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日報というと、どこの会社も行っている業務の一つだといえるでしょう。インターネットの普及とともに、社内の取り組み全般がIT化していく時代の中、日報もIT化が進み、アプリで運用する会社が年々急増しています。では、なぜ日報アプリを運用する会社が増えているのでしょうか？
近年、社内のコミュニケーションに課題があると感じている企業が約8割あります。
その理由としては、
・経営層が社員に会社の方向性や社員に期待していることを伝えていない。
・表面上のコミュニケーションのみで、業務上のコミュニケーションが取れていない。
・コミュニケーションの機械づくりが、意図されていない。
・お互いの問題点や課題を指摘し合わないし、直接言おうとしない。
・部門間や部署間など、役職や拠点が離れると情報共有できない。
など、企業規模や組織の風土によって様々です。
(参照：HRプロ(2016)「社内コミュニケーションに関する調査」結果報告)
上記のような企業が、今「日報アプリ」を利用しています。
日報アプリがなぜ今運用されているのか、メリットや選び方、そして日報アプリのツール5選をご紹介します。
参考：社内アプリとは？事例3社や3つの注意点、作り方について解説 | 社内ポータル・SNSのTUNAG.webp?fm=webp&q=45&w=1440&fit=max)
日報アプリを運用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
日報は、今もなお紙で運用している会社も多いと思います。しかし、一つ一つ直接提出してもらい、確認してから部署単位や個人単位で管理していくという工数がとても大変だと感じている企業は少なくありません。
日報をアプリで運用することにより、ペーパーレス化の促進や管理コストの削減が行えます。それにより、管理者は、いちいち全員から紙の配布や収集をしなくて済みます。また、提出者もスマホやPCで提出できることで、いつでもどこでも報告を行うことができます。
▼関連記事 ペーパーレス化とは？ 方法・メリット・事例を紹介
日報を通したやり取りは基本、提出した人↔受け取った人の2者間で成立するものです。例えば、日報の内容に沿って面談を行ったり、マネージャーが新人の日報を見て、次のマネジメント施策を考えたりするといったような具合です。しかし、アプリで運用することにより、日報内容が全社員に共有され、1↔nのやり取りが生まれます。つまり、社内のコミュニケーションが活性化するのです。例えば、営業部のAさんが日報で、「今日は、〇〇のようなトークを意識して話すと、相手から購入の合意をいただきました！」という内容を共有したとします。その日報を見た同期のBさんは、「具体的にどうしたのか詳しく知りたい！」とAさんに聞きに行くコミュニケーションが生まれたり、上司のCさんは、「もっとこうすればより良くなりそうだ、アドバイスしよう。」といったタイムリーなフィードバックが生まれたりします。
関連記事：作業報告書の書き方のポイントと電子化のメリット・デメリット | 社内ポータル・SNSのTUNAG紙運用の日報は、項目が予めフォーマット化されており、それに沿って記入するようになっています。いつも同じ内容で、読んでも何も成長が感じられないなと思った上司の方もいらっしゃるのではないでしょうか。人間誰でも飽きがくるもので、いつも同じ内容だと、書くことが目的になってしまい、日々の振り返りや部下のマネジメントという本当の目的を見失ってしまいがちです。
アプリでの運用であれば、定期的に内容を変えることが可能です。例えば、「最近、経営理念や行動指針が浸透できていないな。」という時に、日報の内容の中で、【今日意識した経営理念・行動指針】という項目を作って、従業員が常に意識できるような環境にできます。また、「日報を主体的に楽しく提出してもらいたい」という企業は、【写真・動画欄】を追加して、カジュアルな日報提出をしてもらうこともできます。組織の風土や文化に合わせて、日報をカスタマイズできるのは、管理者にとっても提出者にとっても良い影響を与えるでしょう。
日報をアプリで運用すれば上記のようなメリットが得られるのかといえば。必ずしもそうではありません。利用してみたら、今まで使っていた紙の日報のほうが楽だったというオチは最悪です。そこで、日報アプリはどのような基準で決めるべきかをお伝えします。もし、日報アプリを検討する場合はぜひ参考にしてみて下さい。
そもそも日報を運用する目的や日報をアプリに変える目的が明確でなくてはいけません。日報アプリができることと、自社でやりたいことのズレが生じて結局うまく利用できなかったということがよくあります。また、利用しているものの、本来目的としていた組織課題の解決に役立っているかといえばそうでもない状況が生まれてくることもあります。せっかく時間とお金をかけて、導入した日報アプリは最大限活用しなければ、費用対効果も出てきません。だからこそ、日報アプリの目的や期待している効果を予め明確にしてから利用すべきです。そうすることで、日報アプリの活用方法も考えやすくPDCAを回しやすくなるでしょう。
日報をアプリで運用するにあたって、最も期待する点は何でしょうか？
おそらくコスト面ではっきりと分かるペーパーレス化できる点であったり、社内状況の可視化ができる点でしょうか。これらのメリットはおそらくどの日報アプリを導入しても実現できるでしょう。しかし、日報アプリの効果はもっとたくさんあります。その中でも大きなメリットが、企業に合わせて日報のテンプレートをスマホやPCで簡単にカスタマイズできる点です。企業は、業種業態、従業員数、男女比、年齢層、拠点、部署などによって日報の内容は様々です。また、これらの要因は、年々変わっていくものです。企業は変化しているが、日報内容はずっと変わらなかったり、部署によっては書きにくい項目があったりするといったような状況が少なからずあるのではないでしょうか。日報アプリは、こういった企業の形態に合わせてテンプレートをカスタマイズできます。例えば、営業部の日報は予算やKPIの進捗、商談の内容、商談で良かった点、改善すべき点..etc、採用部の日報は採用人数の進捗、業務の進捗、採用セミナーの内容、面接者の感触..etcといったように、共有内容は異なるので、部署ごとに日報を設定し運用します。また、日報内容に書きづらい項目があれば、随時カスタマイズできたりします。そのあたりのカスタマイズ性が高い日報アプリほど組織にタイムリーに適した運用が可能になります。
▼関連記事 ノーコードアプリとは？ローコードとの違い、注目されている背景を解説！ | TUNAG日報アプリを運用することで、コミュニケーションが格段に取りやすくなります。同じフロアにいるけども話さない人や、拠点が離れてしまった同期などのリアルタイムな情報が共有されるので、コミュニケーションのきっかけが生まれます。しかし、きっかけが生まれるだけでは実際のコミュニケーションにつながらない可能性もあります。2-2で記載したようなコミュニケーションを生むために、日報にコメント欄がついていたり、投稿されると通知が来たりなど、様々な仕組みが日報アプリにはあります。そういったコミュニケーションが取りやすい仕組みを自社の風土に合わせて検討材料にすると良いでしょう。
日報で業務の振り返りをしているという方はどれぐらいいるでしょうか。日報の目的の一つに、自身の業務の振り返りがありますが、過去の日報を振り返って見ているという方はほとんどいらっしゃらないでしょう。紙で運用している企業は、上司や管理部で管理している事が多いので提出者はなおさら振り返りができません。その日だけの振り返りではなく、過去の振り返りも行うことで、以前と比較してどこが成長していて、改善点はどこなのかを長期的に見ることができます。
さらに、見ている人が上司や管理部ではなく本人なので、より主体性を持って振り返りを行い、次のアクションに活かしてくれます。こういった振り返りがしやすい仕様(過去の日報がストックされている、自身の日報を検索できるなど)の日報アプリを利用すると、より上手く活用できるでしょう。
・アプリでいつでもどこでも提出
マルチデバイスでPC・スマホのどちらでも閲覧・提出可能なので、営業で外出中でも手軽に使うことができます。また、画像・ファイル・動画・位置情報などを添付可能です。そして、SNS風の見慣れたデザインなのでストレスを感じることなく、提出することができます。
・タイムラインでかんたん確認
提出のフォーマットを統一することができます。また、フォーマットが統一されるため、分析もかんたんに実施できます。さらに、「コメント機能」で双方向のコミュニケーションを実現し、上司・部下間のフィードバックにも手間がかかりません。未提出者もかんたんに管理でき、未提出者へのリマインド通知も自動で行われます。
・過去の情報に手軽にアクセス
部署ごとにログイン率や提出率を細かく分析できます。また、過去の投稿も「フィルター機能」でかんたんに振り返ることができるので、重要な情報や振り返りたい情報にすぐにアクセスできます。さらに、提出率や既読率などのCSV出力も可能なので、改善ポイントもすぐに分かり、次の対策が適切に行えます。
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テンプレートはいくつでも作成可能で、職種や立場に応じて項目を設定でき、内容が統一されます。情報整理ができて、欲しい情報が漏れなく集まります。
・現場のムリを解決
「SNS☓日報」の仕組みで、コメント欄からすぐに返事できたり、いいねを押すことができます。面倒な日報が楽しくなる仕組みがあります。
・時間のムダを解決
タイムライン形式でスラスラ読めます。PC・スマートフォン・タブレットに対応しており、いつでもどこでも日報報告のチェックができます。
・5分で日報提出
自分のスマホからどこでも簡単に十分な情報を含んだ日報を作成できます。会社に戻らなくても、移動中で日報を提出できます。
・GPS情報を活用して写真を自動仕分け
あらかじめ「エリア」を設定していれば、写真の位置情報で「エリア」によって自動仕分けをしてくれます。
・写真に書き込みで誤解とは無縁 コメントする際に、写真に直接矢印や線を引けるので、誤解の生まれないコミュニケーションが可能です。
・様々な業務と紐付けできる
顧客や案件に紐づけて日報を入力、提出できるので、労務時間集計や日々の業務の情報をストックできます。
・承認機能と検索機能、コメント欄
上司の承認機能があったり、検索機能で顧客ごとのカスタマー履歴を確認できたりします。また、コメント欄があり、コミュニケーションを図ることが可能です。
・時間節約が可能
報告書はワンクリックでダウンロードでき、定期的な自動生成も可能です。
・案件別に稼働量を見える化
案件ごとに稼働内訳を把握することで、テコ入れや損切りといった適切な判断の材料になります。また、案件終了後には見積と比較することによって、計画と実働がどこで違ったかの今後の事業判断も支援します。
いかがでしたでしょうか？
日報アプリは、様々な目的によってツールの機能が異なります。
・利用目的を明確にする
・カスタマイズ性の高さ
・コミュニケーションの取りやすさ
・振り返りのしやすさ
上記4ポイントを踏まえて、何のツールを使うべきなのか？しっかり比較した上で導入を決めていただければと思います。
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