リモートで働く場合、どのツールを業務に使うかは重要な選択です。ツールによって業務範囲や機能が異なり、働き方と合わなければそれだけ業務効率を落とすことになりかねません。この記事では、リモートワークで起きる課題の正体から、ツールの種類と選び方、おすすめの5製品、定着までの進め方を解説します。
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リモートワークでは、出社とは異なる課題がいくつも発生します。中でも大きな課題となるのが「コミュニケーション」です。
リモートワーク実施時に、社内でどのようなコミュニケーション課題が発生するかを解説します。
オフィスなら、移動中や休憩中に自然と社員同士が声をかけられますが、リモートワークではこうした機会は自然と失われます。
その結果、同僚や部下の変化に気付くのが遅れたり、気軽に話せなくなることで仕事で問題が発生したときの報告がためらわれたりする可能性が増します。相談や雑談は、インシデントを防ぐ役割も果たしているのです。
対面での会話では、人は言葉だけでなく、相手の表情や声のトーンからも多くのことを読み取っています。
たとえば謝ったときに相手が「気にしてないよ」と言ったとします。笑顔で明るく言われれば安心できますが、文字だけでは本当に許してくれたのか、まだ怒っているのか判断できません。
リモートワークでは、チャットやメールなど文字中心のやり取りが増えます。そのため言葉の真意が伝わりにくく、誤解やすれ違いが起きやすくなります。
オフィスで働いていれば、廊下や休憩室などで他部署の人と自然に顔を合わせ、ちょっとした会話が生まれます。
一方、リモートワークでは、仕事で直接関わる相手としか話す機会がほとんどありません。その結果、次のような問題が起こりやすくなります。
リモートコミュニケーションツールには、ビジネスチャット、Web会議、社内SNSなどの種類があり、それぞれ得意な場面が異なります。ここでは、自社に合うツールを絞り込むための4つの視点を紹介します。
まずは、ツールを導入して何を解決したいのかをはっきりさせましょう。課題が明確になれば、候補となるツールの種類も自然と絞られます。
たとえば「部署間で必要な情報が共有されていない」という課題なら、部署を横断して情報をやり取りできるビジネスチャットが候補になります。
課題を決めないまま「多機能で便利そう」という理由で選ぶと、使わない機能ばかりが増え、社内に定着しにくくなります。具体的な製品を比べるのは、ツールの種類を絞ってからにしましょう。
利用する人数や部署の数、社員のITスキルに合っているかも重要なポイントです。
少人数のチームであれば、基本的な機能だけのシンプルなツールで十分な場合があります。一方、複数の部署で使う場合は、部署ごとのアクセス権限やアカウントを管理する機能があるかも確認が必要です。
また、ITツールに不慣れな社員が多い職場では、操作の分かりやすさが欠かせません。導入前に一部の社員に試してもらい、無理なく使えるかを確かめておくと安心です。
コミュニケーションツールは、社員の勤務場所や普段使用している端末に合わせて選ぶことも大切です。
例えば、オフィス勤務が中心の職場では、PCでの操作性や既存の業務システムとの連携が重要になります。一方、店舗や工場などの現場で働く社員が多い場合は、スマートフォンから手軽に連絡や情報共有ができるツールが適しています。
また、社員ごとにPCやメールアドレスが付与されていない職場では、アカウントの発行方法や共用端末への対応も確認しておきましょう。実際の勤務環境を踏まえて、社員が無理なく利用できるツールを選ぶことが重要です。
取引先や外部パートナーとのやりとりが多い場合は、社外とのコミュニケーションにも対応できるツールを選びましょう。
社外の担当者を招待できるチャット機能や、外部ユーザーとのファイル共有機能があれば、メールに頼らず情報をやりとりできます。また、オンライン会議を頻繁に行う場合は、相手がアカウントを持っていなくても参加できるかを確認しておくと便利です。
ただし、社外との情報共有にはセキュリティ面の配慮も欠かせません。外部ユーザーのアクセス権限や共有範囲を適切に管理できるかも、選定時に確認しましょう。
ここからは、種類の異なる5つのツールを紹介します。
TUNAG（ツナグ）は、株式会社スタメンが提供する組織改善のためのクラウドサービスです。社内掲示板、チャット、Web社内報、サンクスカード、日報、マニュアルなどを一つにまとめて使えます。
拠点をまたいだ情報共有や、現場の声の見える化を得意としています。導入企業は1,500社以上、継続率は99%です。
例えば、3社合併で生まれたトヨタユナイテッド静岡株式会社では、拠点間の情報格差の解消に活用しています。現場エンジニアの情報閲覧数が3倍になりました。
出典：社内情報の閲覧数が3倍に。拠点を超えた横のつながりを実現し、リアルタイムにナレッジを共有できる組織へ。 | TUNAG(ツナグ)
Slackは、セールスフォースが提供するビジネスチャットです。話題ごとに「チャンネル」を作り、やりとりを整理できるのが特徴です。
外部サービスとの連携が豊富で、カレンダーやファイル共有の通知を1カ所に集められます。社外の組織とチャンネルを共有する機能もあり、取引先との連絡にも使えます。
チャンネルが増えすぎると情報を追いにくくなります。チャンネル名の付け方などのルールを、最初に決めておくとよいでしょう。
Slack | AI 活用型の仕事用プラットフォーム＆生産性ツール
Microsoft Teamsは、チャット、Web会議、ファイル共有を1つにまとめたツールです。Microsoft 365に統合されており、WordやExcelとの連携に強みがあります。
チャット中にファイルを開き、そのまま共同編集できます。すでにMicrosoft 365を使っている企業なら、追加の手間が少なく導入できるでしょう。
チームやチャネルの設計が複雑になりやすい点には注意が必要です。部署単位など、分かりやすい構成から始めるのがおすすめです。
ビデオ会議、ミーティング、通話 | Microsoft Teams
Zoom Workplaceは、Web会議を中心に、チャットやホワイトボード、通話などの機能を備えたコミュニケーションプラットフォームです。AIによる会議内容の要約や、意思決定・次のアクションの整理にも対応しています。
特に、拠点間の会議やオンライン研修、リモートワーク中の打ち合わせが多い企業に適しています。関西電力株式会社では、グループ会社を含む約4万人が利用しており、社内研修や遠隔地とのコミュニケーションなどに活用しています。
また、会議後のやりとりをチャットで継続できるため、会議と日常的な情報共有を一つのツールにまとめたい企業にも向いています。ただし、利用できる機能は契約プランによって異なるため、導入前に確認しましょう。
4万人の大規模 Zoom Workplace導入を円滑に遂行
Chatworkは、株式会社kubellが提供する国産のビジネスチャットです。シンプルな画面で、ITツールに慣れていない社員でも使いやすい設計です。
チャットの中でタスクを作り、担当者と期限を設定できます。依頼の抜け漏れを防ぎやすい点が強みです。社外の人とも同じ画面でやりとりでき、中小企業を中心に広く使われています。
導入後、研修やカリキュラムを経ずにすぐに社内にツールを浸透させたい場合に向いています。
コミュニケーションツールは、導入するだけで社内に定着するわけではありません。使い方が分からなかったり、既存の連絡手段との使い分けが曖昧だったりすると、十分に活用されない可能性があります。
導入効果を高めるには、試験運用で課題を確認し、運用ルールを整えながら利用範囲を広げていくことが大切です。ここでは、現場への定着を進める三つの手順を解説します。
まずは、一部の部署や拠点でツールを試験的に導入しましょう。最初から全社に導入するよりも、操作上の問題や業務との相性を確認しやすくなります。
試験導入では、あらかじめ解決したい課題と検証する項目を決めておくことが大切です。例えば、部署間の情報共有を改善したい場合は、必要な情報が届くようになったか、確認や連絡にかかる手間が減ったかなどを確認します。
また、管理者だけでなく、実際にツールを使う社員にも評価してもらいましょう。操作の分かりやすさや日常業務での使いやすさは、現場で利用して初めて分かることもあります。
試験導入で見つかった問題点を整理し、必要に応じて設定や運用方法を見直してから本格導入に進みましょう。
ツールを社内に広げる前に、基本的な運用ルールを決めておきましょう。ルールが曖昧なままでは、部署や社員によって使い方が異なり、必要な情報を探しにくくなる可能性があります。
また、返信までの目安や緊急時の連絡方法、勤務時間外の通知の扱いなども決めておくとよいでしょう。
決めたルールはマニュアルなどにまとめ、社員がいつでも確認できる場所に共有しておくことが大切です。
導入後は、利用状況を定期的に確認しましょう。投稿数や閲覧数、部署ごとの利用率を見ながら、運用のルールやサポート体制を見直します。
例えば、特定の部署だけ利用率が低い場合、従来の習慣から脱却できていないのか、それとも働き方とツールそのものが合わないのかを検討する余地が生まれます。
このとき、社員を監視する目的にならないよう注意が必要です。
1〜2か月後にはアンケートやヒアリングによる現場の声も拾いましょう。数字と声を併せて考えることで、改善の打ち手が具体的になります。
リモートワークの課題は、雑談の減少、対面との違い、拠点間の分断などに分かれます。ツールは製品の比較より先に、自社がどの課題を解決したいのかを特定することから始めましょう。
課題が決まったら、規模やITの慣れ、働く場所、社外とのやりとりを踏まえて候補を絞ります。少人数で試し、ルールを決め、活用状況を見ながら改善を続けることが定着への近道です。
拠点をまたぐ情報共有に課題があるなら、「TUNAG（ツナグ）」も選択肢の一つです。掲示板やWeb社内報、チャット、サンクスカードなどを一つのアプリで使え、本社の発信を現場まで届けやすくなります。
利用状況のデータから、部署や拠点ごとの課題を把握できる点も特長です。専任チームが初期設定や社内説明会の設計から伴走するため、「入れたのに使われない」事態も避けやすいでしょう。まずは自社の課題を書き出し、どの種類のツールが合うかを考えるところから始めてみてください。
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