シフト作成は企業にとって重要ですが、手間がかかります。そこで、活躍するのがシフト作成アプリです。この記事では、おすすめのアプリを紹介し、それぞれの特徴や選び方、活用するメリットを解説します。効率的なシフト管理を実現しましょう！
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店舗運営において、情報共有の質とスピードは、品質やブランド体験に直結します。本資料では、複数店舗における情報共有の課題を整理したうえで、リスクを抑えながら情報管理と現場の利便性を両立させるための考え方と具体策を解説しています。
▼こんな方におすすめ▼
・私用チャットを活用しているが、セキュリティ面で不安を抱える方
・店舗を超えた情報共有やナレッジ蓄積を推進していきたい方
シフト作成アプリとは、シフトの作成と管理を根本的に効率化する先進的なアプリです。
従来、多くの企業では紙やExcelを使ってシフトを手動で作成していましたが、この方法では、従業員からのシフト希望を一つ一つ手作業で入力する必要があります。特に従業員が多い店舗では、これが大きな負担となり、時には勤務時間外にシフト作成を行わなければならないこともあります。このような手間は、業務の生産性を低下させる可能性があります。
しかし、シフト作成アプリを導入すれば、シフト作成プロセスが大幅に自動化され、手間や時間を削減できます。これにより、管理者は戦略的な業務やスタッフとのコミュニケーションにより多くの時間を割くことができ、スタッフはより柔軟なシフト調整が可能になります。シフト作成アプリは、業務効率を向上させるだけでなく、スタッフの働きやすい環境を実現するための不可欠なアイテムです。
シフト作成アプリを利用することで、シフトを管理する側の管理者と、働く従業員の双方に多くの利点が得られます。それぞれのメリットについて、より詳細に見ていきましょう。
シフト作成アプリを導入することで、シフト作成にかかっていた労力を削減することができます。シフトの調整や、変更もスマートフォンから簡単にでき、リアルタイムで確認できるため業務効率化につながります。また、スマートフォンに統一できるメリットとして、希望シフトを未提出のスタッフに対してのアラートを行えます。どんなシフト表も、まずは希望のシフト表の収集作業から始まるためこのアラートができるのは重要です。また、LINEやInstagramといった個人のチャットでのやりとりをなくし、情報漏洩防止にも役立ちます。
手作業で入力すると、1文字ずつ入力していくため、入力・転写ミスが起こる可能性があります。シフト作成アプリを導入すれば、コピー＆ペーストにすることや、自動入力することができ、入力ミス防止に役立ちます。
従業員全員の希望をなるべく反映させたシフト表を作成することができます。店舗運営を円滑にするためのシフト表を作成するのは簡単なことではありません。スタッフの資格の有無や、適性にあった配置を考え、人件費がかさばらないように務めるだけでなく、労働基準法などの法令や就業規則を加味した上で、偏りのないように編成する必要があります。万にひとつでも、入社直後のスタッフのみのシフト表などは作れません。
紙やExcelでシフトを作成する場合、従業員は店舗に直接出向いてシフトを提出する必要があります。しかし、シフト作成アプリを利用すれば、どこにいても簡単にシフトを提出でき、手間や時間を大幅に削減できます。また、急にシフト希望を変更したい場合も、チャット機能を使って迅速に連絡できるため、柔軟な対応が可能になります。このように、シフト作成アプリは、業務を効率化し、従業員とのコミュニケーションを円滑にするための強力なサポートとなります。
シフト作成アプリは、スマホアプリと連携していることが多く、店舗責任者がシフトを共有すると、従業員はスマホから手軽にシフトを確認できます。これにより、従来の紙ベースのシフトのように店舗に出向く必要がなくなり、いつでもどこでも迅速にシフト情報を取得できるため、利便性が大幅に向上します。この仕組みは、業務の効率化にも寄与し、スタッフの負担を軽減します。
シフト作成アプリの導入に際し、コストを抑えたい企業は多いでしょう。そこで、無料で利用できるシフト作成アプリの選び方を詳しく解説します。限られた予算の中でも効果的にシフト管理を行い、業務の効率化を図ることが可能になります。
無料のシフト作成アプリを選ぶ際は、必要な機能がしっかり備わっているかを確認することが非常に重要です。多くの無料アプリでは機能が制限されているため、後々使いづらさを感じることがあります。必要な機能が無料では利用できない場合でも、有料オプションで追加できるアプリを選ぶことで、将来的に柔軟に対応できるようになります。これらの作業が、効率的なシフト管理を実現し、業務の円滑な運営に貢献できます。
無料のシフト作成アプリは、給与システムと直接連携できないことがあるため、データの出力やインポートに手間と時間がかかる場合があります。このような不便を避け、業務の負担を軽減したいのであれば、有料版のアプリ導入を検討することをお勧めします。給与システムと連携可能なアプリを選ぶことで、従業員の給与計算が大幅に効率化され、スムーズな業務運営が実現します。結果として、有料版の導入は、長期的に見ても業務の効率向上に貢献するでしょう。
まずは、無料で使えるおすすめシフト作成アプリをご紹介します！スマホで利用できるものもありますが、あくまでもブラウザやクラウド上で利用できるものを紹介します。
｢ジョブカン勤怠管理｣は、出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、そして工数管理（いずれの機能も単独では利用できません）の4つの機能を提供する勤怠管理システムです。
利用人数が500名以下であれば、トライアル期間として30日間無料で利用することができます。期間が過ぎたあとは月200円〜上記4つのうち1つの機能を利用できます。他の機能を追加したい場合は、月100円ずつ追加する必要があります。スマートフォンやパソコンから簡単にシフト申請ができる便利なツールです。さらに、複雑なシフトパターンにも柔軟に対応し、迅速にシフトを作成することができます。スタッフはLINEを通じて、直近7日間のシフトを簡単に確認できるため、予定の把握が容易です。
また、スタッフからのシフト希望は自動的に反映され、必要に応じて人員の過不足も判断してくれます。シフト自動作成機能を活用すれば、早番や遅番などの定型的なシフトもスムーズに組むことが可能です。このシステムを使うことで、シフト管理が一段と効率的になります。
参考：ジョブカン勤怠管理
｢oplus｣は、100ユーザーまで無料で利用できるシフト・勤怠管理サービスです。
無料版のoplusでは、シフトの提出や管理がスムーズに行えます。また、メッセージを一斉に送信する機能も備えており、全スタッフへの連絡が簡単です。シフト提出の締切日が近づくとリマインド通知が届くため、忘れずに提出できます。さらに、ヘルプを必要とする際には簡単に要請できる機能もあり、サポートを受けやすくなっています。日、週、月ごとのシフト管理ができるため、視覚的にスケジュールを把握しやすく、効率的な運営が実現します。
自動シフト機能はオプションとして追加可能で、1ユーザーあたり300円で利用できます。この機能を活用することで、出勤インターバルの設定や出勤日数の均等化など、詳細かつ柔軟なシフト作成が実現でき、非常に便利です。さらに、Proプランは有料版としてご提供しており、1ユーザーあたり100円でご利用可能です。
参考：oplus
｢ハーモス(HRMOS)勤怠｣は、月額100円から利用できる非常にコストパフォーマンスの高い勤怠管理システムです。30名以下の利用者には無料プランが提供され、31名以上の場合でも、1名あたり月額100円という手頃な価格で利用可能です。さらに、導入前に試せる1ヵ月間の無料トライアルがあるため、実際の運用を見極める良い機会となります。
無料プランでもシフト管理機能や勤怠管理機能が利用できるのは魅力的ですが、いくつかの制限があります。具体的には、データの保存期間は1年間、バナー広告は非表示にできず、CSV出力は1時間に1回のみ可能です。これらの制約を踏まえ、自社のニーズに最適なプランを選択することが重要です。
｢Rグループ｣は、利用人数に制限がなく、無料で提供されるグループウェアサービスです。ドラッグ&ドロップ機能を活用して、直感的にシフトを作成することができます。また、従業員がシフト申請を行った後、管理者がその申請をロックする機能もあり、管理が容易です。さらに、就業時間や休憩時間を細かく設定できるため、業務運営がより効率的になります。
加えて、タイムカード機能やチャットを通じたコミュニケーション機能、情報共有機能も充実しており、チームの連携を強化します。
参考：Rグループ
｢調整さん｣は、ログイン不要で無料で利用できる日程調整ツールです。イベントの出欠確認や日程調整を簡単に行えるため、主に飲み会や打ち合わせの際によく利用されますが、シフト作成にも効果的です。
シフト作成を行う場合は、1ヵ月分の日程を候補としてイベントページに設定し、従業員にスケジュールを入力してもらうことで、スムーズに管理できます。このように、主にイベント調整に特化しながらも、シフト管理機能も備えているため、多様なニーズに応えることができます。柔軟な使い方ができ、チームの効率的な業務運営を支援する点が大きな魅力です。
参考：調整さん
｢TIME CARD｣は、無料で利用できるクラウド型の勤怠管理システムです。このシステムでは、シフト管理に加えて、給与計算、休暇管理、日報作成、勤怠管理など多様な機能を提供しています。
シフトの作成や従業員への共有が容易で、シフトパターンを選択するだけでワンタッチで作成できます。また、シフトの有無や勤務予定時間を日別、月別、現在、過去、未来の視点から確認できるため、状況を把握しやすくなっています。さらに、店舗や勤務パターンごとにシフトに必要な人数を設定することができ、柔軟なシフト管理が実現します。
スマレジのPL管理機能を利用することで、予実や経費を考慮した損益を詳細に確認することができます。プレミアムプラスワンプラン以上に加入すれば、労働時間に制限のある外国人留学生のシフト作成もスムーズに行うことが可能です。
ただし、無料のスタンダードプラン（従業員30名まで）では勤怠管理機能のみが利用でき、シフト作成機能を使いたい場合はプレミアムプランへの加入が必要です。プレミアムプランの料金は、10名まで月額2,420円、11名以上の場合は1名あたり385円となります。
参考：TIME CARD
Curaeは、訪問看護専用のシフト管理アプリです。1クリックでシフト作成を実現します。希望休の連絡やスケジュール調整、訪問先の地図表示、ナビゲーション機能など、訪問介護に必要な全ての機能を完全無料で提供しています。勤務時間、訪問実績、希望休、スキル、利用者との相性、移動距離を考慮し、最適なスケジュールを生成します。また、アプリ内のチャット機能により、事業所内でのコミュニケーションが円滑に行え、介護記録の作成や報告もアプリ内で完結するため、リモートワークやペーパーレス化を促進します。これにより、業務効率が向上し、質の高いサービス提供が可能となります。
参考：Curae
それでは、スマホ専用のシフト作成アプリをご紹介します。
assiftは、スマートフォンとパソコンの両方で利用できるシフト作成アプリです。作成したシフトはURL化され、LINEやメールで簡単に共有できます。スタッフごとに働ける曜日や希望のシフトパターンを設定することで、ボタン一つでシフト表を自動的に生成できます。ユーザー数が10人までは無料で利用できますが、11人以上になると250円の料金が発生し、その後5人ごとに250円が追加されますのでご注意ください。さらに、最初の2ヵ月間は人数に関わらず無料でご利用いただけるため、初めての方にも安心です。
参考：assift
Tapshiftは、シフトの自動入力機能を備えており、スケジュール作成をスムーズに行えます。祝日や月初めの表示機能も搭載されているため、計画が立てやすくなります。また、複数人のシフトをまとめて表示できるため、全体のスケジュールを一目で確認することが可能です。さらに、無料版では最大50件までのシフト入力に対応しており、初めてのユーザーにも使いやすい設計となっています。
参考：TapShift
スマートシフトは、Androidにも対応した革新的なシフト作成アプリです。ユーザーはカレンダーから日付を選択し、希望の時間を指定するだけで簡単にシフト希望を作成できます。シフトを提出すると、スクロールによる迅速な調整が可能で、調整が完了した時点で全員に自動的に共有されます。これにより、従業員とのシフト共有が非常にスムーズに行えます。その他のユーザーからの評価が高い点としては、広告が目立たない位置に表示されるため、ストレスなく利用できることです。
参考：スマートシフト
シフト作成アプリは、Android専用の高機能シフト管理ツールです。一部の割り当てには手動調整が必要ですが、設定されたルールに基づいて自動的に割り当てを行うことができます。また、連続勤務日数の上限や翌日に割当ができないシフトについても、あらかじめ詳細な設定が可能です。これにより、柔軟で効率的なシフト管理が実現できるため、さまざまな運用ニーズに対応します。
参考：シフト作成アプリ
「Airシフト」と連携することで、全機能を完全無料で利用できる｢シフトボード｣は、シフト管理に最適なアプリです。簡単なシフト作成、リアルタイムでの共有、スキル管理、出勤管理機能、シフト希望の提出、さらには給与計算機能までを網羅しており、その充実した機能により、シフト管理アプリとしてNo.1のダウンロード数を誇っています。多様なニーズに応えるこのアプリで、シフト管理をより効率的に行いましょう。
参考：シフトボード
「シフト手帳 Pro」は、シフト管理、給与計算、予定管理に特化した高機能アプリです。勤務先やシフトパターンを事前に登録することで、カレンダーの日付をタップするだけでスムーズにシフトを入力できます。深夜手当や休日出勤などの多様なシフトにもしっかり対応しており、正確な給与計算を実現します。さらに、ホーム画面にウィジェットを追加することで、シフト予定を時系列で一目で確認でき、アプリを開かずに情報が得られるため、非常に便利です。
参考：シフト手帳 Pro
無料で使えるシフト作成アプリには気をつけなけばならない点があります。
無料プランには、使用できる人数や機能に制限がある場合が多いです。また、無料で利用できる期間にも限りがあるため、注意が必要です。従業員
PC向けのシステムでは、既に導入済みの勤怠管理システムや給与システムとのスムーズな連携が可能です。一方で、スマートフォン専用アプリの場合、こうしたシステムとの連携ができないことが多いため、選択時にはその点に注意を払う必要があります。
無料アプリで自動作成機能を利用する際は、基本的なパターンのみ対応していることが多いため、十分な注意が必要です。特に、細かい条件が自動で反映されないことがあるため、利用する前に必ず機能を確認することが重要です。必要な要件が満たされているかどうかをしっかりと検討し、選択を行うことが大切です。
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参考：「不規則なシフトでも情報が行き渡る」木曽路が実践する、パート・アルバイトを含めた情報共有
その他にも、カレンダー機能や、画像・動画を用いることのできるマニュアル機能、お店の売上を記載する日報機能など店舗DXのために必要な要素をこれ1つで解決できます。
シフト作成アプリを活用することで、シフト管理の負担を大幅に軽減できます。手動での調整や計算にかかる時間を削減し、エラーを防ぐことが可能です。また、リアルタイムでの更新やチームメンバーとの共有機能を活用することで、円滑なコミュニケーションが実現します。ただ、無料のアプリは利用人数・機能・期限に制限があることが多いため、よく吟味して選んでください。
ぜひこの機会に、シフト作成アプリを取り入れて、働きやすい職場環境を築いていきましょう。
人と組織に働きがいを高めるためのコンテンツを発信。
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