織運営の鍵となるでしょう。

シフト管理の効率化は、単なる業務改善にとどまらず、働き方改革や従業員満足度の向上にもつながる重要な取り組みと言えます。