シフト調整がうまくいかないと、スタッフ間で不満が溜まり、業務が円滑に進まないことがあります。
本記事では、シフト調整がうまくいかない理由とその改善策を解説。コミュニケーションを活性化し、スタッフの事情を把握することで、効率的なシフト調整が可能になります。シフト管理に悩む担当者必見のコツをご紹介します。
シフト管理を行っている管理者さまは、シフト調整が必要になる場面があると思いますが、このシフト調整を行う際に重要なのは、スタッフ一人ひとりの希望や労働時間をしっかり把握したうえで、法令遵守を意識して調整する必要があります。
ここでは、そういったシフト調整がどういった場面で必要になるかご紹介します。
根本的な人手不足の場合や、局所的な時間帯に少人数でシフトを組む必要があります。その際に、一部のアルバイトが法定労働時間を超えてしまうことがあります。この場合、月次のシフトを組む段階で、給与が法定労働時間を超えないように調整、把握しておくことが重要です。
また、アルバイトに対しても普段から店舗でのコミュニケーションを取ることで、把握しやすいような環境を作っておくことも重要です。
学生のアルバイトやお子さんがいるパートのスタッフが多い店舗では、休みが固まってしまう可能性があります。学生ならば定期試験や文化祭などの学校行事、パートならばお子さんの運動会や授業参観などがかぶるからです。
また、人員が不足している状態でシフトを組むと、一部のアルバイトやパートへ負担が偏ることになり、残業の発生、不満発生、法定労働時間の超過といった問題が発生しやすくなります。シフト作成時には、前もって人員が不足する時間帯に対して、他店や知り合いにヘルプの要請ができる体制を整えておくことが必要です。
突然の公共交通機関の遅延や、スタッフの体調不良、シフト日程の勘違いや失念によるシフトの調整が必要になる場面もあります。急な欠勤者が出ないように先駆けてシフトの確定、共有を行い、スタッフとシフトの共通認識がとれる体制を整える必要があります。
次に、シフト調整がうまくいかない理由について、よくあるパターンを4つほど紹介します
先述しましたが、店舗内に同じ所属（学生や主婦）のスタッフが固まっていると、希望する休日や、時期的に出勤できない日が偏ってしまいます。このような状況下においては、常時人手不足の曜日を負担してもらうスタッフが発生しやすく、不満が溜まりやすくなります。
学生や主婦以外にも、シルバー世代や副業を目的に来る社会人など、所属の幅が広いスタッフを採用する必要があります。また、同じ学生でもそれぞれ学校が違う希望者を採用するなどの工夫が必要です。
何事もそうですが、日常的なコミュニケーションが不足していると、シフト調整はうまくいきません。
理由としては、アルバイトやパートは「言いづらい状況、事情」が急遽発生した際に、これを言える環境が整っていないと最悪の場合、当人以外は問題を把握していない状態で業務を回すことになります。蓋を開けてみたら、誰もシフトに入れないという状況になることもあります。
日頃から日常的なコミュニケーションを取り、風通しの良い職場環境を整えることを推奨します。これは、通常業務の業務効率化にもつながります。
シフトの公開が遅いとシフト調整はうまくいきません。
理由としては、アルバイトやスタッフは次月の希望シフト表を提出してから、確定したシフトの公開までに「多分この日はバイト入らないから」「友人との都合のつく日がシフト希望を出した日」といった理由で、希望通りの日程が不都合にいなっている可能性がありためです。
ただ、シフト希望の提出を守らない一部のアルバイトがいるだけでも、この問題は発生するため、定期的な予告やリマインドを徹底する必要があります。
店舗間のルールが曖昧なことが原因で、ヘルプで他店から加入するスタッフを受け入れづらくなる可能性があります。独自のルールがある場合はすぐに撤廃してください。ヘルプスタッフの本来のサポート力ややる気を阻害することに繋がります。
一度でもネガティブな印象を与えてしまえば、次回以降のヘルプを断られることに繋がり、自店舗のシフトの穴を埋めづらくなります。逆にポジティブな印象を与えれば、進んで穴を埋めやすくなります。ルールの徹底や日頃からのコミュニケーションを活性化している職場作りを意識してください。
それでは、シフト調整を効率的に行うコツとはどんなものがあるのでしょうか。具体的な施策をご紹介します。
前述もしましたが、日頃からのコミュニケーションによる信頼の構築は、風通しの良い職場を作ることに繋がります。職場が楽しい場所という認識をスタッフが持つだけで、急なシフト変更は少なくなります。自己開示を通した職場環境づくりに注力することを推奨します。
採用段階でアルバイト・シフトの事情を前もって聞いておくことを推奨します。ただし、ここで気をつけることとして、厚生労働省の定める「公正な採用選考の基本」があります。
具体的な詳細は、「家族構成は応募者の能力・適性と関係がないため、採用の基準にしないよう面接で聞かない」という内容です。本籍や出生地、住宅状況、家族の仕事や地位、病歴、収入、勤務先は、求職者本人の意思で変更することができないため、採用選考の際に採用基準にすることは不可能です。「幼いお子さんがいて、急な欠勤が増えそうだから不採用にしよう」とはできないです。
対応可能なシフト希望を聞いていく際に、質問を重ねることで事情を把握することを推奨します。具体例は下図を参考にしてください。
聞きたい内容 | 例文 |
希望シフトと対応相談可能な範囲 | 希望は水金曜日ですが、火曜日は相談可能ですか？ |
長期の休みが必要な時期 | GW、夏季休業などの長期の休みはいつ頃からですか？ |
イベントなどで、急な休みが発生する可能性 | 定期試験はいつ頃から始まって、年何回ありますか？ |
あまりにも踏み込んだラインの質問をし続ければ、ハラスメントの誤解を生む可能性がありますが、これらの項目を事前に把握すれば、シフトの調整や既存のスタッフとのスケジュールの調整がしやすくなるという旨を伝え、誤解を生まないようにすることがおすすめです。
現代社会は、働き手不足です。自店舗だけではまかないきれない場合は、他店にもヘルプを要請する必要もあります。ただ、そのためには、自店舗の受け入れ体制や、ヘルプで加入する方への交通費支給・給与体型などをルール化し、運営元とヘルプの方で認識齟齬のないように共有する必要があります。
また、事前にシフトの過不足を他店舗間で共有することで、他の店舗のシフトもあらかじめヘルプに出すことを前提でシフト調整することができます。このようなコミュニティ形成は、働き手不足の現代社会において非常に有効的です。
店舗は、欠員が出る可能性を考えて、常に過剰な人員を確保しています。これにより、シフトの穴は埋めることができていますが、人件費の費用を考慮した際に、あまり得策ではありません。
そこで「人員が足りない店舗」と「稼働時間を増やしたい他店の従業員」がマッチングすることにより、その過剰分を人員を解消することに繋がります。一方的に貸りるのではなく、お互いがシフト調整に穴がある場合にヘルプスタッフを貸し出し合うことで、相互メリットが生まれます。これがチェーン店の場合、企業全体で多くの人件費を抑えることに繋がります。
店長は仕入管理・在庫管理・売上管理・法令を遵守した円滑な店舗運営といった様々な領域で時間を取られる中で、採用できるかもわからない人材との採用活動の時間があります。この時間が減ることにより、空いた時間をスタッフとのコミュニケーションなどに使うことができ、風通しの良い職場を作ることが可能です。
他店舗間で、人員不足を共有できていないと、申請が来た際に、ヘルプに出せる従業員情報を整理するのにも手間がかかります。日頃から他店舗へ情報共有、受け入れ体制を整えることでこのデメリットを解消してください。
ヘルプで入るスタッフは、慣れない環境に飛び込むことになります。そんな中で、ピークタイムなどを理由に対応を怠ると、「いつもより通勤に長い時間かけて来たのに....。」「何も指示がなく、スタッフの顔も名前もわからない中でやるしかない」といった不満が生まれます。
このような働きづらさを感じているスタッフは、次回以降のヘルプを受け入れてくれなくなる可能性があります。どのような状況でも、受け入れられる体制を整えることで解消してください。
冒頭からシフト調整の悩みや施策について説明してきましたが、実際のところ、「年齢の開いた学生アルバイトとのコミュニケーションの始め方がわからない」「他店舗とどのように連絡を取ればいいかわからない」といった声があると思います。これらを網羅的に解決し、実現するための便利なTUNAGというツールがあります。
TUNAGとは、さまざまな組織課題を解決できるオールインワンツールであり、情報共有や業務効率、人材育成、社内交流などの課題を、スマホひとつで解決できるもので、900社以上の企業に採用されています。特に店舗型の企業との相性が良いツールになっています。
TUNAGには、シフト調整に対してすぐれたカレンダー機能があります。具体的な機能としては下記4つです。
自店舗・他店舗問わずに、予定をリアルタイムで共有でき、スマートフォンアプリやPCから確認できるので、重要な予定を現場まで周知しやすくなります。また、情報の閲覧権限を制限できるので、正社員向け、アルバイト・パート向けに整理した情報を開示することができます。
TUNAGを用いた実際の店舗ビジネスとして、各店舗の好事例を紹介しあい、競争を芽生えさせた株式会社木曽路様や、株式会社ピーアンドエム様がいます。
参考：各店舗の好事例をエリアマネージャーが紹介、店舗同士で競い合う
参考：マネージャーの考えや各店舗のビジョンを共有、理念浸透を図る
その他にも、動画や画像を用いた業務マニュアル・顔と名前がわかるチャット機能・日報などの豊富な機能が満載です。複数のサービスを導入する必要もなく、TUNAG1つで組織全体を一気に強化しましょう！
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