職場環境を改善するアイデア15選！成功事例や改善ステップを解説

従業員の満足度や生産性を高めるためには、日々業務をする職場環境を整え、働きやすい環境を構築することが重要です。昨今では、各社が社内交流の活性化や業務環境の改善、福利厚生などの様々な側面から職場環境の改善に取り組み、採用力の強化・定着率向上を目指しています。

その一方で、「職場環境を改善していきたいが、具体的なアイディアがなくて困っている」「そもそも職場環境を改善すべきタイミングなのかわからない」とお悩みの経営者や人事総務、管理担当の方も多いのではないでしょうか。現状の組織課題を分析せずに職場環境の改善に取り組もうとすると、従業員からの反感を買い、従業員満足度や生産性を低下させる原因にもなってしまうので注意が必要です。

そこで本記事では、職場環境改善の施策ネタや手順を、職場環境の改善に成功した事例を交えて解説していきます。職場環境を改善するためのポイントを押さえ、ぜひ参考にしてください。

【ハード面】職場環境を改善するアイデア5選

職場環境を改善することは、従業員の満足度を高め、生産性を向上させるために重要です。職場環境の改善はハード面とソフト面の2軸から考えることができます。まずは、ハード面における職場環境を改善するアイデアを解説します。

緑を増やして、ストレスの緩和を目指す

オフィスに植物を設けることで、空気が浄化され適切な湿度が維持されるため、快適なオフィス空間が作られます。さらに、視覚的な癒しによって、従業員のストレス軽減も期待でき、集中力や生産性の向上に寄与します。

オフィスの面積が広い場合、至るところに観葉植物を設置すると多くのコストがかかるため、休憩室や食堂などに場所を限定するなどの工夫が必要になります。また、植物が枯れたり落葉しないように、定期的に手入れして清潔なオフィス空間を維持することも重要です。

オフィスの禁煙や分煙を推進する

禁煙や分煙により、非喫煙者が受動喫煙の害から守られ、健康リスクが低減します。また、空気の質が向上し、快適な労働環境が提供されることで、従業員の集中力の向上にも繋がります。

その一方で、喫煙する従業員に対しては休憩の場所を減らす取り組みとなり、ネガティブな影響を与えてしまうため、「喫煙室を設ける」「喫煙できる近くのスペースを案内する」などのフォローも重要です。

清潔なオフィスや洗面所を維持する

清潔なオフィス環境を維持することで、従業員は臭いやゴミに気を使わずに業務に取り組むことができます。企業文化によっては、従業員自身が清掃活動に取り組むことで、組織の一体感を高めたり、オフィスへの愛着を育むことにも繋がります。

また、清潔な環境は企業のイメージ向上にも繋がり、訪問者や顧客に良い印象を与えるというメリットもあります。

オフィス内の気温や湿度を快適な状態にする

オフィス内の気温と湿度を適切に保つことは、従業員の快適さと集中力を維持し、生産性の向上に繋がります。労働安全法の事務所衛生基準規則の第二章第五条によると、空気調和設備を設けている場合は、気温を18度以上28度以下、相対湿度を40%以上70%以下にする努力義務があると定義されています。また、同規則の第二章第四条では、事務室の気温が10度以下の場合、適切な温度調節を行う暖房機器の設置を行う必要があるとも明記されています。

特に業務を実施する場所によって、気温や湿度が大きく変わることもあるため、従業員の声に耳を傾け調整を行うことが重要です。適切な温度管理ができていない場合、熱中症や風邪を発症する原因にもなるため、労務管理の面から適切な投資を行っていきましょう。

作業負荷を軽減するITサービスや設備を導入する

ルーティーンワークや重労働となってい作業に対して、適切なITサービスや設備を導入することで、業務効率化や従業員の身体的な負担を軽減する効果が期待できます。

例えば、紙で行っている申請や承認の手続きをデジタル化するワークフローシステムや、製造業であれば産業ロボット導入によるRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などがこれに該当します。

ITサービスや設備に投資を行うことで、仕事の質が向上し、ミスの減少や残業時間の削減にも繋がります。

これらの改善は、大規模な投資が必要なものだけではありません。小売業界などでは、立ち仕事が従業員の身体的な負担につながっているという理由から、レジカウンターに椅子を設置して座りながら接客や業務ができる環境を整えている企業もあります。従業員の声に耳を傾け、問題となっている箇所から、少しずつ負荷を軽減していくことが重要です。

【ソフト面】職場環境を改善するアイデア10選

ソフト面における職場環境を改善する取り組みは、ハード面よりもコストを抑えて実施できることが多いです。ここでは、職場環境を改善するソフト面のアイデアを解説します。

部署、チームを超えた交流を促進する　（社内コミュニケーションの活性化）

社内のコミュニケーションを促進する一つの方法として、社内イベントやサークル活動を企画することが挙げられます。

例えば、共通の趣味を持つ社員が集まるサークル活動や、社内での楽しいイベントの開催は、気軽に参加できる環境を提供します。

また、仕事の話から離れてリラックスできる食事会や、趣味に関連した軽い勉強会なども有効です。これらの活動を通じて、社員同士が異なる部署やチームにいても、互いに知り合い、理解を深める機会を持てるようになります。

正確かつ迅速な情報伝達を行う　（社内コミュニケーションの活性化）

正確かつ迅速な情報伝達を行うため、多くの企業はオンラインの情報共有ツールを導入しています。これらのツールには、リアルタイムでのチャット機能、ビデオ会議、ファイル共有など、コミュニケーションを円滑にする様々な機能が備わっています。無料で提供されるプラットフォームも多く、予算が限られている場合でも手軽に始められます。

これらのツールを使用することで、チームメンバー間での情報共有が迅速かつ容易になり、意思決定プロセスも加速します。

業務プロセスや申請承認をデジタル化する（業務効率化）

業務をデジタル化することで、紙に依存する作業をデジタル形式に変え、作業効率を飛躍的に高めることができます。

ペーパレス化はその一例です。文書をデジタル化することで、ファイルの管理が簡単になり、情報へのアクセスと共有が速やかに行えるようになります。これにより、紙の書類を探したり、整理したりする手間が省け、業務がスムーズに進行します。

また、電子機能の導入も重要です。電子署名やオンラインでの文書共有など、デジタル技術を活用することで、業務プロセスを一層効率化できます。

情報共有ツールを一元化する　（業務効率化）

情報共有ツールの一元化は、チーム内の情報共有を効率化する重要なステップです。複数のツールを使用すると情報が散在し、作業効率が低下することがあります。一方で、一元化されたツールを使用することで、情報を迅速に共有し、アクセスすることができ、チームの生産性が向上します。

また、投資対効果が低いツールの使用を見直し、必要でなければ廃止することも大切です。すべてのツールがすべての組織にとって有益とは限りません。定期的にツールの利用状況と効果を評価し、コストと利益を天秤にかけることで、最も効果的なツールセットを維持できます。

このようにして、必要なツールだけを厳選することで、業務の煩雑さを減らし、効率的なワークフローを構築することが可能となります。

多様な働き方を推進する　（ワークライフバランスの促進）

多様な働き方を推進する具体的な取り組みとしては、一つめに「リモートワーク」の導入があります。これにより従業員は通勤時間を削減し、仕事と私生活のバランスを取りやすくなります。

また「フレックスタイム制度」を導入することで、従業員が自分の生活リズムに合わせて仕事の開始・終了時間を選択できるようになり、柔軟な働き方が可能になります。

そのほか「休暇制度」の充実も、リフレッシュの機会を提供し、ストレスの軽減につながります。

これらの取り組みにより、従業員は仕事と私生活のバランスをより良く保ちながら、充実した日々を送ることができるようになります。

福利厚生を充実させる　（ワークライフバランスの促進）

福利厚生を充実させるために健康保険や厚生年金の提供は、従業員が安心して長期間働ける基盤を作ります。これらの福利厚生は、従業員の健康維持と将来の安心感を支え、職場の満足度や忠誠心を高める効果があります。

充実した福利厚生プログラムは、従業員が仕事とプライベートの両立を図りやすくすることで、全体の生産性向上にもつながります。

報酬制度を見直す　（人事評価）

公正な人事評価の一環として、報酬制度の見直しは極めて重要です。具体的には、給与の増額や昇進制度の見直しが含まれます。このような取り組みは、従業員が公正に評価されていると感じさせ、モチベーションの向上につながります。

また、明確かつ公平な報酬制度は、従業員の業務への取り組みを促し、組織全体の生産性を高めることが期待されます。

評価の内容を従業員にフィードバックする　（人事評価）

評価の内容を従業員にフィードバックするために1on1の面談や人事面談を通じて、具体的な評価内容と成長に向けたアドバイスを行いましょう。このプロセスは、従業員が自身の強みや改善点を理解し、個人の成長を促進するために不可欠です。

適切なフィードバックを行うことで、従業員の仕事における満足度と組織へのコミットメントを高める効果があります。

適切な人材配置を試みる（人材配置）

各従業員のスキルや適性に合った役割を与えることで、新たなスキルの習得や活躍の推進に繋がり、組織全体の活性化が期待できます。

従業員の経験やスキルに明らかに見合わない人材配置は、業務の質やスピードを低下させるだけではなく、人間関係の悪化を招く要因にもなり、最終的には離職率の低下に繋がりかねません。従業員が現在の部署で活躍できているか、貢献できているかを1on1や評価制度を通じて確認し、会社全体として最適な人材配置ができるようにしましょう。

スキルアップの機会を充実させる（人材教育）

従業員はスキルアップは通じて、日常業務をスムーズに進められたり、成功体験を多く積めるようになるため、働きがいやモチベーションが向上します。また、スキルアップした従業員が別の従業員に対してもレクチャーを行うことで、スキルアップの好循環を生み出すことが可能です。

企業としても各従業員のスキルアップが、業績や組織の活性化に大きく寄与するため、研修やOJTの制度だけではなく、資格取得や書籍購入補助などの自己研鑽を促す制度を設けることが重要です。また、このようなスキルアップやキャリアップに関する制度を充実させることは、企業のアピールポイントにもなるため、自己成長を積極的に求める優秀な人材の確保も期待できるでしょう。

職場環境を改善することで得られる効果

社内の職場環境を改善することでどのような効果を得ることができるのでしょうか。主に得られる2つの効果を紹介します。

離職率の低下が期待できる

職場環境を見直し、改善することで、従業員の離職率を減少させることが期待できます。

適切な業務体制や評価制度を整えることにより、従業員は職場での仕事に安心感を持ち、モチベーションが高い状態で業務に取り組めます。安心して働ける環境は、従業員の満足度を高め、長期的な人材の定着を促します。

また、離職に伴う採用や育成のコストを抑えることもでき、組織全体の安定に寄与します。職場のストレスが原因で心身に不調をきたすケースも減少し、結果として人材流出のリスクを低減させることができます。

職場内の人間関係が良くなる

職場におけるストレスの大きな要因の一つが人間関係であり、この問題を解決するためには積極的なコミュニケーションの促進が不可欠です。

例えば、上司との定期的な面談の設定や、職場内での相談窓口の設置は、従業員同士の距離感を適切に保ちながら問題を解決する手段となります。

また、従業員が好きな場所で仕事をすることができる「フリーアドレス制」の導入により、対人関係の改善につながっている企業もあります。

職場環境を改善する3つの手順

職場環境の改善は、具体的にどのような手順で進めていけばよいのでしょうか。ここでは、3つの手順を紹介します。

職場環境の状態を分析する

職場環境を向上させるための第一歩は、現状の環境を多角的に把握することです。この過程では、人間関係、業務の効率化、ワークライフバランス、そして評価及び報酬の4つの主要領域に注目します。各領域の問題点を明確にすることで、改善すべき具体的な方向性が見えてきます。

この段階では、全従業員が自由に意見を共有できるような環境を整えることが大切です。匿名のアンケートや面談を通じて、本音を引き出しましょう。

従業員一人ひとりの声を大切にすることで、真に必要とされる改善策が見えてきます。

組織課題に合わせた施策に取り組む

職場環境の状態を把握し、課題が明確になったあとは、それらを解決するための具体的な施策を立案する必要があります。しかし、すべての課題に同時にアプローチすることは、コストや時間の面から見ても現実的ではありません。

そこで重要なのは、課題の優先度を決定し、可能な限り順を追って施策を実行していくことです。施策を策定する際には、職場の安全性や衛生規範を遵守するための法規制を検討することも不可欠です。施策は、すべての従業員が参加しやすいものを選び、一部の従業員にだけ負荷がかからないように配慮することが大切です。

さらに、厚生労働省による「職場環境改善ツール」のような無料の支援ツールを活用することで、組織の課題をより効率的に解決し、改善された職場環境を実現することが可能です。職場環境改善に役立つツールを知りたい方は、厚生労働省のサイトhttps://kokoro.mhlw.go.jp/manual/をご覧ください。

施策の効果を測定し、継続可否を検討する

施策を実施したあとは、その効果を測定し、必要に応じてさらなる改善を図ることが重要です。施策の実施はゴールではなく、その結果と影響を検証する必要があります。

実際にどのような成果が得られたのか、また施策自体に改善の余地がないかを検証します。可能であれば具体的なデータをもとに効果を評価し、データが取りづらい場合は従業員との面談やアンケートを実施し、それらのフィードバックを通じて成果を把握します。

すべての問題が一度の施策で解決するわけではないため、実施後も問題が残る場合は、さらなる施策を計画し実行します。

このようにして、継続的なPDCAサイクルを回し、職場環境の質を次第に高めていくことが大切です。

職場環境の改善に取り組んだ事例

職場環境の改善に取り組んだ企業の事例を3社紹介します。

社内コミュニケーションの活性化に成功した事例

株式会社ピーアンドエムは、レディースファッションとインポート寝具を展開する企業で、約300名の従業員がいます。

同社は、従業員間のコミュニケーション不足と帰属意識の低さを課題として捉え、これを解決するためにTUNAGを導入しました。TUNAGの導入により、店舗スタッフと本部間の情報共有が強化され、社内のコミュニケーションが活発になりました。

とくに、個人SNSを用いた情報共有に伴うセキュリティリスクの解消や、帰属意識の醸成に大きな効果が見られました。

TUNAGを通じて、日報の共有、会社からのお知らせ、接客ノウハウの共有などが行われ、従業員同士のコミュニケーションが促進されたことで、売上高111％の向上や業務効率化にも寄与しました。

事例記事はこちら＞＞情報共有から帰属意識の醸成まで、TUNAGに一本化：ピーアンドエムが挑むコミュニケーション改革

情報共有ツールを一元化し業務効率化に成功した事例

株式会社プレジャーカンパニーは、関東を中心にエスニック、イタリアン、和食、中華料理などの飲食店を展開しています。

同社は、報連相の抜け漏れや情報共有の非効率性に課題を感じており、これを解決するために「TUNAG」を導入しました。「TUNAG」の導入により、報連相、QSC（品質、サービス、清潔）、理念浸透などのさまざまな取り組みを一元化し、業務効率化を実現しました。

また、ツールの一元化により、報連相の抜け漏れが減少し、福利厚生の面でも従業員からの好評を得ています。「TUNAG」を通じてエンゲージメントの向上を図り、従業員が楽しく仕事ができる環境を目指しています。

事例記事はこちら＞＞飲食業界の報連相を、ツール一元化で改善。プレジャーカンパニーの「なるべく1つのツールで完結させるDX」とは？

業務をDX化し、本部と店舗の迅速な情報共有を成功させた事例

株式会社活美登利は、東京、神奈川、千葉に10店舗を展開し、ハワイにも店舗を構える回転寿司チェーンです。約300名の従業員が在籍しており、本部と現場の情報共有の難しさや各種申請業務の煩雑さに直面していました。

これらの課題を解決するために、同社はTUNAGを導入しました。

TUNAGの導入により、本部からの情報が迅速に店舗スタッフに届くようになり、店舗間のコミュニケーションも活発になりました。

また、日常業務の報告や情報共有、コミュニケーションの幅広い活用が可能になり、業務効率化が実現しました。TUNAGを通じて、経営層からのメッセージ配信や月間表彰など、称賛文化の醸成にも取り組んでいます。これにより、従業員間の関係性改善や業務のペーパーレス化、コスト削減にも寄与しています。

事例記事はこちら＞＞店長で止まっていた情報が、アルバイトまで行き届く。回転寿司店が現場DXを推進し、称賛文化の醸成に取り組む

まとめ | 職場環境を改善するためには

職場環境を見直し、改善することは、従業員の満足度や健康はもちろんのこと、企業業績や生産性向上にも直結します。良好な職場環境は健全な経営の基盤となるため、優先して取り組むべき重要課題です。職場環境を改善するためには、以下の手順で進めていくことが大切です。

・職場環境の状態を様々な観点から分析する

・組織課題に合わせた施策に取り組む

・施策の効果を測定し、継続可否を検討する

また、職場環境を改善する際には、本記事で取り上げたアイデアを参考に、企業は段階的に環境改革を進めていきましょう。