だれでも簡単に作れる！スプレッドシートでのシフト表作成方法について解説

だれでも簡単に作れる！スプレッドシートでのシフト表作成方法について解説

今回は、だれもが簡単に作れるスプレッドシートでのシフト表作成方法を解説させていただきます。

アルバイトのシフト管理をする際の注意点

まず、はじめに従来のアルバイトのシフト管理を行う際のありがちなミスについて紹介します。

シフト表作成に時間と手間がかかりすぎる

一番最初にあげられるものとして、非常に時間と手間がかかりすぎることがあげられます。従来のシフト表作成の一連の流れと、それぞれのネックポイントは下記のとおりです。

このような時間と手間がかかる中でも、お店を平常通りに回すことが求められるため調整の難易度が高くなっていきます。

転記ミス

また、管理者側のミスもあります。希望シフト表の提出方法が、アルバイトの個々人のSNSであったり、手書きでの提出など統一できていないことがあると、複数の形式での処理が求められるシフト作成で、余計な注意を払う必要があります。工程が1つ多いだけでも、ミスを誘発しやすくなり、日付や曜日、時間帯の転記ミスが起こってしまうことがパターンとしてよくあります。転記ミスがあると、調整のし直しでさらに作業時間がかかるため、気をつけたいミスになります。

アルバイトへの伝達ミスが起こる

アルバイトは毎回の出勤日に必ずシフト表を見るとは限りません。月末や週末といった新しいシフト表が出たタイミングでスマートフォンで写真を撮り、個人のタイミングで確認することもあります。そうすると、出勤日に担当のアルバイトが来なかったり、出勤日じゃない日に担当じゃないアルバイトが入ったりすることがあり、お店の業務に支障に繋がってしまうことがあります。

欠員が出た際の調整が大変

すべてがシフト表通り行けばいいのですが、不測の事態はどうしても起こるものです。例えば、急な体調不良や交通機関の遅延により、欠員が出る場合です。もちろん仕方がないこととはいえ、お店が回せなくなる可能性があるため、代わりのアルバイトを探す工数が発生し、それが時間と手間を取らせます。必ずしも見つかるとは限りません。そこまで手を尽くしたうえで見つからない可能性もあり、足りない人員でお店を平常通りに回すことが求められます。

適正なシフト表が組めない

当然ですが、シフト表はただ組むだけでは意味がありません。主に意識することとして、どの飲食店のシフト管理者も共通して意識していることは、下記3点です。

1. ポジションごとのスタッフの配置が適正か
2. ピーク時に適したアルバイトのシフトが組めているのか
3. 人件費は抑えられてるか

ホールとキッチンの人員が適しているのか、天候やイベントで急激に増減する顧客人数に対して、シフトの人数は急な調整はできません。予め前もってシフトが組めているのかはシフト管理者の責任になります。また、売上に対して、人件費は上回っていないか、人件費を抑えても売上はあげれているのかなどを細かく見る必要があります。

このような様々な要素をかけ合わせてシフトを作成していくのは非常に難しいと言えます。シフト表の作成が楽になるツールとして、スプレッドシートを使ったシフト表を作成できる方法を解説します。

シフト表はスプレッドシートで作成するのがおすすめ

前提として、シフト表はスプレッドシートのフォーマットを使って作成ができます。

シフト表をスプレッドシートで作るメリット

メリットは主に3つあり、

1. 無料であること、手書きで作成していくのは、紙とペンを準備して作成していく必要があるため、無料で済むのは長期的なコスト面でのメリットです。

2. メールやチャットグループで共有できることです。完成したシフト表を印刷する必要もなくなり、PDFやスクリーンショット化したものを共通のグループに送るだけで、全員へ共通した情報を届けられることがメリットです。

3. スプレッドシート側にフォーマットがあり、その手順で作成していくだけで簡単に作成することが可能です。消しゴムなどを使わずに済むので、単純に作業効率が上がるのがメリットです。

シフト表はスプレッドシートで作るデメリット

デメリットは主に2つあり、

1. デバイスのバッテリーに依存することです。予め充電しておくことや、充電しながら作業することで補えるデメリットです。

2. 容量が必要な点もデメリットといえるでしょう。Googleドライブのストレージ容量は、1アカウントにつき15GBまでしか使うことができません。 既にドキュメントやスライドを多く利用している場合、不要なものは削除してこのデメリットを補いましょう。

スプレッドシートシフト表の基本構成

それではここから本題である、スプレッドシートのシフト表の作り方を解説します。

スプレッドシート公式のテンプレートから「従業員シフト スケジュール」開く

まずは、Googleのブラウザを立ち上げ、右上のGoogleアプリ一覧から、スプレッドシートを開き、スプレッドシート公式のテンプレートから「従業員シフト スケジュール」を開いてください。

「会社名」「シフトの詳細」「従業員の給料の概要」を自店舗の形式に変える

勤務時間：シフトごとの合計勤務時間

時間帯：出社と退勤時刻

時給：1時間あたりの賃金

シフトあたりの人数：シフトに必要な人数

自店舗の形式に変えた際に、給与の金額が勝手に変動したと思います。これは既に関数が入っており、自社の時給を入れた際に勝手に時給計算ができるようになる非常に便利なものです。

アルバイトのシフト希望日を入れていく。

1人ずつ希望シフトを入れていく必要はありますが、合計勤務日数なども都度合わせて変わっていくので、労働基準も計算しやすく、個々人の全体のスケジュールの傾向までわかるので、シフトが組みやすいはずです。

1週間のシフト表を作成する

右のシートに移動し、名前の欄に関数をいれます。「='1 月の概要'!D26」といれてください。前のスライドの名前欄の一番上の人物名が来ていれば、セルの右下にカーソルを合わせ、+マークになったら1日のシフトの一番下までカーソルを下ろし、全てに関数をいれて、2、3日目と繰り返します。

共有する

完成したら、ズレはないか確認を取った後に共通のグループに共有しましょう。

アプリで解決もおすすめ

シフト表の作成は、スプレッドシート以外にもアプリで解決する手法もあります。今回は、TUNAGというアプリをおすすめします。

TUNAGとは？

TUNAGは、既に900社以上の企業様に採用されている、豊富なDX機能で組織の情報共有や業務効率、人材育成、社内交流などの課題を、スマホひとつで解決するアプリサービスです。もちろん、アルバイトにも使いやすくチャットツールを統一できる点が、セキュリティ対策にも有効です。

TUNAGのカレンダー機能

シフト表を作る上で一番適している機能が、カレンダー機能です。

具体的な活用シーンとして、

1. 店舗のシフトを登録・随時変更し、出勤日やメンバーをアプリから確認できるようにする
2. キャンペーン期間を登録し、全店舗で実施日に間違いがないようにする
3. 社内行事や店長会議を登録し、社員や店長がいない日が分かるようにしておく
4. シフトの提出日や備品が届く日など、簡単なリマインドとして活用する

これらのことが、スマホ1つで簡単に実行、確認することができます。リアルタイムで更新し続ければ、物理的距離を超えて最新の情報を全員へ共有することができます。勤務時間中も、ヘルプで誰が入ってくるのかなどをスマホから事前に確認することも！

カレンダー機能の実例

カレンダー機能の実例として、会社全体のスケジュールを見れるようにしたおかげで、会社の共通のイベントごとがわかるようになった株式会社光様。飲食店の場合だと、期間限定のキャンペーンなどが全員が抜け漏れなく認知できます。

参考：月間10時間以上の時間削減を実現：社員が集まる情報共有プラットフォームを目指し、TUNAGを活用

その他の嬉しい機能

その他にも、動画や画像を埋め込めるマニュアル作成機能を用いて、期間限定メニューの研修を行ったり、日報機能でその日全体の売上を全員へ共有したりと、飲食店にとって嬉しい機能が満載です。

まとめ

シフト表作成には、時間と手間が非常にかかります。管理者側はアルバイトのポジション、人件費、店舗売上など、様々な要素をかけ合わせて適正のシフト表を作成する必要があり、スプレッドシートならば、それを簡単に作成することができます。今回は、誰でも作れるように手順も記載したので、ぜひ有効的に使ってみてください。また、これらの情報共有としてはTUNAGの活用がおすすめであり、組織を育成・活性化を促しながら、柔軟な組織体を作ることが可能です。