店舗と本部間の情報共有を円滑に行う課題とポイントを解説。成功事例も併せて紹介

複数の店舗を抱える企業では、店舗と本部間の情報共有に課題が発生しがちです。原因を把握した上で具体策を実行し、情報共有をスムーズに進めましょう。店舗と本部間における情報共有の課題や解決策、成功事例を紹介します。

店舗における情報共有のよくある課題

多店舗展開をしている企業では、本部からの情報を各店舗がきちんと把握した上で、店舗内のスタッフ全員が情報を共有しなければなりません。しかし、情報共有の仕組みが整っていなければ、次に挙げるような課題が発生しやすくなります。

情報伝達の抜け漏れによるトラブル

店舗における情報共有の課題の一つが、情報伝達の抜け漏れによるトラブルです。本部からの連絡が店舗にきちんと伝わっていなければ、さまざまな問題が発生する恐れがあります。

本部からの連絡は店長が受け取り、店長が店舗スタッフに伝えるのが一般的です。しかし、シフト制を敷いている店舗では勤務時間や出勤頻度によって店長とスタッフがなかなか会わないことも多く、情報が伝わらないままスタッフが仕事を進めてしまうケースもあります。

また、情報共有の仕組みに問題がある場合、店舗の状況を本部が把握できないこともあるでしょう。店舗にしっかりと情報が伝わっているかどうか分からないため、結局は店舗任せの運営になってしまうのです。

非効率なコミュニケーションの影響

電話・メール・チャットツールなど、複数の連絡手段を用いている場合、情報の管理が困難になります。

例えば、仲の良い従業員は連絡を電話やLINEで行い、別の従業員はチャットツールやメールを使って行うといった具合です。これでは、どの段階の情報を誰が把握しているのか、また各従業員が本当に最新の情報を把握しているのかが分かりません。

重要な情報を探すのに手間がかかったり、情報漏れや指示の見落としが生じたりしやすくなるでしょう。

さらに、店舗からの情報はタイミングがまちまちになることが多いため、リアルタイムでの情報把握も難しくなるほか、本部での情報の集約に時間もかかります。

スタッフ間でのコミュニケーションが不足している場合も、情報の共有漏れや誤解が発生しかねません。これらが原因で業務の質が落ちると、顧客満足度も下がってしまいます。

ナレッジが共有されずミスが再発する

店舗スタッフは、日々お客様と接する中で、様々な経験を積んでいます。成功体験や失敗から得た教訓は、他のスタッフにとっても貴重な学びとなるはずです。しかし、多くの場合、これらの貴重なナレッジは個人の内に留まり、組織全体で共有されないままになってしまいます。

ナレッジが共有されない状態が続くと、同じようなミスが繰り返され、顧客満足度や従業員のモチベーション低下に繋がることがあります。また、ある店舗で効果的な販売方法や業務改善が見つかっても、それが他の店舗に共有されなければ、組織全体の成長を阻害する要因になりかねません。

ナレッジ共有は、組織全体の能力向上、顧客満足度向上、そして企業の成長に繋がる重要な取り組みです。社内ポータルを有効活用することで、ナレッジ共有を促進し、より良い組織づくりを目指しましょう。

情報共有をスムーズに進めるための具体策

スムーズな情報共有のポイントを、本部側と店舗側に分けて解説します。情報共有ツールの導入が効果的であることも押さえておきましょう。

本部側で取り組むべきポイント

本部から店舗への情報発信の際には、誰に伝えたい情報なのかを明確にすることが重要です。例えば、店長向けの連絡なのか、フロア担当者向けの連絡なのかを区別することで、情報の抜け漏れを防ぎ、より的確に情報を伝えることができます。

また、情報の発信量を調整することも大切です。毎日大量の情報を発信すると、重要な情報が埋もれてしまい、店舗側が情報の内容を把握しきれなくなる可能性があります。

本当に必要な情報を見極め、発信する情報量を適切に調整することで、重要な情報が確実に伝わるようにしましょう。

そして情報を伝える際には、簡潔で分かりやすい表現を心がける必要があります。長い文章や複雑な表現は、理解を妨げる原因となります。結論を最初に述べ、図表などを活用して、分かりやすく簡潔に伝えることで、店舗側がスムーズに情報の内容を理解できるように努めることが重要です。

加えて、一方的に情報を発信するのではなく、店舗からのフィードバックを収集する仕組みも大切です。アンケートや意見交換会などを実施し、店舗の声を積極的に聞き取ることで、より効果的な情報発信を行うことができます。

これらのポイントを踏まえ、本部から店舗への情報発信を改善することで、組織全体のコミュニケーションを活性化し、業務効率の向上に繋げることが期待できます。

店舗側でできる効率化の工夫

店舗側でも、本部からの情報共有をスムーズにし、業務効率化を図るための工夫がいくつかあります。

まず、情報を受け取る窓口を店長だけに限定してしまうと、店長が不在時や多忙時に情報が滞ってしまう可能性があります。そのため、店長以外にも本部と連絡を取り合える担当者を複数育成しておくことが重要です。副店長やリーダー格のスタッフなどが、代理として情報を受け取ったり、本部に問い合わせたりできる体制を整えましょう。

また、店長が店舗にいなくても情報共有できる仕組みを構築することも有効です。例えば、スマートフォンやタブレット端末を活用すれば、店長は外出先でも本部からの情報を確認したり、本部に報告や連絡を行ったりすることができます。こうしたモバイルワーク環境を整備することで、場所にとらわれずにスムーズな情報伝達を実現できます。

情報共有ツールを導入する

スムーズな情報共有を実現するために工夫しようとしても、連絡手段が電話・メール・チャットツールに限定されている場合は限界があります。店舗内での連絡手段が口頭や連絡ノートしかないケースでも同様です。

情報共有の課題を解決したいなら、情報共有ツールの導入を検討してみましょう。詳しくは次の見出しで解説しますが、紹介してきたさまざまな課題を一気に解決できる可能性があります。

情報共有ツールがなぜ課題を解決するのか

情報共有の課題を一つずつ解決していくのには、時間や手間がかかります。以下のようなメリットを得られる情報共有ツールを導入し、課題解決の効率化を図りましょう。

コミュニケーションの記録と統一化ができる

情報共有ツールを導入すると、本部と店舗とのやりとりを簡単に記録できます。記録した情報はパソコンやスマホからアクセスが可能な上、閲覧権限を設定することも可能です。

また、コミュニケーション手段を一つに統一できるため、連絡手段が多いことによる煩わしさから解放されます。連絡を取ったり情報を見たりしたい場合、ツールにアクセスしさえすればよいのです。

情報共有にかかるムダをなくせる

本部から発信した情報が店舗スタッフに伝わっているか分からない場合、改めて確認の連絡を行うケースもあるでしょう。しかし、情報共有ツールを導入すれば、リアクション機能や既読履歴など、各スタッフが情報を確認した意思を示せるため、二度手間を防げます。

メールや電話など、他の経路で情報共有が行われることもなくなるため、情報の伝達や確認に関する工数を減らすことができます。

また、情報共有ツールならスタッフを限定して情報を送ることが可能です。自分に関係ない情報は届かないため抜け漏れが生じにくくなります。

ノウハウを蓄積・共有し属人化を防げる

情報共有ツールではノウハウの蓄積や共有も可能です。業務効率化や売り上げ向上のコツを店舗間でも共有できれば、組織全体の底上げを図れるでしょう。

情報の蓄積・共有により属人化を防げる点もメリットです。業務ごとのマニュアルやノウハウを誰でも確認できる仕組みがあると、担当者が休んだり辞めたりしても他のスタッフが対応しやすくなります。

情報共有の問題をTUNAGで改善した事例

エンゲージメント向上プラットフォーム「TUNAG」を導入すれば、情報共有の問題解決も図れます。TUNAGで情報共有の問題を改善した事例を見ていきましょう。

タスク完了率が改善し業務効率化を図れた「株式会社ハンズ」

さまざまな生活用品を取り扱う株式会社ハンズには、本部が店舗に指示したタスクの進捗を本部が把握しにくいという課題がありました。この状況をTUNAGのタスク依頼機能で改善しています。

タスクの進捗確認が効率化しただけでなく、店舗間で完了率を共有できるようになったことで、各店舗が他店舗の完了率を意識し始めたのです。結果的に店舗間で競争が発生し、全店舗のタスク完了率も改善しました。

出典：ハンズが取り組む、本部と店舗の「情報共有」と「タスク管理」をスマホアプリで効率化する方法 | TUNAG(ツナグ)

ナレッジ共有でトラブルが改善した「株式会社フォレストファーム」

株式会社フォレストファームは、複数の農産物直売所を運営する企業です。TUNAGの導入前は、ナレッジの蓄積・共有ができていないことを課題に感じていました。

TUNAGを活用して季節商品の売れ行きやイベント内容を蓄積・共有できるようになったほか、さまざまなトラブルが解消されています。また、TUNAGによる売り上げ報告の可視化により従業員の当事者意識が高まったため、4年連続の売り上げアップを実現しています。

出典：農産物直売所「旬の駅」、4年連続で売上アップ。各店舗の知識をアプリで共有し、ペーパーレス化も実現 | TUNAG(ツナグ)

事業部を超えた交流やビジョン浸透も進んだ「株式会社ピーアンドエム」

アパレルやリビング関連の店舗を複数展開する株式会社ピーアンドエムでは、情報共有手段の統一や会社への帰属意識の醸成を図るためにTUNAGを導入しました。

アパレル事業部とリビング事業部のコミュニケーションが活性化されたほか、本部と店舗のつながりも生まれ、ビジョンの浸透も進んでいます。スタッフの意識が変わる様子を見て、理念浸透の取り組みの重要性を強く感じているそうです。

出典：情報共有から帰属意識の醸成まで、TUNAGに一本化：ピーアンドエムが挑むコミュニケーション改革 | TUNAG(ツナグ)

店舗における情報共有の問題はTUNAGで解決

複数店舗の運営においては、情報共有のさまざまな問題が発生します。原因を理解した上で、本部と店舗のそれぞれで効率化の工夫を凝らすことが重要です。

情報共有の問題はツールの導入で一気に解決できる可能性があります。エンゲージメント向上プラットフォーム「TUNAG」を導入すれば、従業員のエンゲージメントを高めながらスムーズな情報共有の実現を図ることが可能です。