シフト作成は、毎月必ず発生するルーティンワークだと思っていませんか。しかしながら、従業員の入退職などの人の入れ替わり、イベント限定業務などに追われ、シフト作成に手こずり、業務が煩雑化することがあります。
シフト作成はAIによって、業務効率化することができます。今回は、シフト作成におけるAIの活用方法やおすすめツールをご紹介します。
この記事を読んでる方必見！おすすめ資料
店舗運営において、情報共有の質とスピードは、品質やブランド体験に直結します。本資料では、複数店舗における情報共有の課題を整理したうえで、リスクを抑えながら情報管理と現場の利便性を両立させるための考え方と具体策を解説しています。
▼こんな方におすすめ▼
・私用チャットを活用しているが、セキュリティ面で不安を抱える方
・店舗を超えた情報共有やナレッジ蓄積を推進していきたい方
そもそもシフト作成が煩雑化する原因とは何か、解説させていただきます。
シフト制を採用している企業は、24時間体制で深夜勤務、早番遅番などと勤務条件がさまざまです。それらすべて、人間が働くことになるため、体調不良や急激な需要変化による必要人数の増減などが原因で、当然イレギュラーが発生します。
そのため、シフト作成を終えれば1ヶ月間はシフトのことを考えなくてよいわけではなく、イレギュラーが発生する度に変更に対応するため、自動化がなかなか進みません。
また、労働基準法などの法令や就業規則といった、基本的なルールの統一は徹底されていても、部署ごとや勤務地ごとのスタッフの習熟度といった部分は、シフト作成者の曖昧な基準によって決まることも少なくないため、細かなルールが決まっていないことが多いです。
業界によっては、繁忙期・閑散期といった需要差への対応は、担当者の一存なところもあります。シフト作成者はこれらの曖昧な部分を、自らの経験や従業員の能力などを糧にしてシフトを作成するため、自動化が阻害されています。
そうしたシフト作成をしていると、Aパターン・Bバターンといった1つの物事に対して複数の想定をし、従業員の中に習熟度・資格の有無などの、膨大な組み合わせの中から、どの状況にも1番対応できるようなシフトを作成します。この作業は気の遠くなる作業です。
希望性のシフトを提出してもらっている企業は、シフト作成時にある程度希望を考慮したシフト編成にしなければ、離職やエンゲージメント低下につながります。また、いわゆる103万円の壁に到達しないためにも、負担が偏らないようなシフト編成にもする必要があります。
このようなさまざまな観点から考慮する点があるために、シフト作成は煩雑化してしまいます。
シフト作成の業務効率化には、AIを活用することがおすすめです。それぞれポイントを解説させていただきます。
シフトを作成するのは、多くの場合が店長や店舗の管理者です。これらの方々は日常からシフト作成以外にも、たくさんの業務に時間を使っています。そのため、時間の節約は必須になります。その他にも、過労の中シフトを作成をすると、ミスを招くことにもつながります。AIを活用することで、過去のデータをもとに、繁忙期や人員配置の最適化を図ることができ、人手不足の解消や柔軟性の向上が見込め、業務全体の効率が実現できます。
また、従業員が希望する休暇日や勤務時間をAIが自動的に考慮することで、希望性のシフトを作成できた際には、自分の希望が反映されたシフトにより、従業員の仕事への満足度やモチベーションが高まることによる生産性の向上が見込めます。
シフト作成の過程で、労働基準法の遵守や、企業ごとの就業規則のルールを一貫して適用できるため、従業員に対する公平性を保つことができます。また、自動化されたシフト作成は、法令遵守のチェックを容易にし、企業のコンプライアンスを強化する手助けとなります。
これらの観点から、シフト作成の業務効率化には、AIを活用することをおすすめします。
AIに関係なく、既存のシフト作成システムで可能になることはどんなものがあるのでしょうか。
定期的なシフト作成は、従業員から希望のシフトを集めることから始まります。紙ベースで希望シフトを提出してもらっている企業はこれだけで一苦労です。また、企業によっては提出方法はスマホやタブレットからのチャット機能だが、どの媒体からのチャットで送るのか統一できておらず、LINEの個人チャットや、Instagramからのダイレクトメッセージなどといった、プライベートで利用しているところからのメッセージでやりとりしていることがあります。これは、情報漏洩の危機管理や、プライベートなやりとりが混合する観点から悪手とされています。
シフト作成システムを導入することで、どの媒体でやりとりをすればいいか明確化でき、シフト作成者はシステムに情報を一元化することで、確認が容易になります。これにより、スタッフとシフト作成担当者の両方が業務効率化のメリットを受けることができます。
先述した通り、シフト作成には労働基準法の遵守・企業ごとの就業規則のルール、従業員の習熟度などさまざまな要素を考慮した上でシフトを作成しなければなりませんが、自社の標準としてこれらを一度設定すれば、自動的に振り分けてくれます。手動のシフト作成は、この時点で多くの手間がかかります。シフト作成システムで片手間でこれらを終わらせ、他の業務に時間を使うことが可能になります。
繁忙期・閑散期といったイレギュラーな需要変化にも、シフト作成システムは対応が可能になります。シフト調整が必要になった際に、過去のデータ分析をもとにした再計算から、システムは新しいシフト表を自動で生成します。イレギュラーな状況は予測できないことが多いため、緊急時に迅速に対応できるのは非常に助かります。
関連記事：シフト調整に悩んでいる担当者必見！シフト調整がうまくいくコツ！
AIを用いなくとも、非常に便利なシフト作成システムですが、中にはAIを活用しているシステムもあります。AIを取り入れたタイプは、より柔軟なシフト作成が可能で、細かなニーズに応えてくれるため、そういった機能を求めている方にぴったりです。
これからご紹介する5つのポイントを大きなメリットと感じる方は、ぜひAI活用型のシフト作成システムを検討してみてください。
AIを活用したシフト作成は、シフト作成の1番最初の段階である希望シフトの収集も行ってくれます。さらに、希望シフトを収集したのちにそれらを自動的に読み取り、希望を反映したシフト表の作成・共有までを自動化してくれます。収集や共有はAIがなくては実施されないため、大幅な業務効率化になります。
もちろん、いつ頃から収集し、いつ頃までに共有するかといった、そのシステムの初期設定をすることは多少手間でありますが、一度設定を構築できれば、その後の大幅な業務効率化につながるため、シフト作成を効率化させたい方々は、AIによるシフト作成を推奨します。
AIを活用することで、事前に設定した条件に基づいてシフト表を自動的に作成することができます。この機能により、法令や就業規則に従ったシフトを簡単に作成できるため、ルールの遵守が大きなメリットとなります。
人間が手動でシフトを作成すると、ルールの見落としや法改正の把握不足により、知らず知らずのうちに違反が発生するリスクがあります。しかし、AIを利用することで、こうした法令違反を未然に防ぎ、確実にコンプライアンスを維持することができます。このように、AIの導入は業務の効率化と法令遵守を同時に実現する強力な手段です
AIはシフト作成に留まらず、需要予測など多岐にわたる業務に応用可能です。AIを活用した需要予測システムと連携することで、需要に応じた適切な人員の計算が行え、その結果をシフト作成に反映することで、配置の最適化が実現します。
人員配置が不明確で無駄が生じている場合、AI導入による効率化が期待できます。需要予測システムとの連携を検討している際は、導入前にAPIを介した連携機能が備わっているかを確認することが非常に重要です。これにより、スムーズな統合が可能となり、業務の効率向上につながります。
スタッフの保有しているスキルや、責任の範囲を事前に登録することで、スキル有無や従業員熟練度を加味したシフト作成が可能になります。
AIに必要なデータを学習させることで、業務負荷を最適に調整し、特定のスタッフに業務が集中するのを防ぐことができます。AIを導入することで、勤務の最適化とシフト作成業務の生産性向上を同時に実現し、多くのメリットを享受できます。これにより、組織全体の効率が向上し、より効果的な人員管理が可能になります。その結果、従業員の満足度も向上することが見込まれます。
AIを活用したシフト作成の中には、報酬計算システム・経理システムと連携できるものもあり、従業員の稼働状況を読み取り、給与計算。給与供給などを自動的に行ってくれます。AIを導入することで複数の業務を効率化できるため、企業全体の業務改革を目指している方にとって非常に効果的です。
ここまでで、AIを活用したシフト作成が便利なものであるとご理解いただけたかと思いますが、残念ながら、AIを活用したシフト作成にはデメリットもあります。
AIを活用したシフト作成ツールには、AIを使っていないものよりも、継続的なコストがかかります。その料金は｢登録したユーザーあたり、年間〇〇円｣といった形態もあり、大規模なチェーン店やフランチャイズを経営している企業には痛手です。
しかしながら、発生するコストよりも享受する恩恵の方が大きいため、導入するかどうかは検討する可能性が十分あります。
システムによっては、当日の体調不良による欠勤や業務負荷の認識などに齟齬が生じる可能性があります。
イレギュラーな事態が頻繁に発生する場合や、考慮すべき要素が多岐にわたる状況では、急な再計算に迅速に対応できるシステムを選ぶことが非常に重要です。加えて、人員の偏りや業務負荷を適切に管理できるシステムであれば、さらに安心して運用できます。
中には、従業員同士の人間関係や家庭の事情といった特殊な事情や、資格の有無を考慮できないシステムもあります。事前によく調べて、こういった事情を把握できるもので、万が一でも、すぐに手動で修正できるようなものを採用してください。
それでは、最後におすすめのAIシフト作成ツールをご紹介します。HPのリンクも添付しておきますので、気になるものがあったらチェックしてみてください。
｢Optamo｣は、シフト管理や人員配置を効率化するAIベースのシステムです。主な特徴には、リアルタイムでのシフト調整、業務負荷の最適化、そして法令遵守のサポートがあります。使用料金はプランによって異なり、基本的には月額制ですが、具体的な価格は公式サイトで確認が必要です。企業のニーズに応じた柔軟な対応が可能で、特に業務の効率化を目指す企業に適しています。
参考：Optamo
｢ShiftMation｣は、シフト管理を効率化するクラウド型システムです。主な特徴には、AIを活用した自動シフト作成、リアルタイムでの勤怠管理、スタッフの希望を反映した柔軟なシフト提案があります。使用料金はプランによって異なり、基本的には月額制で、企業の規模やニーズに応じた複数のプランが用意されています。これにより、業務の効率化と人員管理の負担軽減が実現できます。
参考：Shiftmotion
シフト作成は、システムを導入することで大幅な業務効率化が可能です。特にAIを活用したシフト作成では、希望シフトの収集、共有、給与計算や支給までのプロセスを一元化でき、業務の効率性を飛躍的に向上させることができます。
しかし、運用費用やAIの適性を考慮せずに選定すると、逆に業務効率を低下させる可能性があるため、慎重な選択が求められます。
理想的なツールを導入し、業務の効率化を実現しましょう！
人と組織に働きがいを高めるためのコンテンツを発信。
TUNAG（ツナグ）では、離職率や定着率、情報共有、生産性などの様々な組織課題の解決に向けて、最適な取り組みをご提供します。東京証券取引所グロース市場上場。
シェア
ポスト
