シフト表作成は時間も手間もかかるうえ、ミスや伝達漏れが業務に大きな影響を与えます。そんな悩みを解決するのが、無料で簡単に共有・修正できるスプレッドシート。
本記事では、シフト作成の基本から具体的な手順、便利なテンプレートの使い方までを丁寧に解説。さらに、シフト管理をさらに効率化できるアプリ「TUNAG」の活用法もご紹介します。
まず、はじめに従来のアルバイトのシフト管理を行う際のありがちなミスについて紹介します。
一番最初にあげられるものとして、非常に時間と手間がかかりすぎることがあげられます。従来のシフト表作成の一連の流れと、それぞれのネックポイントは下記のとおりです。
作成の流れ | ネックポイント |
1.手書きのメモやチャットツール、口頭、店舗に貼り出したカレンダーに書き込むなどの方法で、スタッフからシフト希望を集める | そもそも指定した期日までにシフト希望が集まらない。 |
2.スタッフの希望と、ポジション・時間ごとの必要人員を考慮してシフト表の原案を作成する | アルバイトのレベルに合わせたシフトにしないと店が回らないため、どうしても埋まらない場所が発生してしまうことがある。 |
3.スタッフの希望通りにシフトが組めない場合には、チャットツールや電話でスタッフと個別に連絡を取って調整する | 毎回、我慢をしてもらうアルバイトが発生してしまい、辞められてしまう可能性がある。 |
4.完成したシフト表を店舗の控室に貼り出すなどして、スタッフに伝達する | ようやく完成したシフト表も、アルバイトの急な予定で頓挫することがある。 |
このような時間と手間がかかる中でも、お店を平常通りに回すことが求められるため調整の難易度が高くなっていきます。
関連記事：シフト表作成は面倒？ツール選びから人員配置のコツまで徹底解説
また、管理者側のミスもあります。希望シフト表の提出方法が、アルバイトの個々人のSNSであったり、手書きでの提出など統一できていないことがあると、複数の形式での処理が求められるシフト作成で、余計な注意を払う必要があります。
工程が1つ多いだけでも、ミスを誘発しやすくなり、日付や曜日、時間帯の転記ミスが起こってしまうことがパターンとしてよくあります。転記ミスがあると、調整のし直しでさらに作業時間がかかるため、気をつけたいミスになります。
アルバイトは毎回の出勤日に必ずシフト表を見るとは限りません。月末や週末といった新しいシフト表が出たタイミングでスマートフォンで写真を撮り、個人のタイミングで確認することもあります。
そうすると、出勤日に担当のアルバイトが来なかったり、出勤日じゃない日に担当じゃないアルバイトが入ったりすることがあり、お店の業務に支障に繋がってしまうことがあります。
すべてがシフト表通り行けばいいのですが、不測の事態はどうしても起こるものです。例えば、急な体調不良や交通機関の遅延により、欠員が出る場合です。
もちろん仕方がないこととはいえ、お店が回せなくなる可能性があるため、代わりのアルバイトを探す工数が発生し、それが時間と手間を取らせます。必ずしも見つかるとは限りません。そこまで手を尽くしたうえで見つからない可能性もあり、足りない人員でお店を平常通りに回すことが求められます。
当然ですが、シフト表はただ組むだけでは意味がありません。主に意識することとして、どの飲食店のシフト管理者も共通して意識していることは、下記3点です。
ホールとキッチンの人員が適しているのか、天候やイベントで急激に増減する顧客人数に対して、シフトの人数は急な調整はできません。予め前もってシフトが組めているのかはシフト管理者の責任になります。また、売上に対して、人件費は上回っていないか、人件費を抑えても売上はあげれているのかなどを細かく見る必要があります。
このような様々な要素をかけ合わせてシフトを作成していくのは非常に難しいと言えます。シフト表の作成が楽になるツールとして、スプレッドシートを使ったシフト表を作成できる方法を解説します。
前提として、シフト表はスプレッドシートのフォーマットを使って作成ができます。
メリットは主に3つあり、
デメリットは主に2つあり、
それではここから本題である、スプレッドシートのシフト表の作り方を解説します。
まずは、Googleのブラウザを立ち上げ、右上のGoogleアプリ一覧から、スプレッドシートを開き、スプレッドシート公式のテンプレートから「従業員シフト スケジュール」を開いてください。
勤務時間：シフトごとの合計勤務時間
時間帯：出社と退勤時刻
時給：1時間あたりの賃金
シフトあたりの人数：シフトに必要な人数
自店舗の形式に変えた際に、給与の金額が勝手に変動したと思います。これは既に関数が入っており、自社の時給を入れた際に勝手に時給計算ができるようになる非常に便利なものです。
1人ずつ希望シフトを入れていく必要はありますが、合計勤務日数なども都度合わせて変わっていくので、労働基準も計算しやすく、個々人の全体のスケジュールの傾向までわかるので、シフトが組みやすいはずです。
右のシートに移動し、名前の欄に関数をいれます。「='1 月の概要'!D26」といれてください。前のスライドの名前欄の一番上の人物名が来ていれば、セルの右下にカーソルを合わせ、+マークになったら1日のシフトの一番下までカーソルを下ろし、全てに関数をいれて、2、3日目と繰り返します。
完成したら、ズレはないか確認を取った後に共通のグループに共有しましょう。
シフト表の作成は、スプレッドシート以外にもアプリで解決する手法もあります。今回は、TUNAGというアプリをおすすめします。
TUNAGは、既に900社以上の企業様に採用されている、豊富なDX機能で組織の情報共有や業務効率、人材育成、社内交流などの課題を、スマホひとつで解決するアプリサービスです。もちろん、アルバイトにも使いやすくチャットツールを統一できる点が、セキュリティ対策にも有効です。
シフト表を作る上で一番適している機能が、カレンダー機能です。
具体的な活用シーンとして、
これらのことが、スマホ1つで簡単に実行、確認することができます。リアルタイムで更新し続ければ、物理的距離を超えて最新の情報を全員へ共有することができます。勤務時間中も、ヘルプで誰が入ってくるのかなどをスマホから事前に確認することも！
その他にも、動画や画像を埋め込めるマニュアル作成機能を用いて、期間限定メニューの研修を行ったり、日報機能でその日全体の売上を全員へ共有したりと、飲食店にとって嬉しい機能が満載です。
シフト表作成には、時間と手間が非常にかかります。管理者側はアルバイトのポジション、人件費、店舗売上など、様々な要素をかけ合わせて適正のシフト表を作成する必要があり、スプレッドシートならば、それを簡単に作成することができます。
今回は、誰でも作れるように手順も記載したので、ぜひ有効的に使ってみてください。また、これらの情報共有としてはTUNAGの活用がおすすめであり、組織を育成・活性化を促しながら、柔軟な組織体を作ることが可能です。
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