シフトの作り方の基本とポイント！おすすめシフト管理ツールも紹介

シフト作成には基本的な流れや押さえるべきポイントがあります。初めて自社のシフトを組むなら、基本的な作り方を理解しておきましょう。シフト作成でツールを使うべき理由やおすすめシフト管理ツールも併せて紹介します。

シフトを作成する基本的な流れ

シフト表作成の流れは、主に3つのステップに分けられます。これからシフトの作り方を覚える場合、まずはシフト作成の大まかな流れを理解しておきましょう。

従業員から希望を収集する

シフト作成では最初に従業員からシフトの希望を集める必要があります。希望を取る対象期間を設定し、期間内で出勤したい日や休みたい日を提出してもらう作業です。

従業員から希望を収集する際は、あらかじめモデルシフトを組み立てておきましょう。各時間帯に何人配置するかを決めておけば、シフトの割り当てがスムーズに進みます。

希望を基にシフトを割り当てる

従業員からシフトの希望が集まったら、シフト表に希望を割り当てていきます。最初は希望通りにざっくりとシフトを組みましょう。

希望を割り当てながら過不足を調整しようとすると、全体のバランスを整えにくくなり、時間や手間がかかってしまいます。まずはとりあえず全ての希望を割り当ててみるのがポイントです。

過不足を調整する

希望を基にシフトを割り当てたら、人員の過不足を調整します。希望が多い時間帯の人員をカットし、人員が足りない時間帯に従業員を補充する作業です。

過不足の調整は従業員と相談しながら進める必要があります。人員が不足する時間帯をどうしても埋められない場合は、多店舗からのヘルプやスポット採用も検討しましょう。

シフトを作る際に押さえるべきポイント

企業側と従業員側の双方にとって良いシフトを作るポイントを紹介します。実際にシフトを組む際の参考にしましょう。

できるだけ公平なシフトを作る

不公平なシフトは職場の雰囲気を悪くし、チームや組織の生産性を下げることにもなりかねません。シフト作成では従業員の希望に沿いつつ、できるだけ公平性を保つことが重要です。

特定の従業員が次のような状況になるのを避ければ、不公平さを感じさせないシフトを作れるでしょう。

• 早番や夜勤が多い
• 勤務日数・勤務時間・休日が希望より少ない
• 夜勤から日勤への連続勤務が多い（疲れが取れない）
• 休み前の遅番が多い（休日を満喫できない）

従業員のスキルや人間関係を考慮する

シフトを組む際は、従業員のスキルを考慮しましょう。新人が入る時間帯にはベテランも入れるなど、時間帯により従業員の平均スキルが偏らないようにすることが大切です。

従業員同士の人間関係も考慮する必要があります。相性の悪い従業員を同じ時間帯に入れると、モチベーションが下がったりトラブルに発展したりする恐れがあるためです。

法令を遵守する

シフト作成では法令遵守の意識を持つことが不可欠です。特に気を付けたいルールをまとめました。

• 毎週1日以上または4週を通じて4日以上の休日を設定する（労働基準法第35条）
• 6時間以上の労働では一定時間の休憩が必要（労働基準法第34条）
• 年少者や妊産婦は原則として深夜労働ができない（労働基準法第61条、第66条）

なお、夜勤明けの連続勤務で日勤をさせることは違法ではありません。ただし、従業員に身体的・精神的な負担がかかりやすい点には注意が必要です。

出典：労働基準法 第三十五条 | e-Gov 法令検索

出典：労働基準法 第三十四条 | e-Gov 法令検索

出典：労働基準法 第六十一条 | e-Gov 法令検索

出典：労働基準法 第六十六条 | e-Gov 法令検索

繁忙期や閑散期は適正な人数を割り当てる

繁忙期は人員が不足しやすいため、通常より多めに従業員を割り当てましょう。人員が足りないまま業務を進めると、売り上げの機会損失や顧客満足度の低下につながる恐れがあります。逆に、閑散期は人員を減らし、最低限の人数で対応するのがポイントです。

状況に応じて適正な人数を割り当てれば、適切な人件費での運営を実現しやすくなります。人数の割り当てがうまくいかなかった場合は、次年度以降のためにもその旨をデータとして残しておくのがおすすめです。

休日に関するルールを定める

シフトに関する従業員の不満で特に多いのが、休日に関する不満です。できるだけ公平なシフトを作るためにも、休日に関するルールをあらかじめ決めておきましょう。次のような例が考えられます。

• 土日祝日の希望休は1カ月あたり4日まで
• 3日間以上の連休を希望する場合は1カ月前までに相談する
• 過去に希望休を取得していない従業員には優先的に希望休を認める

見やすいシフト表にする

シフト表が分かりにくい場合、見間違いによるミスが発生しやすくなります。次のような工夫を凝らし、見やすいシフト表を作成しましょう。

• 文字をできるだけ大きくする
• 文字の大きさに変化をつける
• 文字やセルを色分けする
• 使用する色数は3～4色にとどめる

従業員全員を同じシフト表に入れるのではなく、グループ分けしてシフト表ごとの人数を減らしたほうが、より見やすくなります。

シフト表を早めに配布する

シフト表はできるだけ早めに従業員に配布しましょう。実際に出来上がったシフト表を見た上で、従業員が変更を希望してくるケースがあるためです。

また、シフトを早めに公開すれば、従業員がプライベートの予定を立てやすくなります。仕事に対するモチベーションも高まるでしょう。

シフト作成でツールを使うべき理由

シフトの作り方の流れやポイントを押さえたら、実際の業務ではシフト管理ツールを使うのがおすすめです。シフト作成でツールを使うべき理由を見ていきましょう。

時間や手間の削減につながる

シフト管理ツールを導入すれば、多くの業務を自動化できるため、シフト作成にかかる時間や手間を大幅に削減できます。シフト管理ツールでできることをまとめました。

• シフト希望の収集・転記
• シフトの自動作成
• 希望・スキル・人件費を考慮した適切な人員配置
• 自社の運用ルールに適した設定
• シフトの公開

複雑なシフトを運用しているケースでも、ツールを使えばより柔軟なシフト作成が可能です。ツールによっては勤怠管理・給与計算システムとの連携もできます。

ミスの発生を予防できる

シフト作成でツールを使うべき理由の1つに、人的ミスの予防につながることが挙げられます。多くの工程が自動化されるため、転記ミスなどを防ぐことが可能です。

法令を遵守したシフトを作れることもメリットです。最新の法令に合わせてツールが都度アップデートされることから、担当者が常に法令の更新をチェックする必要もありません。

従業員満足度の向上を図れる

シフト管理ツールを使うと、より公平性を保ったシフトを作成できます。出勤日数の偏りを抑え、全員の希望に近い形でシフトを組めるでしょう。

シフトに関する従業員の不満が減れば、従業員満足度も向上しやすくなります。従業員が最大限のパフォーマンスを発揮できるようになる上、離職率の低下も期待できます。

シフト管理ツールのおすすめ4選

シフト管理ツールはさまざまな種類があり、それぞれに特徴があります。代表的なツールを確認し、自社に合ったものを選びましょう。

勤務シフト作成お助けマン

JRシステムが提供する「勤務シフト作成お助けマン」は、企業規模や業界を問わず利用できるシフト管理ツールです。複雑なシフトも自動で作成してくれます。

法令や社内ルールに沿ったシフトを作れるため、労務管理の簡素化を図れるでしょう。JR「みどりの窓口」でも使用されている技術により、万全のセキュリティを実現しています。

マニュアルを見なくても各種条件を簡単に設定できる優れた操作性も魅力です。勤怠管理・給与計算システムとの連携にも対応しています。

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Shiftmation

「Shiftmation」は作成条件の重要度を設定できるシフト管理ツールです。シフトの条件が多い場合も、重視する条件を自由に選択してシフトを自動作成できます。

従業員がスマホのカレンダーの日付をタップするだけで、希望シフトの提出が可能です。確定したシフトは従業員ごとに表示されるため、他の人のシフトと見間違うこともありません。

過不足を数字で表示したり、アラートを色とグラフで表示したりする機能も便利です。修正内容に応じてリアルタイムに表示が変わるため、視覚的な操作で修正できます。

勤務シフト自動作成サービス | Shiftmation（シフトメーション）

HRMOS勤怠

勤怠管理システム「ハーモス勤怠」では、従業員からの希望シフトに沿った柔軟なシフト作成を行えます。従業員とのやり取りをシステム上で行えることも魅力です。

複数の拠点がある場合は、1日に2拠点で働くヘルプ勤務に対応可能です。管理画面や利用者画面は全てスマホに対応しているため、誰でも手軽に利用できるでしょう。

多様な働き方に合わせた豊富な打刻方法や、給与計算ソフトとの連携など、勤怠管理に関する機能も充実しています。多くの業務で効率化を図りたい企業におすすめのツールです。

【ハーモス(HRMOS)勤怠】無料で使える勤怠管理システム

oplus

シフト管理ツール「oplus」では、100ユーザーまで基本機能を無料で使用できるスタンダードプランが用意されています。ツールによるシフト作成を試してみたい場合におすすめです。

実際に利用した人の声を反映した機能が豊富に搭載されています。従業員同士が掲示板でメッセージを送り合えることも魅力です。

機能権限の付与を分けられるため、自社のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできます。有料プランに切り替えれば、勤怠管理機能自動シフト作成機能も使えます。

oplus (オプラス) | クラウド型無料シフト管理サービス・アプリ

シフトの作り方を理解し適切な管理を

シフトの作り方の基本的な流れは、最初に従業員のシフト希望を収集し、希望に沿って割り当てた後に過不足を調整します。

シフト作成の際に意識したいポイントは、従業員が不満をためないよう、できるだけ公平なシフトを作ることです。従業員のスキルや人間関係、法令遵守も意識する必要があります。

シフト管理ツールを導入すれば、シフト作成にかかる時間や手間を省けるほか、従業員満足度の向上も図れます。シフトの作り方を理解した上でツールを導入し、自社のシフトを適切に管理しましょう。