社内チャットツールの導入で業務効率化！おすすめ5選と失敗しない選び方ガイド

「社内の連絡がスムーズに取れない」「情報共有が遅れてプロジェクトに支障が出ている」「テレワーク環境でのコミュニケーションを強化したい」。このような課題を抱えている企業にとって、社内チャットツールの導入は大きな解決策となるでしょう。本記事では、社内チャット導入の必要性から具体的なツール選びのポイント、運用のコツまで、導入検討中の管理職や人事担当者の方に役立つ情報を徹底解説します。

社内チャット導入の必要性

情報伝達の手段は電話からメール、そして今やチャットへと進化しています。単なる連絡ツールと捉えられがちな社内チャットですが、実は組織の生産性や一体感を大きく高める可能性を秘めています。まずは、なぜ今、社内チャットが必要とされているのかを見ていきましょう。

タスク管理工数や会議時間を効率的に使える

社内チャットの活用により、業務外の煩雑なやり取りを大幅に削減することができます。「会議のための会議」や「確認のためのメール」といった非効率な時間を減らし、本来の業務に集中できる環境が整うのです。

プロジェクトごとのチャットグループを設けることで、関係者間での情報共有が即時に行えるようになります。進捗報告や質問・相談もチャット上で完結でき、無駄な会議設定やメールの往復が不要になります。

タスク管理機能を備えたツールであれば、業務の依頼から完了までを一元化して可視化でき、担当者や進行状況の把握も容易です。

これにより、管理にかかる時間や認識の齟齬も抑えられ、効率的な業務推進が実現されます。

メールと比較した社内チャットの優位性とは

長年、社内連絡手段の主流だったメールですが、スピードや共有性といった面では社内チャットに劣る場面が増えています。

チャットでは通知機能によって即時に情報が届きやすく、確認のタイミングも早まります。

また、チャットはプロジェクトやチームごとにトピックが整理されるため、情報の検索性にも優れています。メールのように情報がスレッドに分散せず、必要な情報にすぐアクセスできる点は大きな利点です。

加えて社内チャットはチャンネルに参加している全員が内容を把握できるため、属人化を防ぎ、社内全体の情報格差解消にも貢献します。

テレワーク時代における社内チャットの重要性

テレワークが定着した現代では、対面でのやり取りが減少し、日常のちょっとしたコミュニケーションが失われつつあります。

こうした状況において、社内チャットはメンバー同士のつながりを保ち、チームの一体感を支える重要なツールとなっています。

ステータス表示や活動ログ機能を活用すれば、誰がどの業務に取り組んでいるのかも可視化でき、業務の連携やタイミングの調整がしやすくなります。

雑談用チャンネルの活用によって、社員の孤独感を和らげる効果もあり、心理的なつながりを補完する役割も果たしています。

おすすめの社内チャットツール5選

社内チャットツールの必要性が理解できたところで、次は具体的なツール選びに移りましょう。

ここでは機能や特徴の異なる代表的な5つのツールを紹介します。自社の規模や業務スタイル、既存システムとの連携性を考慮しながら、最適なツールを見つける参考にしてください。

TUNAG

TUNAGは単なるチャットツールではなく、組織改善に特化したクラウドサービスとして、コミュニケーション機能を中心に幅広い機能を提供しています。

特に、デスクワーカーとデスクレスワーカーが混在する環境での利用に強みを持ち、スマートフォンでの操作性も優れています。

特徴的な機能としては、一般的なチャット機能に加え、アンケート・社内報・サンクスカード・日報など、組織運営に必要な機能が統合されている点が挙げられます。これにより、複数のツールを導入する手間とコストを削減できるでしょう。

セキュリティ面では、端末紛失時の遠隔ロックやIP制限など、企業での利用を前提とした機能が充実しています。特に個人情報を扱う業種や、セキュリティ要件の厳しい企業にも安心して導入できるでしょう。

企業規模の大小を問わず、特に現場のスタッフも含めた全社的なコミュニケーション基盤として最適なツールと言えるでしょう。

TUNAG(ツナグ) | 組織を良くする組織改善クラウドサービス

Slack

テック企業を中心に世界中で広く利用されているSlackは、高い拡張性と柔軟性が特徴の社内チャットツールです。1,000以上のサードパーティアプリと連携可能で、既存の業務システムとの統合がしやすい点が大きな魅力です。

チャンネル機能を使えば、部署やプロジェクト、トピックごとに会話を整理できるため、必要な情報を必要な人に届けやすくなります。

また、強力な検索機能により、過去のやり取りや共有されたファイルを素早く見つけることが可能です。

特筆すべきは自動化機能の充実度で、SlackbotやWorkflowsを活用することで、定型業務の自動化や情報収集の効率化が図れます。

一方で、機能が豊富な分、初期設定や運用ルールの策定にはある程度の知識と時間が必要になる可能性があります。特にITリテラシーの高い組織や、開発系の業務が中心の企業との相性が良いと言えるでしょう。

AIによる業務管理とプロダクティビティツール｜Slack

Chatwork

ビジネスチャットツールとして多くの企業に利用されているChatworkは、直感的な操作性とタスク管理機能の充実が特徴です。メールに近い使用感で、チャットツールの導入が初めての企業でも比較的スムーズに移行できる設計になっています。

利用料金体系もシンプルで、フリープランから段階的に機能を拡張できるため、初期コストを抑えながら導入を検討できる点も中小企業には魅力的でしょう。

操作性の高さと必要十分な機能のバランスから、特に中小規模の日本企業との相性が良いツールです。

また、外部パートナーとの共同作業にも対応しており、取引先や顧客とのやり取りも同一プラットフォーム上で行えるのが強みです。

セキュリティ面では、チャットルームごとに参加者を厳密に管理できるため、機密情報の取り扱いも安心です。

Chatwork

Microsoft Teams

Microsoft365（旧Office365）のサービスの一部として提供されているTeamsは、既にMicrosoft製品を利用している企業との親和性が非常に高いチャットツールです。Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリとの緊密な統合が最大の特徴と言えるでしょう。

チャット機能に加え、ビデオ会議やファイル共有、共同編集など、包括的なコラボレーション機能を備えており、単なるチャットツールを超えた統合コミュニケーション基盤として機能します。

特に、リモートワーク環境下でのオンライン会議ツールとしての活用度が高く、チャットから直接ビデオ会議に移行できる点は業務効率化に大きく貢献します。

一方で、多機能であるがゆえに初期設定やユーザー教育には一定の時間が必要となる場合があります。

Microsoft製品をすでに社内で活用している中〜大規模企業には特におすすめのツールと言えるでしょう。

ビデオ会議、ミーティング、通話｜Microsoft Teams

LINE WORKS

LINEの業務版として開発されたLINE WORKSは、多くの人が日常的に使用しているLINEに近いインターフェースで、導入時の学習コストが非常に低いのが特徴です。特に、ITリテラシーにばらつきのある職場や、デスクレスワーカーが多い業種との相性が良いと言えるでしょう。

チャット機能はもちろん、掲示板、カレンダー、ドライブなどのグループウェア機能も備えており、基本的な社内コミュニケーションツールとして必要な機能はほぼカバーしています。また、LINEのような使い勝手でありながら、企業利用に必要なセキュリティ機能や管理機能も充実しています。

小売業や飲食業などの現場スタッフを多く抱える企業での導入実績が豊富で、「全社員がすぐに使いこなせた」「スマートフォンベースの連絡がスムーズになった」といった評価を得ています。シンプルな機能と親しみやすいUIで、幅広い業種・職種での活用が期待できるツールです。

LINEとつながる唯一のビジネスチャット-LINE WORKS

社内チャットツールの選定ポイント

社内チャットツールを導入する際、数多くの選択肢の中から自社に最適なものを選ぶのは簡単ではありません。ここでは、選定の際に注目すべき3つの重要なポイントを解説します。自社の働き方や組織文化に合ったツール選びが、導入後の定着率と効果を大きく左右することを念頭に置いてください。

チャットツールかグループウェアか

社内コミュニケーションツールを選ぶ際、まず考慮すべきなのは「純粋なチャットツール」と「グループウェア機能を備えたツール」のどちらが自社に適しているかという点です。

両者にはそれぞれ特徴があり、自社の業務スタイルや既存システム環境によって最適な選択は異なります。

純粋なチャットツールは、リアルタイムコミュニケーションに特化しており、操作がシンプルで導入ハードルが低いのが特徴です。例えばChatworkのようなツールは、チャットに特化することでユーザーインターフェースがシンプルに保たれており、ITリテラシーにばらつきがある組織でも比較的スムーズに導入できるでしょう。

一方、TUNAGのようなグループウェア機能を備えたツールは、チャット機能に加えてファイル共有、カレンダー管理、タスク管理などの機能が統合されています。

複数のツールを使い分ける手間が省け、情報の一元管理が可能になるメリットがあります。

最適な選択は、現在の業務フローや組織構造によって大きく異なります。トップダウンでの一方的な決定ではなく、実際のユーザーとなる各部門の意見も取り入れながら検討することが重要でしょう。

自社の他ツールと連携できるか

社内チャットツールを単独のソリューションとしてではなく、既存の業務システムと連携させることで、その効果は飛躍的に高まります。

特に社内のワークフローをスムーズにするためには、既存のツールとの連携性は非常に重要な選定基準となるでしょう。

例えば、顧客管理システム（CRM）と連携できれば、チャット上で顧客情報を確認しながら社内で相談が可能になります。

特に重要なのは、連携のしやすさだけでなく、ユーザー体験を損なわない自然な連携ができるかどうかです。

デモ環境や試用期間を利用して、実際の業務フローの中で使いやすいかを検証することをお勧めします。

管理・セキュリティ性能

企業内で使用するコミュニケーションツールには、個人利用のものとは異なる高いセキュリティ基準が求められます。社内チャットでは機密情報や個人情報がやり取りされる可能性があるため、セキュリティ機能と管理機能は特に慎重に評価すべきポイントです。

まず確認すべきセキュリティ機能としては、以下が挙げられます。

• データの暗号化（保存時・通信時）
• 多要素認証の対応
• アクセス制御・権限管理の詳細設定
• ログ監査機能
• 情報漏洩対策（スクリーンショット制限、端末紛失時のリモートワイプなど）
• コンプライアンス対応（GDPR、HIPAA、ISMSなど業界に応じた規格への準拠）

特に金融機関や医療機関、公共機関など、厳格な情報管理が求められる業種では、これらの機能の有無が導入の可否を左右することもあるでしょう。

実際の運用を想定し、「管理者の負担がどの程度になるか」という視点も重要です。

管理・セキュリティ機能は、一般ユーザーにとっては目立たない部分ですが、ツールの長期的な運用や組織のリスク管理において非常に重要な要素です。

機能の豊富さだけでなく、自社のIT管理体制に見合った適切なレベルのものを選ぶことが成功への鍵となるでしょう。

社内チャットを効率的に扱う運用ルール

チャットツールの選定と同様に重要なのが、運用ルールの策定です。適切なルールがなければ、便利なはずのツールが混乱や非効率の原因になる可能性があります。ここでは、効果的な運用ルールの策定方法と具体例を紹介します。

担当者・利用時間について

社内チャットを効率よく活用するためには、「いつ」「誰が」という基本的なルールを明確にすることが重要です。無秩序な使用は、かえってコミュニケーションの混乱や過剰な業務負担を招く恐れがあります。

まず、社内チャットの管理者を決めることが重要です。管理者は単なる技術的な設定担当者ではなく、運用ルールの策定や改善、利用促進の中心的役割を担います。

規模が大きい組織では、全社の管理者に加えて部門ごとの担当者を置くことで、現場に即した運用が可能になるでしょう。

次に、利用時間の設定も重要なポイントです。「いつでもどこでも」連絡が取れるというチャットの利便性は、時として「いつ終わるとも知れない業務」という状況を生み出しかねません。ワークライフバランスを守り、過剰な業務負担を防ぐため、以下のようなルールの検討が望ましいでしょう。

• チャットの利用は勤務時間中のみに限定する
• 業務時間外の返信を推奨しない
• 緊急時は電話など別の手段を用いる
• 緊急の定義を明確化する

これらのルールは文書化し、社内に明示的に共有することが重要です。口頭だけの伝達では解釈にばらつきが生じやすく、特に新入社員や中途入社の社員にとっては、暗黙のルールを理解するのが難しいためです。

ミスコミュニケーションを防ぐためのルール

テキストベースのコミュニケーションでは、表情や声のトーンなどの非言語情報が欠けるため、意図が正確に伝わらないリスクがあります。このミスコミュニケーションを防ぐための明確なルール設定が、効率的なチャット運用には欠かせません。

まず、メッセージの書き方に関するガイドラインを設けることが効果的です。例えば以下のようなルールが考えられます。

• 一つのメッセージには一つの話題のみを含める
• 複数の質問や依頼がある場合は、箇条書きで明確に分ける
• 依頼事項には期限を明記する
• 長文になる場合は、最初に要点をまとめる
• 専門用語や略語は初出時に説明を加える

また、スタンプや絵文字の使用ルールも明確にしておくと良いでしょう。ただし、カジュアルな雰囲気を大切にする企業文化であれば、過度に厳格なルールは逆効果の可能性もあるため、自社の文化に合わせた調整が必要です。

また、新しいチャンネル作成のルールも定めておくと、チャンネルの乱立を防げます。「新チャンネル作成時は目的と想定メンバーを明記する」「利用頻度の低いチャンネルは定期的に整理する」といったルールが有効でしょう。

策定すべきではないルール

社内チャットの運用ルールを考える際、過度に厳格な規制は逆効果になる場合があります。コミュニケーションの自由度や柔軟性を損なわないよう、あえて設けるべきではないルールについても考慮することが重要です。

まず避けるべきなのは、メッセージの文体や表現に関する過度に細かい規制です。「必ず敬語を使用すること」「定型文以外は使用禁止」といったルールは、コミュニケーションを硬直化させ、チャットの即時性や親密感というメリットを損なう恐れがあります。

また、「すべての投稿に必ず反応（いいねやコメント）をつけること」といった強制的なエンゲージメントルールも避けるべきです。これは形骸化したコミュニケーションを生み出し、本来の情報共有の効率を下げてしまいます。

むしろ「重要な投稿には何らかの反応を示す」程度のゆるやかな推奨にとどめるほうが、自然な交流が生まれやすいでしょう。

こうした「策定すべきではないルール」を意識することで、社内チャットが持つ柔軟性と即時性というメリットを最大限に活かしながら、効果的な運用が可能になります。

社内チャット導入は組織改革の第一歩

社内チャットの導入は、単なるITツールの刷新ではなく、より風通しの良い、イノベーティブな組織文化を創造するための重要なステップです。

「どのツールを選ぶか」「どのように使うか」という技術的な側面と同時に、「どのような組織を目指すか」というビジョンを持って取り組むことで、その効果は最大化されるでしょう。

組織改革のツールとして社内チャットを最大限に活用するためには、導入後も継続的な改善と発展が欠かせません。

利用状況の定期的な評価、ユーザーからのフィードバック収集、新機能の試験的導入など、PDCAサイクルを回しながら、より良い活用方法を模索し続けることが重要です。そうすることで、社内チャットは単なる連絡手段から、組織の成長と変革を支える強力な基盤へと進化していくでしょう。

TUNAG(ツナグ)は、こうした組織変革の取り組みを包括的にサポートします。

単なるチャットツールにとどまらず、組織課題の可視化から改善活動の推進まで、一貫したソリューションを提供することで、真の組織改革の実現をお手伝いします。

社内コミュニケーションの改善をきっかけに、より活力ある組織づくりに踏み出してみませんか。

TUNAG(ツナグ) | 組織を良くする組織改善クラウドサービス