2024.10.28

社内のコミュニケーションを円滑にするためには？取り組みや事例も解説

報連相しない従業員がいて、業務に支障が出ている
社内のコミュニケーションを円滑にする方法を知りたい

上記のような悩みをお持ちではないでしょうか。

社内のコミュニケーションを円滑にするためには、職場環境の改善や相談しやすい雰囲気作りなど、幅広い視点から取り組みを進める必要があります。

本記事では、社内のコミュニケーションを円滑にするポイントについて、事例を交えて詳しく解説します。自社の業務改善や従業員の士気向上が実現できるよう、ぜひ最後までご覧ください。

社内で円滑なコミュニケーションが重要な理由

コミュニケーションが円滑でない状態が続くと、報告や相談がしづらい環境ができ、業務上のトラブルが発生しやすくなります。従業員の関係悪化にともない、社内全体のモチベーションが低下し、ひいては離職率の増加にもつながりかねません。

円滑なコミュニケーションが取れている組織では、業務に関する情報や事例の共有が活発に行われ、新たなアイディアや改善策が生まれやすくなる特徴があります。

社内のコミュニケーションを円滑にするポイント

円滑なコミュニケーションのためには、会社と従業員それぞれの視点での施策が重要です。以下では、社内のコミュニケーションを円滑にするポイントを4つ紹介します。

【会社】気軽にコミュニケーションが取れる環境を整える

社内のコミュニケーションを円滑にするためには、会社が主体となって社内全体や部署間で従業員同士の交流が増える仕組みを導入することが重要です。

例えば、社内コミュニケーションツールを導入すると、役職や部署の違いを超えて従業員が情報共有をしやすくなります。執務室や休憩スペースなどのオフィス環境を整備し、日々のやりとりをしやすい状態にするのもアイデアの一つです。

また、スポーツ大会などの社内イベントや社内サークルを企画して、交流の場を作り出すのも効果が期待できます。

【従業員同士】コミュニケーションの場を意識的に作る

仕事上で関わりのある従業員同士が、業務やそれ以外のやりとりをしやすい機会を意識的に作ることも重要です。

具体的には、チーム内で定期的にランチへ行けば、従業員が互いの人となりを理解できて、業務上でも連携しやすくなります。また、上司と部下で行う1on1などの制度を活用して、業務内では把握しにくい悩みや要望などを積極的に聞き取る方法も有効です。

【従業員同士】相談がしやすい雰囲気と仕組みを作る

職場に相談しづらい雰囲気があると、従業員同士のコミュニケーションが妨げられるおそれがあります。トラブルなどを相談するタイミングが遅れると、さらに深刻な状況になりかねません。

例えば、表情や話し方を含め、相談を受ける立場の従業員が意識的に自分の見え方をコントロールすることが重要です。また、相談しやすいメンターを決めておくなど、直属の上司以外にサポートできる体制を作る方法もあります。

【従業員同士】情報共有のルールを定める

報告や相談がされないことによるミスコミュニケーションを防ぐ仕組みも、ポイントの一つです。あらかじめ情報共有のルールを決めておけば、報告をためらうことなく、ルールに沿って機械的に報告できるようになります。

特に、トラブル発生時の報告のタイミングや対象、伝え方を決めておくことが重要です。報告を受けた側の反応の仕方なども細かく決めておくと、対応を円滑に進められます。

社内のコミュニケーションを円滑にする取り組み

ここからは、職場に導入しやすいコミュニケーション円滑化の具体策を3つ紹介します。例を参考にして、自社に合ったものを導入しましょう。

1on1ミーティング

1on1ミーティングで、上司と部下で気軽な対話ができる機会を定期的に作ることは効果的な施策の一つです。話題は業務についてだけでなく、キャリアやプライベートなど気軽な内容で構いません。人事評価のタイミングだけではなく、週に1回など頻繁に開催することで、コミュニケーション円滑化の効果が期待できます。

上司は部下の仕事への思いや悩み、業務外で伝えておきたいことなどを丁寧に聞き取る必要があります。上司自身の人となりや考え方を部下に伝えて、信頼関係を構築するのもポイントです。

サンクスメッセージ

サンクスメッセージとは、仕事を進める中で生まれる感謝の思いを従業員同士が伝え合う制度です。従業員の良い行いが可視化されて、互いに賞賛する文化が根付き、コミュニケーションを取りやすい雰囲気が醸成されます。

社内コミュニケーションツールの活用により、一対一のやりとりではなく、会社や部署全体でメッセージを伝え合う仕組み作りが可能です。メッセージの数に応じて表彰ができる制度があれば、従業員のモチベーション向上にもつながります。

フリーアドレス制度

オフィスで自分の席を自由に決められるフリーアドレス制度を導入すると、気軽なコミュニケーションを取りやすくなります。固定席だとやりとりをする相手が限られるため、コミュニケーションが広がりません。

フリーアドレス制度の導入にあたり、従業員のニーズをあらかじめ聞き取ることで、より現場に合った制度を検討できます。制度を運用する際は、まず一定の範囲内での席移動を自由にするなど、従業員の反応を見ながら丁寧に進めることが重要です。

社内のコミュニケーションの円滑化に成功している事例

コミュニケーション活性化に向けた創意工夫を行っている会社があります。以下で紹介する3つの事例を参考に、自社に合った取り組みを検討しましょう。

中央ロジテック株式会社

主に鉄鋼資材や製品の運送・搬入を行う中央ロジテック株式会社様は、社長や管理職の考え方を社内へ浸透させる方法が不十分で、かつ外仕事の多いドライバーとのコミュニケーション不足が課題でした。

社内の円滑なコミュニケーションを実現するためTUNAGを導入。コミュニケーション不足になりがちなドライバーでも、TUNAGを見れば組織や健康、教育、業界のことが全てわかる情報プラットフォームとして活用しています。従業員が気軽にコメント可能な「社長メッセージ」の発信で、役職を超えた縦のつながりを構築しました。また、ペットや趣味などのフランクなコンテンツも投稿可能にして、従業員の交流を促したのもポイントです。

投稿やコメントを通して社員それぞれの人柄が見え、雑談が増えるなど社内や営業所間でのコミュニケーションが活性化しました。

事例の詳細はこちら＞＞＞エンゲージメント向上の第一歩は「会社・人・事業」を知ること：コミュニケーションを活性化し、自走できる組織へ

株式会社WDI JAPAN

カプリチョーザなど多数のレストランブランドを国内外で展開する株式会社WDI JAPAN様は、当時、本社から店舗に対して会社全体の方針や取り組みを発信しても、従業員まで十分に浸透しない課題がありました。

ブランドを超えた情報共有や「本社と店舗」「店舗と店舗」「店舗内」の円滑なコミュニケーションを実現するためにTUNAGを導入。経営層の考えや各ブランドの取り組みなどを共有し、従業員が普段から手軽に情報を見られるようにしました。また、各店舗がみずから成功事例を発信できるコンテンツを導入したのも工夫の一つです。

その結果、会社全体の動きがブランドを超えて従業員へ伝わるようになり、店舗を超えたコミュニケーションもスムーズになりました。総務からの発信により社内制度の活用度があがり、スタッフの満足度や定着にも繋がっています。

事例の詳細はこちら＞＞＞「ブランドを超えた社内広報」を実現。カプリチョーザなどを展開するWDI JAPANの社内コミュニケーション事例