シフト自動作成ツールのおすすめ6選！導入メリットや選び方も紹介

シフト作成に問題を抱えているなら、自動作成ツールを導入するのがおすすめです。シフト作成におけるさまざまな問題の解決を期待できるでしょう。シフト自動作成ツールの導入メリットや選び方、おすすめ6選を紹介します。

シフト自動作成ツールを導入するメリット

シフト作成をツールで自動化すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。自社が抱えるシフト作成の問題解決につながるかどうかをチェックしてみましょう。

時間や手間の大幅な削減につながる

シフト自動作成ツールを導入すれば、シフト作成にかかる時間や手間を大幅に削減できます。担当者は自身のコア業務の時間を、より多く確保できるようになるでしょう。

シフト作成では、希望シフトの収集や人員配置など、さまざまな工程を踏まなければなりません。全ての工程を人の手で行う場合、人的ミスも発生しやすくなります。

一方、シフト自動作成ツールなら多くの工程を自動化できるため、業務効率が大きく改善されます。手作業で行う工程の人的ミスを大幅に減らすことができます。

従業員満足度が向上する

シフト作成で担当者を悩ませる問題の1つに、従業員間の公平性を保つことが挙げられます。できるだけ全員の希望に近い形でシフトを組むのが理想です。

また、手作業でシフトを組む場合、業務が偏ってしまったり、特定の従業員に負担が集中してしまうことがあります。ベテランの出勤日を増やそうとするあまり、新人に仕事を回しにくくなるケースも多いでしょう。

シフト自動作成ツールを使えば、全員が納得感を得やすいシフトを組むことが可能です。自分の希望に近いシフトが続くことで、従業員満足度の向上も期待できます。

労務違反のリスクを減らせる

シフト作成において、担当者は法令順守を強く意識する必要があります。例えば、一部の従業員に長時間労働をさせていた場合、会社の労務管理に問題があるとみなされかねません。法令違反により、会社としての社会的な信用を失ってしまう恐れもあります。

しかし、シフト作成を自動化できるツールを活用すれば、法令を遵守したシフトを組むことが可能です。法令が頻繁に更新されても、ツールがリアルタイムにアップデートされるため、担当者が常に法令の更新をチェックする必要はありません。

シフト自動作成ツールの主なタイプ

シフト自動作成ツールはさまざまな種類が存在し、それぞれに強みがあります。代表的なタイプを確認し、自社に合ったツールを選ぶ際の参考にしましょう。

さまざまな条件を反映できるタイプ

複雑なシフトを運用している場合は、さまざまな条件を反映できるタイプがおすすめです。より柔軟なシフト作成が可能になるため、担当者の負担軽減につながるでしょう。

カスタマイズ性に優れたツールなら、自社の運用ルールに適した設定にしやすくなります。業界・企業ごとの特徴や個別事情を考慮した、オリジナルのツールで運用することが可能です。

シフト希望の収集に強いタイプ

シフト作成において面倒な作業になりがちなのが、各従業員の希望の集約です。シフト希望の収集に強いタイプなら、さまざまな機能を駆使してスムーズな集約を実現できます。

また、集めた希望を手作業で処理する場合、転記ミスが発生しやすくなるでしょう。ツールを使えばデータの収集から反映まで自動化できるため、人的ミスの発生を抑えられます。

安定的なシフト運用に役立つタイプ

事業所や店舗を複数抱えている場合は、安定的なシフト運用に役立つタイプが適しています。異なる場所同士の連携が可能になるため、人員調整を楽に行えるでしょう。

例えば、ある店舗で急に人員が足りなくなっても、全社的な応援要請を一斉送信できます。ツールによっては、アルバイト急募の求人を行うことも可能です。

シフト自動作成ツールの選び方

自社で導入するシフト自動作成ツールを選ぶ際は、いくつかのポイントをチェックすることが重要です。ツールを比較するときに確認したいポイントを紹介します。

自社の業種に適したものを選ぶ

シフト管理の特徴やポイントは業種ごとに異なります。自社の業種におけるシフトの特徴を理解し、より自社に適したツールを選びましょう。

例えば、24時間稼働する医療機関や介護施設では、独特のシフト管理を行うのが一般的です。2交替制や3交代制、それぞれを混合させる管理方法があるため、業種特化型のツールを選ぶとよいでしょう。

飲食業や小売業などアルバイトが多い業種の場合は、従業員側でプライベートも管理できるツールがおすすめです。スケジュールを管理しやすくなるほか、出勤忘れのリスクも減らせます。

自動化する範囲で選ぶ

シフト自動作成ツールで全ての工程を完全に自動化するのは困難です。また、自動化の範囲が広くなるほど、ツールにかかるコストも高くなる傾向があります。

まずは自社のシフト作成・運用の工程を洗い出し、どこまで自動化するかを検討しましょう。自動化したい範囲を考慮してツールを比較すれば、コストを抑えつつ自社にとって使いやすいものを選びやすくなります。

多機能なツールは便利な反面、機能に振り回されて業務効率が悪化する恐れもあります。自動化で業務効率の改善につながる範囲を正確に見極めることがポイントです。

使いやすさで選ぶ

シフト自動作成ツールは多くの従業員が使うことになります。ツールを比較する際は、年配の従業員でも簡単に操作できるかどうかを確認しましょう。

使いやすさを重視してツールを選ぶなら、無料プランやお試し期間のあるものがおすすめです。実際にツールを使うことになる従業員に使用してもらえば、操作性の良さを現場目線でチェックできます。

おすすめシフト自動作成ツール

シフト自動作成ツールは数多く存在するため、どれを選べばよいのか分からない担当者も多いのではないでしょうか。以下に挙げるおすすめツールの特徴を把握し、自社に合ったツール選びに役立てましょう。

Shiftmation

ShiftmationはシフトをAIが自動作成してくれるツールです。自動集計したデータを基に短時間でシフトが出来上がるため、担当者の業務負担を大幅に軽減できます。従業員側の希望シフト提出も、スマホのカレンダーの日付をタップするだけで済みます。

作成条件の重要度を設定できることも強みです。条件が多い場合でも、できるだけ多くの条件を満たしつつ、特に重視する条件を自由に選んでシフトを作れます。

夜勤が含まれるような複雑なシフトでも公平性が担保されるため、従業員満足度の向上にもつながるでしょう。自社のルールに合わせてツールをカスタマイズしたい企業におすすめです。

勤務シフト自動作成サービス | Shiftmation（シフトメーション）

勤務シフト作成お助けマン

勤務シフト作成お助けマンは、JRシステムが提供するシフト自動作成ツールです。企業規模や業界・業種を問わず、さまざまな条件を反映した複雑なシフトを簡単に作成できます。

勤怠管理や給与計算などのシステムと連携できる上、さまざまなフォーマットでのCSVデータ出力が可能です。既存システムが連携に対応している場合、業務の効率化を図れるでしょう。

JR「みどりの窓口」でも使われている技術により、万全のセキュリティを実現しています。法令や社内ルールを遵守したシフトが作れることも魅力です。

高機能で低価格！無料で試せる「最適化AI」による自動シフト作成・シフト管理システム 【勤務シフト作成お助けマン】┃JRシステム

oplus

操作性の高さを重視してシフト自動作成ツールを選ぶなら、oplusをチェックしましょう。実際の利用者の声を反映した実用的な機能が豊富に搭載されています。掲示板機能で従業員同士がメッセージを送り合える仕組みがあることも強みです。

出退勤情報を記録できる打刻機能が搭載されており、人員計画と勤務実績の管理を一元化できます。自社の要望に沿った追加機能の開発を依頼することも可能です。

スタンダードプランを選べば、100ユーザーまで基本機能を無料で使用できます。自社に適したツールかどうか、まずは無料プランで使い勝手を確認するとよいでしょう。

oplus (オプラス) | クラウド型無料シフト管理サービス・アプリ

らくしふ

らくしふはシフト希望の収集に強みを持つツールです。従業員の多くが普段から使っているLINEでシフトの回収・共有を行えます。

複雑なシフトを作成する場合も、従業員のポジションやスキルを考慮した最適な配置の実現を図れます。多店舗や他部署から人員を補填しやすくなるヘルプ機能も便利です。

365日サポートを行なっているため、忙しいタイミングを避けて問い合わせできます。電話やメール以外に、LINEで相談や問い合わせを行うことも可能です。

らくしふ | LINEを活用したシフト管理サービス

R-Shift

導入実績を重視してツールを選びたい場合は、豊富な導入実績を誇るR-Shiftがおすすめです。2024年9月の時点で、導入企業数は20,000社を超えています。

AIを活用し高精度かつ短時間でシフトを作れることが強みです。導入例のなかには、作業工程を大幅に省略し1カ月のシフト作成にかかる時間を約75%削減できたケースもあります。

800を超える標準機能が搭載されており、自社の特徴やルールに合わせてカスタマイズしてもらうことが可能です。既存システムと連携させれば、業務効率のさらなる向上を期待できるでしょう。

店舗のシフト管理・作成ならアールシフト |

シフオプ

シフオプはシフト希望の収集に強みを持つツールです。申請状況をひと目で確認できるほか、モバイル対応やリマインドメール自動送信といった特徴もあります。

シフト作成時に法令違反があると警告が表示されるため、法令を遵守したシフトを組むことが可能です。シフト人件費の自動計算機能も役立つでしょう。

ヘルプ機能の活用により稼働率アップを期待できることも魅力です。導入前はヘルプに行けなかった従業員やヘルプと無関係だった従業員も、多店舗や他部署のヘルプに入りやすくなります。

シフト作成・シフト管理サービスの「シフオプ 」｜リクルート社提供

シフト自動作成ツールで業務効率化を実現

シフト自動作成ツールを導入すれば、シフト作成にかかる時間や手間を大幅にカットできます。労務違反のリスクを減らせることや、従業員満足度の向上を図れることもメリットです。

シフト自動作成ツールを比較する際は、自社の業種に適したものを選ぶようにしましょう。工程を見直して自動化する範囲を検討したり、多くの従業員にとって使いやすいかチェックしたりすることも、ツール選びの重要なポイントです。