この記事では、業務マニュアルの作り方における、わかりやすい作成手順やコツを徹底解説しています。是非参考にしてください。
業務マニュアルとは、一連の業務の手順書になります。最適な効率が記載されているので、誰がみてもある程度の作業効率と品質を担保して作業ができるようになるため、組織全体に浸透させることが主な目的として作成されます。
業務マニュアルを作成する目的としては主に3つあります。
冒頭でも述べましたが、業務マニュアルは誰でもある程度の作業効率と品質が担保できます。そのため、マニュアル内に判断軸や気を付けるべきことなどが記載されています。これらをもって、業務標準化することにつながります。
業務マニュアルは、業務フローの最適解が記載されており、誰がみても一定以上の作業ができるものです。そのため、余計な詮索をせずに業務に取り組むことができるので、業務効率化につながります。
企業や組織は、誰か特定の人物が欠けただけで回らないようでは、脆い組織体といえます。近年、フレックス制などの柔軟な働き方が増えてきました。誰が欠けても平常通りに業務を回すことができるようになる業務マニュアルは属人化防止につながります。
関連記事：業務マニュアルは属人化を防ぎ生産性を上げる。作成手順や業種別の事例を徹底解説
では、そんな業務マニュアルを作成するためには、何からすればいいのでしょうか。そのコツを知る前に、気をつけるべき点があります。それは全体のスケジュールやロードマップを作成することです。理由としては、業務マニュアルは業務フローを細かく記載するもののため、事前にスケジュール等を管理せずに作ってしまうと、何を記載するべきか、記載したかを忘れることが頻発します。また、マニュアルの読み手としては、いつ頃完成されるのか不透明のままだと、日々の業務に取り組むことが億劫になることも考えられます、事前にスケジュールやロードマップを構築した上で関係者へ共有してください。仕事の合間に作るなど、すき間時間を利用することを推奨しません。しっかりと時間を割くことを意識してください。
それでは、いよいよ本題に入ります。業務マニュアルの作成時には、なにから始めたらいいか順を追って説明させていただきます。
一番最初に取り組むべきことは、5W1Hを明確にすることです。業務マニュアルは「誰が、いつ、どこで、なにを目的として、なにをする際に、どのように行うか」が、詳細かつ膨大に記載されたものです。そのため、5W1Hを明確にできていないのであれば、どこまで記載する業務マニュアルなのか、書き手側はわからなくなってしまい、出来上がるものも稚拙なものになります。5W1Hを明確にする際の例として、下記を参考にしてください。
5W1H | 例 |
Who（誰が） | 新人アルバイトが、 |
When（いつ）When（どこで） | 初めての出勤日に店内で、 |
What（何をする） | 接客をする。 |
Why（なんのためにする） | お客様の注文を聞き、満足してもらう為に、 |
How（どのように使用するのか） | このマニュアルを手順書として使用する。 |
関連記事：5W1Hとは？構成要素の意味や正しい順番、具体的な活用事例を紹介
次に取り組むこととしては、基本構成を抑えることです。具体的な基本構成としては下記のようになります。
上記の項目において、1番作業時間がかかるものは、業務手順です。時系列順に整理する必要があるためです。実際に該当する業務に取り掛かる関係者（前述した通り、この場合はアルバイト）へ数名ヒアリングをしたり、自分が新人時代のことを思い返して作業するなど、丁寧な作業が必要があります。ただ、気をつけるべき点としては、それらを簡潔にまとめる必要があることです。何度も述べているように、業務マニュアルは誰もが見て理解できなければいけないものです。少人数で作業していると、「これもあれも入れなければ」という意識下の元で、結局、読み手に伝わらないマニュアルが完成してしまうことがあります。長時間の執筆のもとで、このような稚拙なものができてしまうと、文字通り時間の無駄になってしまいます。簡潔にまとめることを意識してください。
また、業務マニュアルは、文体だけでなく、図や表を用いて視覚的に整理することも非常に重要です。メラビアンの法則という、コミュニケーションにおける言語・聴覚・視覚の影響の割合を明らかにした心理学上の法則があります。それによれば、知覚情報のうち、7%が言語情報、50%以上が視覚情報でそれぞれ伝わっているというデータがあります。つまり、図や表を用いることで、視覚的に情報を整理することが、有効的に情報を読み手に届けることに繋がります。ただ、OfificeツールでいうとPowerPointが一番整理しやすいと考えられますが、表を多く使う業務マニュアルであればExcel、文字ベースでいいならWordと用途によって使い分けることも重要なため、自分の作るものは、どれに該当するのか吟味する必要があります。
出来上がったものをいきなり公開するのではなく、必ず最終確認をしましょう。この時、特に意識することは、下記の通りです。
これらができていないと、読み手側からの信用性が欠けてしまい、業務を行う際の不安要素になる稚拙な業務マニュアルができてしまいます。十分気をつけてください。
そして、最終確認の後に、社内に共有！・・・ではなく、協力していただいた関係者複数名に、一度共有してください。この時点でもらえるフィートバックや疑問点は、社内全体に共有した際に必ず出るものだと考えられます。この少ない規模のうちにブラッシュアップして、業務マニュアル全体の完成度を高めてください。
実装後の注意点として、業務マニュアルは定期的に更新する必要があります。理由としては、テクノロジーの進化によって、市場は変化するからです。例えば、20年前まで主流だったFAXを扱うことが記載された業務マニュアルは、現代の市場ではほとんど使えません。そのような業務マニュアルをまだ使っている会社は市場の競争に置いていかれます。業務マニュアルは誰でも見るだけで効率的に業務を回せるようになるモノのため、定期的に変えていくことが求められます。近年、効率化を図るものとしてChatGPTなどのAIが台頭してきました。現代において、定期的な業務マニュアルの更新は、より必然性が増しています。
前述した通り、業務マニュアルは定期的に更新する必要があります。そのため、業務マニュアルは編集がしやすいもので作成することが重要です。Ofificeツールなどももちろん良いですが、業務マニュアルの作成には、TUNAGをおすすめします。TUNAGとは、「組織エンゲージメントを高めながら、各拠点のスタッフと情報共有をし、業務DXを図れるツール」です。既に900社以上の企業に採用されていて、スマホやPCから24時間どこからでもアクセスができます。そのため、情報を更新しやすく、従業員や常時勤務していないパートやアルバイトも含めて、いつでも業務マニュアルを確認することができるようになります。
実際に業務マニュアルにTUNAGを用いた事例として、動画や写真を用い、パート・アルバイトなどの準社員に対して、期間限定メニューの調理工程、盛り付け工程を掲載することで、教育のスピードを加速している株式会社木曽路様や、入社書類や承認を得るフローを全てペーパーレス化したことにより、社員の生産性とワークフロー中の不備をなくした株式会社ポムフード様などがあげられます。どちらもTUNAGを利用してから、組織エンゲージメント、業務効率化の向上に成功し、売上を伸ばすことに成功しました。
参考：
「不規則なシフトでも情報が行き渡る」木曽路が実践する、パート・アルバイトを含めた情報共有
パート・アルバイトの入社手続きをペーパーレス化：「ポムの樹」が実現した、業務効率化＆スムーズな情報共有
その他にも、TUNAGなら、会社におけるDXすべき点を網羅的に解決することが可能です。例えばチャットですが、個人のSNSを通じた連絡や、情報開示する場所が統一できていないといった、セキュリティ的問題はありませんか？その他にも、ワークフロー、タスク依頼、休暇申請手続きなどの機能も兼ね備えており、TUNAGだけで企業における課題点を一気通貫で解決することが可能です。また、企業ごとに仕組みを作成することが可能なため、業務マニュアルはもちろん貴社に適したやり方で、組織エンゲージメントを向上させることができます。
業務マニュアルは、最適な効率が記載されているので、誰が読んでもある程度の作業効率と品質を担保して作業ができるようになり、組織全体に浸透させることが主な目的として作成されるモノです。ただ、読み手に対して分かりやすく簡潔にまとめなければ、その内容は伝わりません。また、市場や環境の変化に合わせて定期的に更新する必要もあります。そのため、スマホやPCから閲覧可能であることが求められ、TUNAGならば、図や動画を通じたマニュアルをいつでも見ることができ、更新も簡単にできます。その他にも、業務DXの機能も兼ね備えているため、業務改善と組織エンゲージメントの向上を図ることができます。
人と組織に働きがいを高めるためのコンテンツを発信。
TUNAG（ツナグ）では、離職率や定着率、情報共有、生産性などの様々な組織課題の解決に向けて、最適な取り組みをご提供します。東京証券取引所グロース市場上場。
シェア
ポスト
