社内の情報共有や業務効率化を図るツールとして注目される「グループウェア」。多様な働き方が進む中、スマホ対応や操作性、セキュリティなど選定時のポイントも多岐にわたります。
本記事では、グループウェアの基本機能から選び方のコツ、導入後によくある課題までを詳しく解説。スマホ対応のおすすめアプリもご紹介します。
グループウェアとは、社内でのコミュニケーションや情報共有を円滑にしたり、業務効率化を実現したりするために各種ツールが統合されたソフトウェアです。
リモートワークなど多様な働き方を採用する企業も増えている中、複数人で進める業務やプロジェクトで円滑なコミュニケーションが取れないという課題を抱えていることがあります。このような時に活用していただきたいのがグループウェアです。
グループウェアは、チームで仕事をする際に役立てる機能を多く備えており、業務効率化に貢献するツールとして、近年多くの企業で活用されています。
グループウェアは、情報共有やコミュニケーション、業務効率化などにつながる便利な機能を多数搭載していることが特徴です。ここではグループウェアで使える主な機能について紹介します。
なおこれらの機能は、一般的なグループウェアの機能の一部であり、製品やサービスによって異なる場合があります。組織のニーズや目的に合わせて最適な機能を選択することが重要と言えるでしょう。
メンバーが予定を共有し、スケジュールを調整できます。
さらに、共有カレンダー機能を通じて、メンバーが予定を調整したり会議を設定することも可能です。
ファイルや文書を共有し、複数のユーザーが同時にアクセス・編集できます。クラウド上で管理するため、いつでもどこでも必要な情報にアクセスでき、時間の短縮につながります。
メンバーを登録し、情報・スケジュールを共有することで、プロジェクトの進捗状況やタスクの割り当て、優先順位の設定などを管理できます。これにより、プロジェクトの進捗管理をわかりやすく見える化することが可能です。
グループウェア上で、営業報告書や打合せなどの議事録で作成したレポートをメンバーと共有することができます。外出先や商談の場からリアルタイムで報告できるため、スピーディな情報共有ができます。
社内における組織図の共有ができます。社員全員が組織構成を把握できるため、より円滑なコミュニケーションが実現します。社員のデスク配置図を可視化して表示することで、社員同士の顔やデスクの場所などを把握できます。
グループやプロジェクトごとに メンバー同士がリアルタイムでメッセージの送受信や共有ができます。メールでは、さまざまな情報が入り乱れるため、情報を見落としてしまったという経験をした方も少なくないでしょう。このような悩みも、グループウェアのチャット機能を利用することで、チャット履歴をいつでも確認でき、入り乱れたメッセージの見逃しを防止することが可能です。
Webブラウザ上で利用できるメール機能も搭載されています。インターネット環境があればメールを受送信できるので、一つの端末に制限されないことが利点と言えます。普段使用しているメールクライアントから送受信が行えるものや、迷惑メール対策、誤送信防止機能がついているものなどがあります。
オンライン上でメモが保存できる機能です。オフライン上で作成するPCのメモ機能と異なり、グループウェアのメモ機能は、外出先やスマホ・タブレットからも確認・利用できるといったメリットがあります。
メンバーの在席・離席状況を確認できる機能です。グループウェア上に社員がいるのか確認できるため、リアルタイムに連絡のやりとりができるでしょう。
さらにタイムカードと連携すると、打刻した際に自動でグループウェア上に反映されるため、社員の勤怠状況もリアルタイムで把握できます。
グループウェアの中には、メンバーがオンライン上でビデオ会議を行い、リモートでのコミュニケーションを実現できるツールもあります。
タスクの作成や割り当て、優先度の設定、進捗状況を管理できます。期限を設定し、アラート通知をすることで、期日漏れを防止することが可能です。
一連の業務プロセスを自動化し、効率的なワークフローを構築できます。管理者はインターネットがつながっている環境であれば、グループウェアにアクセスし、外出先からも承認することができるため、未承認案件が溜まるといった事態を防ぐことができます。
社員の出退勤を記録・集計し、勤怠管理システムに連携できる機能です。指定ネットワーク以外からの打刻を禁止することもできるので、社外からの不正打刻を防止することも可能です。
重要な予定やタスクの期限、変更などに関する通知を設定できます。
災害時や緊急の際に安否確認をする機能です。万が一の緊急時にこの機能を活用することで、全社対応や社員の安否確認を素早く行うことができます。
プロジェクトやタスクのデータを収集し、レポートや分析結果を生成することが可能です。
プロジェクトやチームのパフォーマンスを評価し、改善点を見つけるための指標を提供してくれます。
グループウェアには非常に多くの製品があり、自分の会社に合ったものを適切に選ぶことはとても難しいです。グループウェアの導入を検討する際は、次のポイントを押さえて選ぶようにしましょう。
外出先やリモートワーク、店舗での勤務など、多様な働き方の中で業務効率化を進めていくためには、グループウェアがスマートフォンで使用できるかどうかはとても重要です。
PCでしか使えないグループウェアでは、業務上の連絡が滞り業務効率が落ちてしまいます。最近のグループウェアではスマートフォンアプリが用意されていることが多いですが、すべてのグループウェアがスマートフォンに対応しているとは限らないので、確認して導入するようにしましょう。
また、よく使用する機能がスマホに対応しているかどうかも確認するようにしましょう。
グループウェアを導入する際は、導入にかかる初期費用や月額費用といった運用コストが、組織の予算に見合った金額かどうか照らし合わせて検討しましょう。月額料金やユーザーライセンスに加え、追加機能やストレージ容量の拡張にかかる追加費用の確認も忘れてはいけません。
グループウェアは、取引先の商談状況や社員に関する重要な情報を管理することから、情報漏えいにつながるリスクもあります。そのため、グループウェアを選定する際は、データの暗号化、アクセス制御、バックアップと復元の仕組みなどが適切に実施できるかなど、セキュリティ機能が充実しているかチェックすることも大切です。
スマートフォンに対応したグループウェアであれば、どこでも簡単に必要な情報を確認できるため、業務効率化が期待できます。ここでは、スマートフォンに対応するグループウェアを5つご紹介します。
サイボウズOfficeは、サイボウズが提供するグループウェアです。チャット、タスク管理、スケジュール管理、ドキュメント共有など豊富な機能を備えています。PCと同じように、スマートフォンからでもサイボウズ Officeの情報を確認し、円滑に業務を進めることができます。
Microsoft 365（旧Office 365）は、マイクロソフトが提供するクラウドベースのグループウェアです。プライベートでの利用から企業、教育機関など幅広いユーザーに利用されています。メールやチャット、カレンダー、ドキュメント作成、ファイル共有などさまざまな機能が使用できます。
Google Workspaceは、Googleが提供するクラウドベースのグループウェアです。GmailやGoogle ドキュメント、カレンダー、ドライブなど、ビジネスで役立つツールが揃っています。
ドキュメントやスプレッドシートなどグループウェア上で文書の作成に加え、複数名での編集が可能です。そのほか、リアルタイムのコラボレーション機能やビデオ会議ツールのGoogle Meetなども利用できます。
desknetʼs NEOは、富士通が提供するグループウェアです。中小企業から大企業に加え、1,000以上の政府機関や自治体などで導入されています。
スケジュール管理、タスク管理、ドキュメント共有、ワークフロー管理といった業務を円滑にしてくれる25以上の機能を搭載しています。
J-MOTTOは、リスモン･ビジネス･ポータル株式会社が提供しているクラウド型のグループウェアです。「desknet’s NEO」を元にしたサービスで、スケジュール共有や情報発信、ワークフロー申請といった26の機能が低価格で利用できます。
グループウェアの導入は業務効率化などのメリットがある一方で、デメリットも存在します。ここでは、グループウェア導入後の企業でよくある課題を4つ紹介します。
社員の習慣や抵抗感から、グループウェアの導入後、社員がツールを積極的に利用せず、既存のコミュニケーション手段やツールを継続して使用するケースが少なくありません。
ツールのメリットや利用方法を明確に伝えるといったことや、社員に対してトレーニングやワークショップを実施し、ツールの使い方や効果的な活用方法を指導するといったことが必要でしょう。
グループウェアは業務効率化を目的として導入されていることが多く、部署やプロジェクトごとにグループを作成してコミュニケーションが行われることが多いです。そのため、部署や拠点を超えたコミュニケーションの活性化には不向きです。
部署や拠点を超えたカジュアルなコミュニケーションの活性化を求める場合には、社内SNSなどの導入を検討すると良いでしょう。
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社内SNSとビジネスチャット、グループウェアとの違いを理解する
グループウェアを導入しても、全社員にアカウントが用意されていなかったり、店舗にひとつのアカウントのみ用意されている場合は、現場のスタッフへの情報が届きにくくなってしまいます。グループウェアを導入する場合には、費用や運用方法を考慮し、全社員共通で使用できるようにしましょう。
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『TUNAG』は、業務効率化や情報共有の一元化はもちろん、拠点や部署を越えたコミュニケーションの活性化もできるプラットフォームです。スマホアプリやPCから利用でき、社内コミュニケーションの活性化・情報共有・業務効率化などを目的に、多くの企業で活用されています。
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