組織図とは？作成方法と人事管理もできるおすすめのツールやアプリを紹介

組織図とは

組織図とは、企業の部署や課・係といった組織の内部構造を図式化し、客観的に可視化できるようにしたものです。

企業の部署・部門の相互関係や指揮・命令系統が一目で分かるよう構成されています。

組織図は、部門配置や部署同士の関係を明示するものもあれば、従業員の氏名や連絡先、顔写真などの個人情報が含まれるケースもあります。

なおこれらのケースは、目的に応じて内部に向けたものと外部に向けたもので分けられます。

内部向けの組織図の役割は、従業員に向けて企業の各部署・部門の役割を理解してもらうことのほか、指示体系を認識してもらうなどがあります。

一方、外部向けの組織図は、投資家や株主、取引先といった会社組織の骨組み・経営の健全性を明示するといった役割を担います。なお、外部向けの組織図の場合は、部署・部門単位で記載することが一般的と言われています。

組織図の種類

組織図は、大きく以下の３つに分類されます。それぞれの組織形態がもつ特徴についてみていきましょう。

階層型組織図 （ピラミッド型組織図）

階層型（ピラミッド型）の組織図は、上から下に向けて組織が枝分かれするピラミッドのような形態で、上位と下位の関係を表す断層的な構造をもつ組織図です。

どの部門を誰が管轄しているか、どの部門にどんな課・係があるかなどを可視化することが可能です。複数の部門を持つ企業や規模の大きな企業と相性がよいでしょう。

階層型（ピラミッド型）組織図は、とくに組織全体の構造を把握するのに適しており、複数の部門を持つ規模の大きい企業に向いています。

マトリックス型組織図

マトリックス型の組織図は、機能別と製品別、地域別など、複数の視点で組織を表した組織図のことを指します。

部門と職務内容を掛け合わせてボックスのように表記することが特徴と言えます。

とくに、縦軸は部門、横軸には組織内容を記すことが多く、たとえば「人事部でAプロジェクトに関与している従業員」のように配属部門と仕事内容を一目で可視化することが可能です。

マトリックス型の組織図は、プロジェクトなどの複数の業務に横断的に関わる場合に適しています。

フラット型組織図

フラット型の組織図は、上下の階層構造を持たず、役割や機能に応じて組織を表した組織図のことを指します。

特徴としては、階層型（ピラミッド型）の組織図よりも横に長くなる点です。中間管理職が少ないことから、階層も浅く2～3階層程度になるケースが多いです。

「どの従業員がどの上司であるか」といったことを把握しやすいため、従業員単位での管理ができる点がフラット型の組織図を用いるメリットです。

とくに役職数が少ない会社や部門数が少ない会社はもちろん、柔軟性が高く、自律的なチームで業務を遂行する場合などに適している組織図と言えるでしょう。また、人的資源の配置を可視化したい場合にも向いています。

組織図作成の6ステップ

代表的な3種類の組織図についてご紹介しましたが、実際に会社の組織図の作成をするとなると「いったい何から始めたらいいのか…」悩むこともあるのではないでしょうか。

組織図を作成する際は、これからご紹介する以下のステップに沿って進めるとスムーズに作成することができます。
ここでは、実際に組織図を作成する際の6つのステップを段階ごとに解説します。

ステップ1．目的の明確化

まずは、作成する組織図の目的を明確にしましょう。

社内向けに作成するのか社外向けに作成するのか、従業員のコミュニケーション活性化のために作成するのか、指揮・命令系統を明確化するためなのかなど、目的を具体化することが重要です。

もし社内向けに作成する場合は、指揮・命令系統の可視化や従業員の配置図作成が主な目的となります。一方、社外向けに作成する場合は、基本的な組織構造、社内体制の可視化が目的となることが多いです。

組織図の作成を依頼された場合は、依頼者にヒアリングをして認識をすり合わせおくことで出来上がってからのミスを防ぐことができます。

ステップ2．組織図の作成範囲を定め、構成要素の洗い出しを行う

つぎに、組織図の作成範囲を定めます。

組織図を作成する際は、社内の組織をすべて可視化するのか、部門や課のみ明示するのかなどにより、作成範囲は異なります。そのほか、各部門に配置されている従業員名や顔写真を掲載するかなども、この時点で検討しましょう。

組織図の作成範囲に応じて、組織の構成要素である部署や役職などを洗い出し、一覧表にまとめます。部署名や役職名に間違いや変更がないか確認しながら作成を進めるのがポイントです。

また会社の設立に応じて組織図を作成する場合は、総務・人事・経理・企画・マーケティングなど必要な部署の洗い出しから始めましょう。

ステップ3．従業員情報の収集を行う

組織図に従業員情報を記載する場合は、この段階で従業員の情報収集を行いましょう。記載漏れや名前の表記ミスなどがないよう十分配慮します。

もし組織図を作成する途中で社員が入社や退職をした場合に、組織図に反映することも忘れてはいけません。人事部と連携をとることはもちろん、必要であれば各部門ともしっかり連携をとり、情報収集を進めていきましょう。

ステップ4．組織図の種類を決め、組織図を作成する

前述した組織形態のうち、どのタイプが自社にマッチしているのか検証し形式を決めていきます。

組織図の形式が決定したら、実際に組織図作成ツールを用いて組織図を作成してみましょう。ツール内のテンプレートを使用することで、簡単に作成することができます。

作成する際は、部門や従業員数に応じて枠組みの追加や削除などをしていくとわかりやすくなります。必要に応じて色分けやアイコンを使用し、見やすくわかりやすい形式に整えましょう。

ステップ5．組織図完成　更新の取り決めを行う

組織図が完成したら、組織図の更新の取り決めを行うことも忘れてはいけません。

更新する頻度やタイミング、誰が更新するかなどルールを決めておくといいでしょう。

定期的に組織変更がある場合は、その情報も反映させたり、従業員の入社・退職情報などもリアルタイムに反映させることが大切です。

また、管理体制の見直しも重要です。組織図の書き換えが安易に行われないよう編集権限を付与するなどある程度の取り決めも行いましょう。

ステップ6．上層部へ確認をとり、全体周知を行う    

作成した組織図を公開する前には、部門の責任者にミスや認識相違がないかなどをしっかりチェックしてもらいましょう。誤りがあった場合は修正をし、必要があれば上層部へ承認をとり、全体へ周知を行います。

組織図が社内向けの場合は、社内ポータルや社内掲示板に掲示するなどして、従業員に周知をしましょう。

一方、社外向けの場合は、ホームページやパンフレット等に公開するほか、社内向けと同様に社内における情報共有も忘れずに行いましょう。

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組織図作成に使えるツール

組織図を作成するツールには、大きく分けて3つあります。ここでは、組織図作成に使えるツールをいくつかご紹介します。

人事管理システム

組織図作成に使えるツールの一つに、人材管理システムの組織図作成機能を使用して、組織図を作成する方法があります。

人事管理システムの中には、組織図を作成する機能が搭載されたシステムも少なくありません。人事管理システムの組織図作成機能を活用すると、情報収集が必要な従業員に対して、事前に用意された項目に回答してもらうだけで容易に組織図に反映することが可能となります。

また人事管理システムに評価機能が搭載されているシステムであれば、人事評価・人事異動・組織図反映までの一連の流れを一元管理することもできます。人事管理システムは、PCだけでなく、スマホのアプリが用意されているサービスもあるので、普段PCを使用しない従業員が使いやすい点もメリットと言えるでしょう。     

このようなことから、最近では組織図を作成する際に人事管理システムを活用している企業も増えてきています。

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図表作成ツール

組織図の作成には、様々なデザインを作ることができる図表作成ツールを活用することも一つの方法です。

たとえば、図表作成ツールの一つ「Canva」には、組織図のテンプレートが用意されています。好みのテンプレートを選び、テキストボックスに入力するなど、簡単な手順を踏むだけであっという間に組織図が完成します。

そのほか、情報の整理やアイデアのブレストに有効な手法「マインドマップ」を活用するのも、組織図の作成には有効です。

エクセル・Googleスプレッドシート

組織図を作成するツールとして、ExcelやGoogleスプレッドシートなどもあります。これらのツールは業務上で使用していることも多く、わざわざ新たなツールを導入しなくても手軽に使用できる点がメリットです。

Googleスプレッドシートとは、Google社による表計算ソフトで、オンライン上での同時編集・同時チェックすることが可能です。Googleスプレッドシート内にあるグラフ作成のテンプレートに「組織図」があるため、この機能を使うことで簡単に組織図の作成ができます。

またMicrosoftが提供するOfficeソフトの「Excel」「Word」「PowerPoint」に搭載されている『Smart Art（スマートアート）』という機能でも組織図の作成が可能です。Smart Artには、組織図に適したフォーマットもあらかじめ用意されており、グループごとの色分け、ボックスの追加なども簡単に作成することができます。

組織図作成ができる人事管理システム5選

前述したとおり、最近では組織図作成ができる利便性の高い人事管理システムも多く登場しており、注目を集めています。

そんな中、組織図作成ができる人事管理システムの導入を検討していても「どのシステムを導入すればいいのか分からない……」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

ここでは、組織図の作成に役立つ人事管理システムをいくつかピックアップしてご紹介します。

タレントパレット

タレントマネジメントシステムの一つである「タレントパレット」には、組織図編制シミュレーション機能が付いています。

この機能を活用すると、人材データベースを用いて、社員の人事異動や配置をドラッグ＆ドロップで簡単にシミュレーションができます。

また異動シミュレーションを使うと、異動に伴う人件費の変化や昇給、昇格といったシミュレーションも可能となります。

「タレントパレット」は、人材開発から適性開発まで効率的に実施したい企業に向いている人事管理システムと言えるでしょう。

SmartHR

株式会社SmartHRが提供するクラウド人事労務ソフト「SmartHR」では、システム内に登録した従業員情報をもとに自動的に組織図を作成できる組織図機能を搭載しています。

SmartHRを活用することで、複雑な組織構成も一目で把握できる上、従業員情報の更新に合わせて組織図も最適化できるため、常に最新の組織図を閲覧することが可能です。

部署名や従業員情報の確認や手動での編集作業が必要なく、組織図作成担当者の工数を削減できることがメリットです。

また、組織図は部署単位での作成も可能で、共有範囲も設定できるため、利用シーンに合わせた様々な活用が可能です。

カオナビ

株式会社カオナビが提供するクラウド人材管理ツール「カオナビ」にも組織図作成の機能「組織ツリー図」が搭載されています。

顔写真が並ぶ画面で直感的に人材を把握できるため、名前だけの組織図よりも、組織をイメージしやすいのがメリットと言えるでしょう。利用する際は、マウスで顔写真を動かし、人材配置のシミュレーションを行うことができます。

また、スマホアプリも用意されているため、普段PCを使用しない従業員も簡単に組織図を確認することができます。

HRBrain

従業員の評価・スキル・モチベーションを一元管理できる「HRBrain」では、豊富な機能の一つに「組織図ツリー」機能が搭載されています。
     
この機能は、ツリー構造で社内全体・部署ごとの組織構成を見える化できます。そのほか、顔写真が並ぶ画面で社員の顔ぶれを簡単に把握できるため、人員配置の検討にかかる工数の削減につなげることができるでしょう。

TUNAG

株式会社スタメンが提供するエンゲージメントプラットフォーム「TUANG（ツナグ）」にも、組織図の機能が搭載されています。

この機能を活用すると、どの部署にどんな従業員がいるかを見える化できるため、ぱっと一目で把握することが可能です。なお人事管理のみならず、委員会や部活動、プロジェクト活動の可視化などにもツールの活用を広げることもできます。

組織図はプロフィール機能と連携しており、個人の情報もすばやく確認が可能です。プロフィール機能は、オフィシャルの情報はもちろん、趣味や特技などのオフラインの項目も設定できるので、社員の人となりも可視化できます。

また「TUANG（ツナグ）」には、スマホアプリがあるので、普段PCを使用しない方でも気軽に使える点も魅力です。

「TUANG（ツナグ）」では、このような組織の可視化機能のみならず、エンゲージメント向上に必要なあらゆる機能が搭載されているため、ツールを活用することで一体感のある強い組織を構築することができるでしょう。

まとめ

今回は、組織図の種類や作成手順に加え、組織図作成ができるツールやアプリについてもご紹介しました。

企業や組織の体制は、社会情勢の影響に加え、従業員の入社・退社・異動などにより、常に変化していくことから、柔軟に対応できる組織図であることが理想的です。組織図を作成する際は、目的を明らかにした上で、適した方法や種類を選択することが重要です。

効率的な組織図作成・運用を行いたい場合は、今回ご紹介したようなツールや、組織図作成ができる人事管理システムなども積極的に活用するといいでしょう。