2024.9.30

シフト作成・管理アプリおすすめ17選店長や管理者必見のツールたち！

勤務表アプリを使うのはどんな場面？

勤務表アプリを使う場面としては、主に以下のようなシチュエーションが考えられています。これらの場面では、勤務表アプリがシフト管理の効率化や、従業員間の連絡調整を円滑にするための重要なツールとして活用されています。

月末月初

従業員の希望シフトを確認し、全体のバランスを考慮して最終的なシフトを決定する重要な時期である

月末月初は、翌月のシフトを確定させるために勤務表アプリが頻繁に使用されます。特に、この時期にはスタッフ全員の希望を取りまとめ、業務のニーズに合わせた最適なシフトを作成することが求められます。勤務表アプリを利用することで、店長や管理者は簡単に各従業員の希望シフトを確認でき、バランスの取れたシフト表を効率的に作成することが可能です。また、従業員の希望を反映させることで、働きやすい職場環境を整え、従業員の満足度を向上させることにも繋がります。これにより、業務全体の効率化だけでなく、従業員のモチベーションアップや離職率の低下にも寄与します。

店長、管理者

店長や管理者は、日々の出勤状況を把握し、スタッフのシフトに変更があった場合に迅速に対応するため、勤務表アプリを日常的に使用します。このアプリを活用することで、シフト管理が一元化され、紙やエクセルでの手作業によるミスや手間を大幅に削減できます。さらに、勤務表アプリはリアルタイムでのシフト変更通知やシフト履歴の参照機能を備えており、店長や管理者が迅速かつ正確に業務を進められます。アプリを利用することで、シフト調整や変更が必要な際にもスムーズに対応でき、スタッフ全員が常に最新のシフト情報を共有できる環境が整います。これにより、店長や管理者は他の重要な業務に集中でき、全体の業務効率が向上します。

勤務表アプリのメリット

勤務表アプリには、管理側とスタッフ側それぞれにメリットがあります。これらのメリットを意識して、勤務表アプリを導入する際の参考にしましょう。

管理側のメリット

管理側のメリットとして出し忘れが減る、作成したシフト表をメールやLINEで共有できる、従業員のスキルなどを考慮したシフト作成が簡単になるなどがあります。詳しく解説していきます。

1.出し忘れ・遅れが減る

シフト希望の回収を紙ベースで行っている店舗では、シフト希望の提出をするために店舗に行かなければならないため、提出を忘れてしまったり、提出期日までに間に合わなかったりする可能性があります。シフト作成アプリを使うと、スタッフは時間や場所を選ばずにシフト提出ができるようになるため、シフト希望を回収しやすくなります。シフト作成アプリの便利な機能の一つとして、シフト希望が未提出のスタッフへの自動アラート機能が挙げられます。リマインドが自動的に届けば、店長がシフト希望を提出していないスタッフを調べたうえで個別に連絡する必要がなく、手間が省けます。

2作成したシフト表をメールやLINEで共有できる

作成したシフトを一斉送信・共有してくれる機能が搭載されている、シフト作成アプリもあります。シフト表を印刷して店舗内に掲示したり、メールなどで連絡したりする必要がないため、店長の負担が軽減されます。主要なシフト作成アプリの機能の一つに、集約したシフト希望がアプリ上に反映される機能があります。紙やメールでシフト希望を集めて転記する場合と異なり、伝え忘れや転記ミスが起こることはありません。シフト作成時もスタッフの申請データがアプリ上に自動反映されることで表計算ソフトに入力せずに済みますし、データのコピーや並び替えも簡単にできるため、時間と手間を削減できます。

3従業員のスキルなどを考慮したシフト作成が簡単に

従業員のスキルレベルや得意分野をアプリに登録しておけば、アプリが自動的に最適なシフトを提案してくれます。忙しいランチタイムには経験豊富なスタッフを配置し、新人スタッフには比較的落ち着いた時間帯を割り当てるといったことが容易に実現できます。

勤務表アプリは従業員ごとの資格や特定の業務に対する適性も管理できるため、例えば資格が必要な業務が発生する場合、該当するスタッフを優先的に配置することが可能です。このように、従業員のスキルや特性を最大限に活かしながら、業務の効率化と質の向上を同時に実現できるのが、シフト作成アプリの大きなメリットです。

スタッフ側のメリット

管理側のメリットとして、簡単にシフトを作成・申請できる、シフトの登録・削除・変更が簡単になる、固定シフトを設定できるなどがあります。詳しく解説していきます。

1 簡単にシフトを作成・申請できる

多くのシフト作成アプリでは、希望の日時を選択し、「提出」ボタンを押すだけで簡単にシフト申請ができます。紙ベースでシフト管理を行っている場合、出勤の有無によらず、提出の期日までに店舗に行かなければなりません。また、メールや私用SNSなどでシフト希望を提出する場合には、出勤できる日をテキストで打ち込む必要があります。シフト作成アプリを使えば、こうした手間が削減でき、スタッフの負担を減らすことにつながります。また、確定したシフトをスタッフ各自のスマホに自動で共有できるシフト作成アプリもあります。これにより、店舗まで行かなくてもアプリ上でシフトを確認することが可能です。出勤回数が少ないスタッフや、シフトを少しでも早く知りたいスタッフにとって、特にメリットが大きいでしょう。

2 固定シフトを設定できる

シフトを作成していると、「このスタッフはいつも決まった曜日に出勤希望を出している」というケースがあります。固定シフトの設定を行うことで、毎回入力する手間を省くことで効率化や入力ミス削減につながることはもちろん、スタッフ本人のシフト間違いも防げます。また「このスタッフはいつも○曜日に出勤する」という意識を持てることで、スタッフ同士の連携もスムーズになるでしょう。

勤務表アプリの選ぶ上での7つのポイント

まずは、自社に合ったシフト表がアプリで管理できるかを確認してみましょう。シフト表にはいくつかの種類があり、以下の7つのポイントについて、自社に合った機能や必要な機能を調べてみてください。

自社にぴったりのシフト管理ができる

シフト表にはいくつかの種類があり、自社に最適なものを選ぶことが重要です。例えば、1日の時間管理が必要な人が多い場合にはタイムシフト表が、短期間のバイトが多い職場には週間シフト表が適しています。正社員が多い職場であれば、長期間のスケジュール管理ができる月間シフト表が便利でしょう。シフト管理が特に難しい不規則な勤務形態の会社には、カスタマイズ可能なシフト表アプリが役立ちます。特に、看護師や介護士のように勤務形態が複雑な職種には、業種に特化した専用のシフト管理アプリを検討してみると良いでしょう。

色分けはできるか(プライベートと仕事)

シフトや予定を管理する際には、画面の見やすさも重要なポイントです。色分け機能があるアプリを選ぶことで、管理が格段に簡単になります。例えば、複数のシフトやアルバイトを持つスタッフには、仕事ごとに色を設定することで複雑なスケジュールもスムーズに把握でき、見落としを防げます。これにより、店舗運営がより効率的になりますし、スタッフのスケジュール管理も簡単になります。

多くのアプリはカレンダー表示を採用していますが、週間または月間の予定を一目で確認できるものが理想的です。さらに、外部カレンダーと連携できるアプリを使えば、店舗のシフトとスタッフのプライベートなスケジュールを一元管理でき、スケジュール調整もスムーズに行えます。

ウィジェット機能が搭載されていれば、スマホのホーム画面でシフトの予定を手軽に確認できます。文字や背景色をカスタマイズすることで、視認性が向上し、シフト管理がさらに効率的に行えるでしょう。

給料計算はできるか

バイトをしている学生や一人暮らしの社会人には、給料計算機能が付いたアプリを選ぶと便利です。基本時給や休日・時間外勤務の給与をあらかじめ登録しておけば、シフト表と連動して自動で給料の見込額を計算してくれるアプリもあります。収入が簡単に把握できると、家計管理がしやすくなり、スタッフの働く意欲も向上します。

複数のバイトを掛け持ちしているスタッフには、職場ごとに給料を分けて計算できるアプリがおすすめです。月収や年収を分けて表示できる機能があれば、確定申告の際にも非常に役立ちます。家族の扶養に入っていて、収入を調整する必要がある人にも便利に使えるでしょう。

アラーム機能はついているか

仕事の時間が近づくと音やバイブで通知してくれる機能があれば、予定を見逃すリスクを大幅に減らせます。忙しくて仕事を掛け持ちしているスタッフにも役立つ機能です。アラーム機能をうまく使うと、絶対遅刻できない日の目覚まし代わりにもなるので便利です。自宅を出る時間に鳴るよう設定しても良いです。ただし、アラームをスルーしてしまう可能性もあるため、音量や長さを好みで調整して使うことが必要です。

グループ機能はついているか

職場の同僚や店長とシフト表を共有できるグループ機能があるかどうかも、アプリ選びの重要なポイントです。LINEなどのツールを使ってシフト表を共有すれば、急な欠勤時にもフォローしやすく、職場の仲間との協力関係が築きやすくなります。これにより、仕事がよりスムーズで楽しくなるでしょう。シフトを共有する際は、バックアップ機能にも注目することが大切です。クラウドにシフト表が自動で保存されるアプリなら、データが消えてしまった場合でも安心です。また、スマホからPDF形式でシフト表を出力できる機能があれば、シフト管理アプリを使っていない人とも簡単にスケジュールを共有することができます。

操作が簡潔にできるか

頻繁に使うものだからこそ、シフトや予定の入力・確認が簡単にできるアプリが理想的です。指のタップでスピーディーにカレンダーや表を切り替えたり、スワイプで先々の予定を確認できるアプリはとても便利です。直感的に操作でき、使い勝手の良いアプリを選びましょう。また、従業員の年齢層も考慮して、誰でも扱いやすいものを選ぶことが重要です。スケジュール管理にあまり手間をかけたくない人には、スタンプ機能付きのアプリがおすすめです。ルーティンワークをスタンプに設定しておけば、押すだけで入力が完了し、画面も華やかになって満足度が上がります。履歴を使って連続入力ができるアプリも、作業の負担を大幅に減らすのに役立ちます。

完全無料おすすめ勤務アプリ 17選

無料版と有料版の違い

無料版と有料版の違いは有料版の方がシフト管理以外の機能が多いという違いがあります。無料版にはなく有料版によくあるものでいうと、

自動人員配置、来店予測に基づいた人数調整などの機能
カスタマイズ可能
データのセキュリティが高い
アップデートや法改正に対する対応が迅速
サポートが充実している

などが挙げられます。ただし、機能が多いほどアプリの容量が大きくなり、操作も複雑になるため、従業員規模や会社（店舗）の特色に合わせて、必要な機能を厳選し、無料版か有料版かを慎重に判断することが重要です。

今回は、アカウント数、サポート内容に制限があるケースが一般的ですが、シフト管理やシフト共有だけで十分という管理者も多いため、今回は無料の勤務表アプリを選んで紹介します。

シフトボード

シフトボードは、毎月の給料情報から収入計画が立てられるシフト管理アプリです。シフト入力や給料計算が簡単に行え、勤務日と出勤時間をカレンダーでひと目で確認できるのが魅力です。さらに、掛け持ち機能が付いているため、複数のバイトや勤務先がある場合でも、まとめてチェックすることができます。

参照：シフトボード

シフト管理アプリCAST

シフト管理と給料計算が簡単に行えるシンプルなアプリです。シフト登録にはコピー機能があり、1ヶ月分のシフト入力を一気に完了させることができます。さらに、シフトをプッシュ通知で知らせてくれるリマインド機能や、目標金額を設定すると稼いだ額をグラフで表示してくれる機能も備えています。

参照：シフト管理アプリCAST

シフト手帳 Pro

カレンダーでシフトやスケジュールを簡単に管理できるアプリです。日付とシフトパターンをタップするだけで入力が完了し、ウィジェットからシフトやスケジュールをひと目で確認できます。給料の自動計算機能を使えば、毎月のレポートを通じて年間の収入状況を詳細に確認することができます。

各店舗ごとのシフト管理を一元化することで、管理業務の効率化が可能です。リアルタイムでのシフト確認や変更も簡単に行えるため、急な人員調整にも迅速に対応できます。

参照：シフト手帳 Pro

オプラス

このアプリは、いつでもどこでもシフトを提出できる便利なツールです。ログイン時に管理者ページとスタッフページが自動で切り分けられるため、管理者もスタッフも1つのアプリで全ての作業が完了します。割り当てられたシフト情報を基に、日別の概算人件費を計算したり、スタッフごとの出勤日数、公休数、労働時間を簡単に確認することができます。これにより、シフト管理が効率化され、管理者にとってもスタッフにとっても使いやすいアプリとなっています。

参照：オプラス

シフター

このアプリは、カレンダー1つでシフトと予定を分かりやすく管理できるのが特徴です。シフトをひと目で把握できるように、色分け機能が充実しており、スケジュールが視覚的に分かりやすくなっています。難しい操作は必要なく、まるで手帳にペンで予定を書き込むような感覚で使えるので、誰でも簡単に扱えます。さらに、自動で給料を計算してくれる機能も搭載されているため、シフト管理と給料計算を一括して効率的に行えます。

参照：シフター

シフト勤務カレンダー(シフカレ)

「シフカレ」は、カレンダーでシフト管理ができるシンプルさが魅力のアプリです。シフトパターンを簡単に登録でき、勤務時間や表示名、表示色などを自分好みにカスタマイズできるのが特徴です。また、メモ機能が付いているため、カレンダーに書き込むことで簡単なスケジュール管理にも活用できます。直感的に使えるデザインで、シフト管理がより楽しく、効率的に行えます。

参照：シフト勤務カレンダー（シフカレ）

SmartShift

「SmartShift」は、シフト管理を簡単かつスマートに行うアプリです。面倒な文字入力は不要で、カレンダーから日付をタップして時間を選ぶだけでシフト提出が完了します。店長のシフト調整もスクロール操作で楽に行え、調整済みのシフトは全員に自動共有されます。また、連絡チャットや従業員一覧など、シフト管理に必要な機能が揃っており、このアプリ一つでシフト管理が完結します。簡単な登録手順で、すぐに利用を開始できます。

参照：SmartShift

みんなのシフト。

飲食店店長完全監修のこのアプリは、シフト管理を簡単にすることができます。スマホで操作でき、1週間分のマスターシフトを作成し、それを基にシフト作成・提出が可能です。スタッフを追加すればシフトに組み込め、確定シフトは一覧表示されて簡単に確認できます。また、グラフや表でシフトを表示し、スクリーンショットを撮る機能も搭載しています。

参照：みんなのシフト。

調整さん

調整さんはURLをメンバーに送るだけで、イベントの出欠確認やシフトの日程調整ができる出欠表ツールです。ログインなしで使用することができ、どんなイベントの日程調整を行うこともできます。また、パソコンやスマホなど対応する機種を気にする必要なく利用できます。

参照：調整さん

asiift

「ASSIFT」は、シンプルな操作でシフト管理を効率化するアプリです。直感的なUIで、スマホやPCからシフト表の作成・共有が可能です。専用URLでLINEやメールでシフトを共有し、変更はリアルタイムで反映されます。また、スタッフの希望や勤務可能日を設定すれば、ボタン一つでシフト表の下書きを自動作成できます。
参照：asiift

Opius

Oplusはシフト管理がシンプルに行える無料アプリです。直感的な操作で、スマホから簡単にシフト提出が可能。自動でシフト作成やガントチャート式のシフト管理もサポート。メガホン機能でリマインドを自動化し、勤怠管理もスマホやPCで対応。ニーズに応じたカスタマイズが可能で、機能の選択肢も豊富です。

参照：Opius

タイムシート

タイムシートは、自営業者やフリーランサーに最適なタイムカードアプリです。勤務時間をタイマー、ウィジェット、カレンダーで簡単に記録し、収入を管理できます。タイムシートや請求書を作成・送信でき、税や経費のサポートも充実。グラフで労働時間を分析し、ExcelやCSVでデータを出力が可能です。

参照：タイムシート

勤務表カレンダー

カレンダーに勤務シフトパターンを素早く入力できるアプリです。明け番、定時、遅番などの勤務シフトを選び、対応する日をタップするだけで設定可能。勤務時間、色、名前などもカスタマイズでき、全ての勤務シフトパターンを1分以内に作成できます。ユニークな機能として、無料の編集可能なテンプレート、シングルタップでのエントリー追加・削除、ダブルタップでの入れ替え、メモ追加オプションがあります。

参照：勤務表カレンダー

きんたいさん

時計の針が進むたびに、時間は無情に流れていきます。タイムレコーダーのない職場や複数の仕事を掛け持ちしている場合、自分の勤務時間や給料、有休などの管理が重要です。しかし、紙やエクセルでの管理は面倒で、ミスや忘れがちになることも。そんな時におすすめなのが「きんたいさん」。このアプリは、スマホで簡単に勤怠入力やシフト管理ができ、勤務時間や給料の把握が簡単に行えます。無料で使えて広告も少ないです。

参照：きんたいさん

シフトろぐ Ladys

シフトログで勤務先やシフト、複数のアルバイトを簡単に登録・管理できます。シフトの登録数に制限はなく、無制限で追加可能。カレンダーではシフトを最大5色で表示でき、選択した日のシフト一覧が時系列で確認でき、ドラッグ操作でシフトの確認もスムーズです。休憩時間や給料の計算機能、アラーム設定も完備しています。

参照：シフトろぐ Ladys

RecoRu

RecoRuは、日々の勤怠管理を効率化する多機能アプリです。社員の打刻忘れや勤務表の入力ミス、出退勤状況、残業時間の確認が1画面で可能です。主要な外部サービス（人事労務ソフト、給与計算ソフト）とAPIやCSVファイルでデータ連携ができ、手入力の負担を軽減します。有休や法定休暇の管理も可能で、習得状況を一覧で確認できます。申請承認機能で、有休や残業、打刻忘れの申請をPCやスマホから承認・管理できます。さらに、ICカードや生体認証による打刻、ボタン打刻、勤務アラート機能を備え、柔軟な設定や勤怠分析も可能です。

参照：RecoRu

簡単勤怠管理

このアプリで簡単に労働時間を記録し、手間から解放されます。スマホやタブレットから直感的に操作でき、出勤時間と退勤時間を入力するだけで、自動的に労働時間、残業時間、休憩時間を計算します。CSV形式でデータを取り込むことも可能で、従業員自身も労働時間を把握しやすくなり、健康管理やワークライフバランスの改善に役立ちます。副業や趣味の時間管理にも利用でき、ビジネスシーンやカフェ、教育機関など幅広い場面で活用可能です。生産性向上やコスト削減にも貢献します。

参照：簡単勤怠管理

まとめ

無料のシフト管理システムには、導入ハードルが低く、運用コストを削減できるメリットがあります。ただし、無料版は機能やサポートが限定される可能性があるため、無料版と有料版の製品を比較し、自社に最適なシステムを選ぶことが重要です。まずは製品の資料請求をして、詳細を確認したうえで選定しましょう。

シフト制の仕事をする際は、自分自身でスケジュールを管理することが大切です。優れたシフト管理アプリを使用しても、自分で調整できないと仕事がしづらくなります。バイト探しでは、ライフスタイルとシフトが合う職場を選び、シフト提出の期限を守ることが重要です。無理なシフトは避け、自己管理をしっかり行い、自分に合った働き方を実現しましょう。

また、シフト管理だけでなく、スマホのスケジュール管理アプリを活用し、日常生活も効率よく管理すると便利です