社内便を効率化する4つの方法、メール室の必要性についても解説

支社（支店）や店舗を複数構える企業では、業務の円滑なやり取りのために社内便を運用している企業が多くあります。一方で、社内便を運用することで担当者の負担が増えるため、導入すべきかどうか迷っている企業もあるのではないでしょうか。

本記事では、社内便がある理由や社内便を効率化する方法に加え、運用を担当するメール室を設置するメリット・デメリットなどについても詳しく解説します。「社内便の効率化を図りたい」「社内にメール室を導入するべき？」とお悩みの方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

社内便とは

社内便とは、社内間における文書や物品の送付や配送のことを指します。

たとえば、支社（支店）や店舗が複数ある企業の場合は、本社と支社間であったり、支社と支社間でのやり取りに使用されます。業務で日々発生するやり取りを円滑にする社内便は、組織内での効率的な業務運営に欠かせない重要な役割を担っています。

社内便の目的

企業では、社内便を取り入れているところも多くありますが、どのような理由で導入されているのでしょうか。ここでは、企業に社内便がある理由についてみていきましょう。

紙での社内回覧・捺印のため

社内で扱う機密性の高い文書や契約書などには、社印や代表者印など決裁者の捺印が必要である場合が多くあります。社内便は社内で文書を回覧するために多く使用されます。支社や店舗等には決裁者が常駐していない場合も多く、本社など拠点を超えて文書を回覧することもあります。

書類や物品の送付のため

業務上、書類や商品を拠点間で送付する必要がある場合があります。社内便を利用することで、スピーディかつ確実に必要な書類や商品を目的地に送り届けることができます。これにより、業務プロセスの円滑化や、作業の遅延・ミスを軽減することが可能です。

複数の支店の荷物を本社へまとめて送るため

複数の支社・支店を持つ企業では、各支社から本社へ書類や商品を送付する必要があります。社内便を利用することで、各支店からの荷物を本社へまとめて送ることができます。これにより、物流の効率化や配送料の削減を図ることが可能となります。

社内便の運用方法

企業において、社内便は業務を効率化する重要な役割を果たしていますが、どのような仕組みで運用されているのでしょうか。

メール室（総務部）が書類などを収集・配布する

一般的に社内便業務の中心的な役割を果たす部署がメール室（メールルーム）です。メール室では、社内の文書や物品の受け取り、送付、配送業務などの業務を一括して担当しています。

メール室の具体的な業務内容は以下のとおりです。企業によっては、その他の業務を兼任することもあります。

• 郵便物や宅配便の受け取り、発送
• 切手や封筒、郵便料金計器などの管理
• 社内便の回収、仕分け、配布

また、こちらの業務は総務部などの一般的な管理業務を担当する部署が行なっている企業もあります。

専用の封筒や宅急便で定期的に送付

通常、社内便の送付には、社内便専用の封筒が用意され、宛名に部署・担当者名を記入して送付します。

他拠点へ送付する際には宅急便が使われることが多く、メール室で宅配業者へ配送を依頼して対応します。それぞれの拠点ごとに集荷や配達の時間を決めて運用されることが一般的です。

メール室を設置するメリット・デメリット

社内便を運用するためにメール室（メールルーム）を設置するべきか悩む方も多いと思います。ここでは、メール室を設置することのメリットとデメリットを解説します。

メリット

一元化管理による紛失リスクの低減

メール室を設置することで、社内の郵便物や書類が一つの場所でまとめて管理されます。外部から届いたすべての郵便物はメール室に集められ、適切に整理・管理されるため、郵便物や書類の紛失のリスクの低減につながります。

各部署や個人での管理では、郵便物が紛失したり誤って廃棄されたりする可能性がありますが、メール室では厳格な管理が行われ、紛失や廃棄のリスクを最小限に抑えることができるのはメリットと言えるでしょう。

社内全体の効率化につながる

メール室は文書の整理から仕分け、宛先への配送などを専門的に行います。これにより、社員は自身の業務に専念できるため、社内全体の生産性と効率性の向上が期待できます。

デメリット

テレワークに対応しにくい

メール室は紙で届く郵便物に対応するため、どうしても出社が必要となりテレワークに対応できないことが多いです。社内で多様な働き方を推進していくためには、ペーパーレス化を進めることや、メール室の必要性について見直す必要があります。

荷物が従業員に届くまでに時間がかかる

メール室を設置すると、会社に届いた荷物や郵便物はメール室を経由してから各従業員へ届けられるため、到着が遅くなってしまうというデメリットがあります。急ぎの対応が必要な場合には、担当者と連携をとる必要が生まれ、業務が煩雑になってしまうこともあります。混乱を避けるためにも、メール室からの配送のルールを明確に定め、全従業員へ確実に周知することが重要です。

キャリアアップやモチベーションの維持が難しい

メール室の業務は社内の業務効率化に重要な役割を担っていますが、定型的な業務が多いことからキャリアアップに繋がりにくく、担当社員のモチベーションが低くなってしまう懸念があります。また、間違いが許されないというプレッシャーを負担に感じてしまうこともあります。

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メール室が必要かどうかを判断するには？

社内にメール室を設置すべきかどうかは会社の状況によって異なります。ここでは、どのような場合にメール室が必要なのかみていきましょう。     

企業規模や業務の性質

企業規模や業務の性質により、メール室の必要性は異なります。

たとえば小規模の企業で従業員数が多くない場合は、荷物の受け渡しは各個人で管理できる可能性が高く、メール室を設ける必要性は高くないでしょう。

一方、大規模な企業で従業員数が多い場合や、多くの拠点を構えている企業では、書類や荷物のやり取りが多く発生するため、メール室で管理することで効率化されます。

また業務の性質については、一部の業界や特定の職種では、紙の書類のやり取りや郵便物の管理が必要とされるケースがあります。

たとえば会計事務所の場合であれば、重要な契約書や書類のやり取りが頻繁に発生するため、メール室が役立つ場合があります。     

ペーパーレス化やデジタル化が進んでいるかどうか

社内でペーパーレス化が進んでおり、電子メールやデジタルツールを主要なコミュニケーション手段として使用している企業では、メール室の必要性は低くなる傾向があります。紙の書類のやりとりが少なく、デジタル文書のやりとりが主流である場合は、メール室の設置は必須ではないと言えるでしょう。

セキュリティ要件と機密情報の取り扱い

企業において、セキュリティ上の懸念事項や機密情報の取り扱いが求められる場合、メール室を設けて郵便物の管理と配送を厳格に管理しなければならないケースがあります。
たとえば、政府機関や金融機関、医療機関などの機密性の高い情報を扱う組織では、とくにメール室の必要性は高まるでしょう。

社内便の業務を効率化する4つの方法

社内便の業務を効率化する方法をご紹介します。現在社内便業務に関して課題を抱えている担当者は、ぜひ参考にしてみてください。

郵便物管理に関するルールの明確化

郵便物管理についてルールを明確にすることで、社内便の業務効率化を図ることができます。

具体的には、郵便物を発送する際に締め切り時間や送られてきた荷物の開封についてルールを設けるなどの方法があります。これらのルールが定まっていなければ、トラブルにつながる可能性が大いにあります。社内便の業務を効率化する方法の一手として、まずは郵便物管理におけるルールを明確にし社内に周知することで、郵便物管理に関するトラブルを回避することができるでしょう。

外部に委託する

メール室の業務を外部に委託することも効率化できる方法のひとつです。

外部に委託することで、社内で担当者を配置する必要がなくなり、社内便を担当していた部署ではその他の業務に集中できるというメリットがあります。

また、メール室の業務に関する知識や経験が豊富なプロが担当するため、安定した運用を行うことができます。セキュリティ対策も厳重に行われていることが多いので、リスクの軽減にもつながるでしょう。

クラウドサービスを導入する

社内便の業務を効率化する方法として、社内便をクラウドで一元管理するサービスを導入することも有用です。

このサービスを利用すると、会社に届いた郵便物や社内便などを、総務担当者が専用端末で撮影し、宛先を選択するだけで、自動で担当者にメールやチャットで連絡してくれます。これにより、担当者はオフィスにいなくても、クラウド上で会社の荷物を確認・管理することができます。

とくに最近では、働き方の多様化としてテレワークの導入を積極的に進める企業が増えており、郵便物や荷物の対応や管理方法に頭を抱える企業も少なくないでしょう。そのような「新たな働き方」に移行する企業にもマッチするのが、社内便のクラウド一元管理サービスと言えます。

ペーパーレス化を積極的に進める

ペーパーレス化を進めることも、社内便業務の効率化や、環境に対する負荷の軽減につながります。

具体的には、 社内コミュニケーションにおいて、電子メールやチャットツールを活用しましょう。文書や情報のやり取りを電子形式で行うことで、印刷や配送の手間を省き、迅速なコミュニケーションと業務の進行を実現します。

そのほか、オンラインフォームや電子署名の導入もペーパーレス化に向けた対策の一つです。 書類の作成や承認プロセスにおいて、オンラインフォームや電子署名を活用することで、紙の使用を減らし、書類の作成や承認手続きを迅速かつ効率的に行うことができます。

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まとめ

今回は、社内便の役割や効率化する方法に加え、メール室の必要性などについて解説しました。メール室では、日々届く郵便物の受け取りや発送、社内便の仕分け、配布などの業務を行います。社内にメール室があることで、郵便物に関する業務を一元的に管理でき、そのほかの社員は自分自身の業務に集中して取り組むことができます。

もちろんメール室が必要か否かは、組織の規模やセキュリティ要件などによっても異なるため、総合的に考慮し、最適な決定を行うことが大切です。

また、社内便の業務を効率化するためには、ペーパーレス化を取り入れることや、ルールの明確化、外部委託などを検討することも有用です。今回ご紹介した記事を参考に社内に適した方法から始めてみるといいでしょう。