シフト表作成は面倒？ツール選びから人員配置のコツまで徹底解説
従業員数が多い会社・店舗ほど、シフト表作成に時間がかかります。従業員の要望を反映させたシフト表を効率的に作るには、どのような点を意識すればよいのでしょうか？ツールの選び方や人員配置のポイントを分かりやすく解説します。
シフト表作成の基本
シフト表とは、シフト制で働く従業員の勤務スケジュールを一覧にしたものです。全ての従業員が確認するため、見やすさと使いやすさを重視する必要があります。作成・管理に携わる担当者は、最初に「シフト表の種類」と「作成の流れ」を抑えましょう。
シフト表の種類
シフト表は、「月間シフト」「週間シフト」「タイムシフト（時間シフト）」に大別されます。
月間シフトは、カレンダーのように1カ月単位で管理します。担当者ごとの勤務日がひと目で分かる半面、勤務時間の詳細を把握しにくいのが難点です。
週間シフトは、1週間単位でスケジュールを管理します。曜日ごとに人数を調整するため、従業員の希望や企業側のニーズを盛り込みやすいのがメリットです。人員不足が生じやすい現場に適したパターンといえるでしょう。
タイムシフトは、従業員の勤務時間や役割を1日ごとに記載したものです。時間帯ごとの人数が把握しやすく、1日の中で閑散と繁忙の差が激しい職場で用いられる傾向があります。
作成の流れ
シフトは、管理者が一方的に決定するものではありません。無理のないスケジュールの中、従業員のパフォーマンスを最大限に引き出すためにも、以下のような手順に沿って行うのが望ましいといえます。
- 従業員からシフトの希望を聞く
- 従業員の希望や企業側のニーズを元にシフトを組む
- 人員の過不足を調整する
- シフトを確定させ、従業員に周知する
全ての従業員の希望を聞き入れようとすると、人員の過不足や能力の偏りが生じかねません。不平・不満が出ないように配慮しつつ、個別交渉をして調整しましょう。
Excelのシフト表作成で覚えておきたい関数
カレンダーに書き込んだり、手書きで作成する手もありますが、多くの会社・店舗では、シフト表作成にExcelを活用しています。シフト表を作る上で、ぜひ覚えておきたいExcelの関数をピックアップして紹介します。
DATE関数・WEEKDAY関数
「DATE関数」は、個別に入力された年・月・日の数値を指定し、日付データ（シリアル値）として表示させる関数です。日付に対応する曜日を返す「WEEKDAY関数」と一緒に活用すると、日付と曜日の自動表示が可能となります。
＜DATE関数の書式＞
=DATE(年,月,日)
＜WEEKDAY関数の書式＞
=WEEKDAY(年月日,[週の基準])
DATE関数の引数に年・月・日を指定すると、値が日付として認識されます。参照する年・月の情報を変えるだけで自動的に更新されるため、月が変わるたびに表を作り直す手間が省けます。
WEEKDAY関数の「週の基準」とは、曜日を1～7の数値で表す際に指定するものです。省略した場合は、日曜〜土曜に1〜7の数字が割り当てられます。「セルの書式設定」の「ユーザー定義」の種類に「aaa」と入力し、数字を曜日に変換しましょう。
COUNTA関数
「COUNTA関数」は、指定した範囲内の空白ではないセルの個数を数える関数です。シフト表作成では、主に出勤日数や休日数をカウントする際に使います。
関数を入力するときは、数式タブの左にある「関数の挿入」をクリックし、「関数の分類」から「統計」を選択しましょう。
＜COUNTA関数の書式＞
=COUNTA(値1,値2)
書式の「値1」と「値2」には、範囲として参照するセルの値を入力します。月間シフト表の作成時、出勤日数を表示させたいセルに書式を入力すれば、1カ月当たりの出勤日数を自動計算できます。
COUNTIF関数
「COUNTIF関数」とは、ある検索条件に一致するセルの個数をカウントする関数です。シフトが早番・遅番・日勤・夜勤などに分かれている場合、各時間帯の稼働人数を割り出すのに活用できます。
＜COUNTIF関数＞
=COUNTIF(範囲,検索条件)
例えば、シフト表が「早番」と「遅番」に分かれているとします。従業員ごとのシフトパターンを入力した後、「範囲」に参照する範囲のセル値を入力し、「検索条件」に「"遅番"」と入力すれば、指定したセルに遅番の人数のみが表示されます。
SUM関数
SUM関数は、指定したセルおよび範囲内にある数値を合計する関数です。COUNTIF関数で各時間帯の稼働人数を割り出した後は、SUM関数を用いて「当日に稼働する合計人数」や「毎月の勤務時間の合計」などを割り出しましょう。
＜SUM関数の書式＞
=SUM(値1,値2)
値1と値2には、合計したい範囲の数値を入力します。例えば、A1～C7セルまでの数値を合計する場合は「=SUM(A1:C7)」と指定します。離れた複数のセルを合計する場合は、「=SUM(A1,B5,C8)」のように、セル番地をカンマで区切ります。
Excelを活用するメリット・デメリット
Excelは、多くの人にとってなじみのあるツールです。Excelでのシフト表作成を検討している担当者は、活用する上でのメリットとデメリットを把握しましょう。特にデメリットや欠点を確認することは、業務効率化をする上で重要です。
【メリット】独自のシフト表が作成できる
一つ目のメリットは、独自のシフト表を自由に作成できる点です。専用のソフトウェアやシステムは、あらかじめフォーマットが決まっているものが多く、担当者が自分で変更を加えるのは困難です。
Excelの場合、自社のニーズに合ったフォーマットを作成でき、状況に応じてカスタマイズもできます。テンプレート化すれば、手書きのシフト表のように作り直す必要もありません。
関数を活用することで、従業員の勤務時間や出勤率などのデータ集計もスムーズに行えるでしょう。
【メリット】多彩なテンプレートとコストの安さ
二つ目のメリットは、テンプレートの多さとコストの安さです。自社だけの完全オリジナルのシフト表を作成することもできれば、ほかのユーザーが作成したテンプレートの利用も可能です。
種類豊富なテンプレートの中から、自社に最適なものを選んでカスタマイズすれば、シフト表作成にかかる時間と労力が大幅に削減できるでしょう。
シフト表作成ができるソフトウェアやシステムを導入した場合、操作教育のための従業員研修を実施するのが一般的です。オフィスワーカーであれば、Excelを使いこなせる人が多いため、研修にかける時間と費用を節約できます。
【デメリット】関数を学ぶ必要がある
Excelで見やすく・使いやすいシフト表を作成するには、関数の知識が必要です。関数の知識がない担当者が作成した場合、転記に手間がかかったり、ミスが生じたりして、業務が円滑に進まない可能性があるでしょう。
関数を使いこなせても、ヒューマンエラーをゼロにするのは容易ではありません。数値や式の入力ミスに気付けなければ、誤ったシフト表を使い続けることになってしまいます。
Excelでシフト表を作成する場合は、関数やデータの扱いに慣れており、かつ正確さを追求できる人を担当にするのが望ましいといえます。
【デメリット】作成や修正に手間がかかる
Excelには多様な業種・業態に適したテンプレートがそろっていますが、必ずしも自社の働き方に適しているとは限りません。従業員数が多い職場や複雑な勤務体系を採用している職場では、作成や修正に手間がかかることが予想されます。
Excelスキルは個人差が大きく、複雑なシフト表を作成できる人もいれば、簡単な入力作業のみにとどまる人もいます。担当者しか扱えないような複雑な設定がされていた場合、業務の属人化が加速する恐れがあるでしょう。
Excelは安価で便利なツールではあるものの、一歩扱いを間違えると、生産性の低下や業務のブラックボックス化を引き起こしかねないのです。
Excelの欠点を解消するシフト管理ツールとは？
Excelのシフト表には、メリットとデメリットの両面があります。作業の属人化やミスを最小限に抑えながら、シフト表をスピーディーに作成したい会社・店舗は、シフト管理ツールの導入を検討しましょう。
ツールの種類と特徴
シフト管理ツールを導入すると、フォーマットを一から作成したり、手作業で転記したりする手間がなくなります。直感的に操作ができるものが多く、業務の属人化やミスの削減にもつながるでしょう。搭載機能や特徴によって、以下の3種類に大別されます。
- シフト管理に特化したもの
- 勤怠管理システムに含まれるもの
- 特定の業界に適したもの
勤怠管理システムとは、勤務時間・残業時間・欠勤などを記録・管理するためのシステムです。シフト管理に特化したツールよりも機能面はやや劣りますが、シフト作成から勤怠管理までを一気通貫で行えるのがメリットです。
シフト管理ツールの中には、特定の業界に特化したタイプもあります。業界特有の勤務体系や商習慣に対応しているため、管理業務がさらに楽になります。
自社に適したツール選びのポイント
価格の安さや知名度で選びがちですが、まずはツール導入の目的や解決すべき課題を明らかにすることが大切です。目的や課題によって、自社に必要な機能やサポート体制が変わります。
病院や介護の現場は、シフトが日勤・夜勤・早番・遅番に分かれており、一般的なシフト管理ツールや勤怠管理システムでは細かい設定が難しい可能性があります。導入を決める前に、自社の勤務体系にマッチしているかどうかをチェックしましょう。
ツールの操作性は、担当者の業務効率に影響します。無料トライアル期間を設けている製品も多いため、実際に操作してみることをおすすめします。
シフトを組む際に留意すべきこと
ほとんどの従業員は、毎月のシフトがどのように割り振られているかに強い関心を持っています。担当者は会社のニーズだけでなく、従業員全体の希望をうまく盛り込まなければなりません。無用なトラブルを避けるためにも、以下のポイントに気を付けましょう。
法令・就業規則を順守する
シフト表の作成時は、労働基準法や会社の就業規則を必ず守る必要があります。複雑なシフトは労働時間の管理が難しく、知らずしらずのうちに法定労働時間を超えてしまうケースがあるようです。
特に注意すべきなのが、「夜勤勤務者の休日の取り方」と「休憩時間のルール」です。労働基準法において、夜勤明けの日は休日としてカウントされません。
休憩時間は、労働時間に応じて付与するルールです。6時間を超えて働く場合は45分以上、8時間を超える場合は60分以上の休憩を与えなければなりません。
相性やスキルバランスを考慮する
人材配置を行う際は、従業員の希望を取り入れるのはもちろん、それぞれの相性やスキルバランスを考慮する必要があります。
従業員の能力が偏ったり、仲の悪い人同士がペアになったりすると、業務に支障を来す可能性があるでしょう。モチベーションの低下やストレスの増加も懸念され、最悪の場合は早期離職につながります。
多くの従業員は、「誰と一緒に働くか」「シフトに偏りがないか」を細かくチェックしています。全ての要望を聞き入れるのは難しいですが、できるだけ公平で平等なシフト作りを心掛けましょう。
シフト希望の収集や確定は早めに行う
シフト表作成の最初のステップは、シフト希望の収集です。シフト収集はスケジュールに余裕を持って行い、早めにシフトを確定させる必要があります。
シフトの確定や発表が月末に近くなればなるほど、従業員はプライベートの予定を立てにくくなります。担当者は、発表日をあらかじめ従業員に伝えておき、それまでにシフトを確定させるようにしましょう。
作成に1週間ほどの時間を要する場合は、月の半ば頃までにシフト希望を集める必要があります。口頭での連絡・報告は情報が漏れやすいため、記録が残るデジタルツールを活用するのがおすすめです。
連絡窓口の一本化ならTUNAG
従業員からシフト希望を集めたり、確定したシフト表を共有したりと、担当者は従業員と小まめに連絡を取る必要があります。「情報の共有漏れが多い」「レスポンスが遅い」といった課題を抱えている企業・店舗は、連絡窓口を「TUNAG」に集約しましょう。
多種多様な勤務体系・現場に対応
TUNAGは、従業員のエンゲージメント向上を目的に開発されたアプリサービスです。多種多様な勤務体系・現場に対応しており、情報共有や申請報告、タスク依頼などがスマホアプリで簡単に行えるのが特徴です。
従業員にシフト調整やヘルプ要請を出すとき、個人SNSを使用している会社・店舗は多いでしょう。実際、「勤務先と個人SNSでつながりたくない」「プライベートと仕事の連絡手段を分けたい」という人が一定数いるため、個人SNSの業務利用は必ずしも良い選択とはいえません。
「ノンデスクワーカーの働き方実態調査2024」によると、オフィスから離れて働くノンデスクワーカーの6割以上が「情報共有に抜け漏れがある」と感じています。
連絡窓口をTUNAGに一本化すれば、情報共有に関する課題が解決するのはもとより、コミュニケーションの円滑化にもつながります。
出典：ノンデスクワーカーの働き方実態調査2024 | TUNAG(ツナグ)
【活用事例】登別立正学園
登別立正学園様は、認定こども園や学童保育施設などを運営する学校法人です。6施設に計120人の職員が在籍していますが、施設ごとの連絡ツールがバラバラで、情報格差や擦れ違いが生じてしまうのが課題でした。
日報・施設ごとの事務連絡・シフト管理などをTUNAGに集約させたところ、タイムリーな情報共有が実現しただけでなく、コミュニケーションの活性化や意識改革にもつながったといいます。
特に、子どもたちの成長を画像や動画で配信する「日報」からは、先生方の創意工夫が垣間見られます。同期の頑張りに刺激され、「自分も負けられない」とモチベーションが上がる先生方も少なくありません。
TUNAGの運用においては、全員を巻き込む「リレー形式」を採用することで、チーム全体のエンゲージメント向上を目指しています。
出典：施設ごとにバラバラだった連絡ツールを一本化。自己肯定感を高め「長く働ける組織」を作る、登別立正学園のTUNAG活用法 | TUNAG(ツナグ)
シフト表の作成にはコミュニケーションが不可欠
従業員数が多い企業・店舗ほど、シフト表の作成に時間と労力が費やされます。管理者の独断でスケジュールを組めば、従業員の不平・不満が増え、モチベーションの低下につながるでしょう。
シフト表の作成には、社内コミュニケーションが不可欠です。シフト希望を早めに打診し、各人の性格や能力を考慮しながら人材配置を行う必要があります。
情報共有や社内コミュニケーションに課題がある企業は、社内SNSや連絡ツールを導入しましょう。ツール選びの際は、オフィスワーカーだけでなく、現場スタッフの利便性も考えなければなりません。
TUNAGは、従業員エンゲージメントを飛躍的に向上させるオールインワンツールです。社内SNSやトップブログ、サンクスカードシステムなど、充実したコミュニケーション機能を通じて、組織の絆を深めます。また、効率的な社内報配信や使いやすい社内ポータルで、情報共有を促進。さらに業務DX機能も搭載し、日々の業務効率化もサポートします。
中小企業の皆様、社内コミュニケーションの不足や従業員の帰属意識の低下でお悩みではありませんか？TUNAGはこれらの課題を解決し、生産性向上と活気ある職場づくりを実現します。
ご利用人数や活用方法に合わせて最適なプランをご提案いたしますので、まずはお見積もりフォームよりお問い合わせください。
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