上記のような悩みをお持ちではないでしょうか。
社内のコミュニケーションを円滑にするためには、職場環境の改善や相談しやすい雰囲気作りなど、幅広い視点から取り組みを進める必要があります。
本記事では、社内のコミュニケーションを円滑にするポイントについて、事例を交えて詳しく解説します。自社の業務改善や従業員の士気向上が実現できるよう、ぜひ最後までご覧ください。
コミュニケーションが円滑でない状態が続くと、報告や相談がしづらい環境ができ、業務上のトラブルが発生しやすくなります。従業員の関係悪化にともない、社内全体のモチベーションが低下し、ひいては離職率の増加にもつながりかねません。
円滑なコミュニケーションが取れている組織では、業務に関する情報や事例の共有が活発に行われ、新たなアイディアや改善策が生まれやすくなる特徴があります。
円滑なコミュニケーションのためには、会社と従業員それぞれの視点での施策が重要です。以下では、社内のコミュニケーションを円滑にするポイントを4つ紹介します。
社内のコミュニケーションを円滑にするためには、会社が主体となって社内全体や部署間で従業員同士の交流が増える仕組みを導入することが重要です。
例えば、社内コミュニケーションツールを導入すると、役職や部署の違いを超えて従業員が情報共有をしやすくなります。執務室や休憩スペースなどのオフィス環境を整備し、日々のやりとりをしやすい状態にするのもアイデアの一つです。
また、スポーツ大会などの社内イベントや社内サークルを企画して、交流の場を作り出すのも効果が期待できます。
仕事上で関わりのある従業員同士が、業務やそれ以外のやりとりをしやすい機会を意識的に作ることも重要です。
具体的には、チーム内で定期的にランチへ行けば、従業員が互いの人となりを理解できて、業務上でも連携しやすくなります。また、上司と部下で行う1on1などの制度を活用して、業務内では把握しにくい悩みや要望などを積極的に聞き取る方法も有効です。
職場に相談しづらい雰囲気があると、従業員同士のコミュニケーションが妨げられるおそれがあります。トラブルなどを相談するタイミングが遅れると、さらに深刻な状況になりかねません。
例えば、表情や話し方を含め、相談を受ける立場の従業員が意識的に自分の見え方をコントロールすることが重要です。また、相談しやすいメンターを決めておくなど、直属の上司以外にサポートできる体制を作る方法もあります。
報告や相談がされないことによるミスコミュニケーションを防ぐ仕組みも、ポイントの一つです。あらかじめ情報共有のルールを決めておけば、報告をためらうことなく、ルールに沿って機械的に報告できるようになります。
特に、トラブル発生時の報告のタイミングや対象、伝え方を決めておくことが重要です。報告を受けた側の反応の仕方なども細かく決めておくと、対応を円滑に進められます。
ここからは、職場に導入しやすいコミュニケーション円滑化の具体策を3つ紹介します。例を参考にして、自社に合ったものを導入しましょう。
1on1ミーティングで、上司と部下で気軽な対話ができる機会を定期的に作ることは効果的な施策の一つです。話題は業務についてだけでなく、キャリアやプライベートなど気軽な内容で構いません。人事評価のタイミングだけではなく、週に1回など頻繁に開催することで、コミュニケーション円滑化の効果が期待できます。
上司は部下の仕事への思いや悩み、業務外で伝えておきたいことなどを丁寧に聞き取る必要があります。上司自身の人となりや考え方を部下に伝えて、信頼関係を構築するのもポイントです。
サンクスメッセージとは、仕事を進める中で生まれる感謝の思いを従業員同士が伝え合う制度です。従業員の良い行いが可視化されて、互いに賞賛する文化が根付き、コミュニケーションを取りやすい雰囲気が醸成されます。
社内コミュニケーションツールの活用により、一対一のやりとりではなく、会社や部署全体でメッセージを伝え合う仕組み作りが可能です。メッセージの数に応じて表彰ができる制度があれば、従業員のモチベーション向上にもつながります。
オフィスで自分の席を自由に決められるフリーアドレス制度を導入すると、気軽なコミュニケーションを取りやすくなります。固定席だとやりとりをする相手が限られるため、コミュニケーションが広がりません。
フリーアドレス制度の導入にあたり、従業員のニーズをあらかじめ聞き取ることで、より現場に合った制度を検討できます。制度を運用する際は、まず一定の範囲内での席移動を自由にするなど、従業員の反応を見ながら丁寧に進めることが重要です。
コミュニケーション活性化に向けた創意工夫を行っている会社があります。以下で紹介する3つの事例を参考に、自社に合った取り組みを検討しましょう。
主に鉄鋼資材や製品の運送・搬入を行う中央ロジテック株式会社様は、社長や管理職の考え方を社内へ浸透させる方法が不十分で、かつ外仕事の多いドライバーとのコミュニケーション不足が課題でした。
社内の円滑なコミュニケーションを実現するためTUNAGを導入。コミュニケーション不足になりがちなドライバーでも、TUNAGを見れば組織や健康、教育、業界のことが全てわかる情報プラットフォームとして活用しています。従業員が気軽にコメント可能な「社長メッセージ」の発信で、役職を超えた縦のつながりを構築しました。また、ペットや趣味などのフランクなコンテンツも投稿可能にして、従業員の交流を促したのもポイントです。
投稿やコメントを通して社員それぞれの人柄が見え、雑談が増えるなど社内や営業所間でのコミュニケーションが活性化しました。
事例の詳細はこちら＞＞＞エンゲージメント向上の第一歩は「会社・人・事業」を知ること：コミュニケーションを活性化し、自走できる組織へ
カプリチョーザなど多数のレストランブランドを国内外で展開する株式会社WDI JAPAN様は、当時、本社から店舗に対して会社全体の方針や取り組みを発信しても、従業員まで十分に浸透しない課題がありました。
ブランドを超えた情報共有や「本社と店舗」「店舗と店舗」「店舗内」の円滑なコミュニケーションを実現するためにTUNAGを導入。経営層の考えや各ブランドの取り組みなどを共有し、従業員が普段から手軽に情報を見られるようにしました。また、各店舗がみずから成功事例を発信できるコンテンツを導入したのも工夫の一つです。
その結果、会社全体の動きがブランドを超えて従業員へ伝わるようになり、店舗を超えたコミュニケーションもスムーズになりました。総務からの発信により社内制度の活用度があがり、スタッフの満足度や定着にも繋がっています。
事例の詳細はこちら＞＞＞「ブランドを超えた社内広報」を実現。カプリチョーザなどを展開するWDI JAPANの社内コミュニケーション事例
樹木生産や緑地のメンテナンスなどの総合造園業を展開する株式会社山梅様は、日々の業務日誌の運用にグループウェアを活用していたものの、すぐに閲覧やコメントができず効果が不十分な点が課題でした。
そこでTUNAGを導入して、従業員が業務に関する報告をスマホでリアルタイムに発信できるようにしました。写真や動画、スタンプなどの活用も促して、気楽にコミュニケーションできるようにしたのもポイントです。
従業員が部署の垣根を越えて業務日誌を見合う文化が生まれ、自分のやっていることに対して関心を持ってもらえる喜びが高まり、業務日誌での振り返りのクオリティが向上しました。エンゲージメント向上にも繋がっています。
事例の詳細はこちら＞＞＞リアルタイムのコミュニケーションをアプリで実現。業務日誌や部署間交流で「社員の喜び」をつくる山梅の事例
コミュニケーションの活性化のためには、個々の従業員間のやりとりの質が重要です。以下では、円滑なコミュニケーションを取るために必要なスキルを4つ紹介します。
コミュニケーションを取る際には、相手の話を聞くことに重きをおく傾聴の姿勢が重要です。相手に関心を持ちながら的確な質問をし、理解しようとする姿勢を持つことで、お互いの信頼感が醸成されます。
特に上司が部下とのやりとりをする際には、部下が持つ仕事への思いや長所を積極的に聞き出すなど、ポジティブな雰囲気でのやりとりが重要です。
相手がどのような人か分かることで、普段からのコミュニケーションが取りやすくなります。業務内のやりとりでは、どうしても形式的な情報共有にとどまり、心理的な距離を縮めるのは困難です。
自身の人柄が伝わるような趣味や経歴などの話をバランスよく織り交ぜて、積極的に自己開示することを心がけましょう。
重要な情報を伝える際には、5W1Hを意識して分かりやすく話すことがポイントです。自身が詳しい分野は情報を省いてしまいがちであるため、話す相手の知識量に合わせて丁寧に説明する必要があります。
また、社内での暗黙のルールを頼りに必要な説明を省くと、誤解が生まれてトラブルが発生する要因になるため注意が必要です。
「メラビアンの法則」によると、人は話す内容以外の視覚や聴覚などの情報によって印象が決まるとされています。そのため、コミュニケーションを取る際には、顔全体の表情や声のスピード、姿勢などを意識することが重要です。
特に1on1などの対話の場では、話しやすい環境を意識して作ることで、上司が部下の思いや本音を引き出しやすくなります。
TUNAG（ツナグ）は「社内の業務上の情報共有」から「コミュニケーション」まで一元化できるスマホアプリです。職場のコミュニケーションを円滑にするための機能や仕組みが豊富に搭載されています。
本記事で紹介している取り組み「1on1ミーティング」や「サンクスメッセージ」の運用も可能な他、それぞれの課題に合わせてオリジナルの施策をカスタマイズして運用することができます。
分析ダッシュボード機能では、施策の運用状況や組織の状態をリアルタイムに可視化できるので、施策の運用改善をより効果的に行うことができます。
また、多くなりがちな情報共有ツールをTUNAGひとつに一元化することができるので、業務効率化や生産性向上にも繋がります。
職場のコミュニケーションを円滑にするアプリ「TUNAG」の資料を見てみる
コミュニケーションの円滑化に向けては、気軽にやりとりできる環境整備や、意識的なコミュニケーションの場の創設などが重要です。1on1ミーティングやサンクスメッセージなど、効果が期待できる取り組みを導入する必要があります。
また、社内コミュニケーションツールを導入すると、経営層から現場の従業員まで情報共有や交流がスムーズにできます。
本記事を参考に、自社に合った施策を推進して、職場の円滑なコミュニケーションを実現しましょう。
人と組織に働きがいを高めるためのコンテンツを発信。
TUNAG（ツナグ）では、離職率や定着率、情報共有、生産性などの様々な組織課題の解決に向けて、最適な取り組みをご提供します。東京証券取引所グロース市場上場。
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