2024.10.30

シフト作成におけるAIの活用方法とは？知っておきたいメリット・デメリット、おすすめツールを解説

シフト作成は、毎月必ず発生するルーティンワークだと思っていませんか。しかしながら、従業員の入退職などの人の入れ替わり、イベント限定業務などに追われ、シフト作成に手こずり、業務が煩雑化することがあります。

シフト作成はAIによって、業務効率化することができます。今回は、シフト作成におけるAIの活用方法やおすすめツールをご紹介します。

シフト作成が煩雑化しやすい4つの原因

そもそもシフト作成が煩雑化する原因とは何か、解説させていただきます。

イレギュラー対応が発生しやすい

シフト制を採用している企業は、24時間体制で深夜勤務、早番遅番などと勤務条件がさまざまです。それらすべて、人間が働くことになるため、体調不良や急激な需要変化による必要人数の増減などが原因で、当然イレギュラーが発生します。

そのため、シフト作成を終えれば1ヶ月間はシフトのことを考えなくてよいわけではなく、イレギュラーが発生する度に変更に対応するため、自動化がなかなか進みません。

細かいルールが決まっていない

また、労働基準法などの法令や就業規則といった、基本的なルールの統一は徹底されていても、部署ごとや勤務地ごとのスタッフの習熟度といった部分は、シフト作成者の曖昧な基準によって決まることも少なくないため、細かなルールが決まっていないことが多いです。

業界によっては、繁忙期・閑散期といった需要差への対応は、担当者の一存なところもあります。シフト作成者はこれらの曖昧な部分を、自らの経験や従業員の能力などを糧にしてシフトを作成するため、自動化が阻害されています。

考えられるパターンが多い

そうしたシフト作成をしていると、Aパターン・Bバターンといった1つの物事に対して複数の想定をし、従業員の中に習熟度・資格の有無などの、膨大な組み合わせの中から、どの状況にも1番対応できるようなシフトを作成します。この作業は気の遠くなる作業です。

スタッフ側の事情を考慮する必要がある

希望性のシフトを提出してもらっている企業は、シフト作成時にある程度希望を考慮したシフト編成にしなければ、離職やエンゲージメント低下につながります。また、いわゆる103万円の壁に到達しないためにも、負担が偏らないようなシフト編成にもする必要があります。

このようなさまざまな観点から考慮する点があるために、シフト作成は煩雑化してしまいます。

シフト作成の業務効率化には、AIを活用がおすすめ

シフト作成の業務効率化には、AIを活用することがおすすめです。それぞれポイントを解説させていただきます。

業務上の必要性

シフトを作成するのは、多くの場合が店長や店舗の管理者です。これらの方々は日常からシフト作成以外にも、たくさんの業務に時間を使っています。そのため、時間の節約は必須になります。その他にも、過労の中シフトを作成をすると、ミスを招くことにもつながります。AIを活用することで、過去のデータをもとに、繁忙期や人員配置の最適化を図ることができ、人手不足の解消や柔軟性の向上が見込め、業務全体の効率が実現できます。

スタッフの希望

また、従業員が希望する休暇日や勤務時間をAIが自動的に考慮することで、希望性のシフトを作成できた際には、自分の希望が反映されたシフトにより、従業員の仕事への満足度やモチベーションが高まることによる生産性の向上が見込めます。

法令や就業規則による制限

シフト作成の過程で、労働基準法の遵守や、企業ごとの就業規則のルールを一貫して適用できるため、従業員に対する公平性を保つことができます。また、自動化されたシフト作成は、法令遵守のチェックを容易にし、企業のコンプライアンスを強化する手助けとなります。

これらの観点から、シフト作成の業務効率化には、AIを活用することをおすすめします。

シフト作成システムで可能になること

AIに関係なく、既存のシフト作成システムで可能になることはどんなものがあるのでしょうか。

シフトの申請および一元管理

定期的なシフト作成は、従業員から希望のシフトを集めることから始まります。紙ベースで希望シフトを提出してもらっている企業はこれだけで一苦労です。また、企業によっては提出方法はスマホやタブレットからのチャット機能だが、どの媒体からのチャットで送るのか統一できておらず、LINEの個人チャットや、Instagramからのダイレクトメッセージなどといった、プライベートで利用しているところからのメッセージでやりとりしていることがあります。これは、情報漏洩の危機管理や、プライベートなやりとりが混合する観点から悪手とされています。

シフト作成システムを導入することで、どの媒体でやりとりをすればいいか明確化でき、シフト作成者はシステムに情報を一元化することで、確認が容易になります。これにより、スタッフとシフト作成担当者の両方が業務効率化のメリットを受けることができます。

シフト作成

先述した通り、シフト作成には労働基準法の遵守・企業ごとの就業規則のルール、従業員の習熟度などさまざまな要素を考慮した上でシフトを作成しなければなりませんが、自社の標準としてこれらを一度設定すれば、自動的に振り分けてくれます。手動のシフト作成は、この時点で多くの手間がかかります。シフト作成システムで片手間でこれらを終わらせ、他の業務に時間を使うことが可能になります。

シフト調整

繁忙期・閑散期といったイレギュラーな需要変化にも、シフト作成システムは対応が可能になります。シフト調整が必要になった際に、過去のデータ分析をもとにした再計算から、システムは新しいシフト表を自動で生成します。イレギュラーな状況は予測できないことが多いため、緊急時に迅速に対応できるのは非常に助かります。

AIを活用したシフト作成のメリット

AIを用いなくとも、非常に便利なシフト作成システムですが、中にはAIを活用しているシステムもあります。AIを取り入れたタイプは、より柔軟なシフト作成が可能で、細かなニーズに応えてくれるため、そういった機能を求めている方にぴったりです。

これからご紹介する5つのポイントを大きなメリットと感じる方は、ぜひAI活用型のシフト作成システムを検討してみてください。

シフト作成をスムーズに行える

AIを活用したシフト作成は、シフト作成の1番最初の段階である希望シフトの収集も行ってくれます。さらに、希望シフトを収集したのちにそれらを自動的に読み取り、希望を反映したシフト表の作成・共有までを自動化してくれます。収集や共有はAIがなくては実施されないため、大幅な業務効率化になります。

もちろん、いつ頃から収集し、いつ頃までに共有するかといった、そのシステムの初期設定をすることは多少手間でありますが、一度設定を構築できれば、その後の大幅な業務効率化につながるため、シフト作成を効率化させたい方々は、AIによるシフト作成を推奨します。

法令などのルールを遵守できる

AIを活用することで、事前に設定した条件に基づいてシフト表を自動的に作成することができます。この機能により、法令や就業規則に従ったシフトを簡単に作成できるため、ルールの遵守が大きなメリットとなります。

人間が手動でシフトを作成すると、ルールの見落としや法改正の把握不足により、知らず知らずのうちに違反が発生するリスクがあります。しかし、AIを利用することで、こうした法令違反を未然に防ぎ、確実にコンプライアンスを維持することができます。このように、AIの導入は業務の効率化と法令遵守を同時に実現する強力な手段です

人員配置を適正化できる

AIはシフト作成に留まらず、需要予測など多岐にわたる業務に応用可能です。AIを活用した需要予測システムと連携することで、需要に応じた適切な人員の計算が行え、その結果をシフト作成に反映することで、配置の最適化が実現します。

人員配置が不明確で無駄が生じている場合、AI導入による効率化が期待できます。需要予測システムとの連携を検討している際は、導入前にAPIを介した連携機能が備わっているかを確認することが非常に重要です。これにより、スムーズな統合が可能となり、業務の効率向上につながります。

各スタッフの勤務を適正化できる

スタッフの保有しているスキルや、責任の範囲を事前に登録することで、スキル有無や従業員熟練度を加味したシフト作成が可能になります。

AIに必要なデータを学習させることで、業務負荷を最適に調整し、特定のスタッフに業務が集中するのを防ぐことができます。AIを導入することで、勤務の最適化とシフト作成業務の生産性向上を同時に実現し、多くのメリットを享受できます。これにより、組織全体の効率が向上し、より効果的な人員管理が可能になります。その結果、従業員の満足度も向上することが見込まれます。