アルバイト管理の課題と店舗支援アプリを考える

アルバイト管理 コミュニケーションアプリ・サービスを考えるお役立ち資料「アルバイトの離職防止&早期戦力化施策15選」はこちら

人手不足を抱える企業

帝国データバンクの「人手不足に対する企業の動向調査」(2022年10月)によると、人手不足を感じている企業の割合は、正社員では 51.1%、非正社員では 31.0%となり、コロナ禍以降、増加傾向が続き、2020年4月以降で最も高い値となりました。 非正社員の人手不足割合が高い業界のTOP5は、飲食店(76.3%)、旅館・ホテル(75.0%)、人材派遣・紹介(57.5%)、娯楽サービス(55.3%)、各種小売(51.2%)でした。 参照:人手不足に対する企業の動向調査(2022年10月) - 帝国データバンク これまで企業は、働く人が足りなくなるとアルバイトを新たに採用して急場をしのいできましたが、それも難しくなっている状況です。 そこで重要になるのが、会社とアルバイトのコミュニケーションです。経営者や人事担当者や管理職がアルバイトと対話し必要なケアをしていくことで、アルバイトは会社を信頼するようになり長く働いてもらうことができます。この記事では、企業のアルバイト管理者が抱える課題や、アルバイトが感じている負担などを解説したうえで、企業とアルバイトをつなぐコミュニケーションアプリ・ツールについて考えていきます。 お役立ち資料「アルバイトの離職防止&早期戦力化施策15選」はこちら

アルバイト管理者が抱える課題

総務省によると、アルバイトを含む非正規雇用が多い業界は、飲食・小売・卸売業で、そのアルバイト比率は5割に迫ります。そこで、飲食業と小売業のアルバイト管理者が抱える課題をみていきます。 参照:産業別・規模別非正規雇用比率の推移|内閣府、総務省

飲食店店長のアルバイト管理の悩み

求人情報企業が飲食店店長に悩みを尋ねたところ、トップ5は次のようになりました。

飲食店店長の悩みトップ5

1位 シフト調整と当日の欠勤 2位 スタッフ教育 3位 給料が少ない 4位 スタッフ間の人間関係 5位 家族や恋人との時間が足りない 店長自身の悩みが2つ(3位と5位)なのにたいし、スタッフ関連の悩みは3つ(1位、2位、4位)もあります。そして飲食店はアルバイト比率が高いので、この「スタッフ」には多くのアルバイトが含まれていると考えられます。 1位はシフト調整と当日の欠勤でした。勤務シフトになかなか入ってくれないスタッフや当日欠勤するスタッフが多いと、店長は店舗運営に苦労するでしょう。スタッフ教育は店長の通常業務のはずですが、それが悩みの2位になっています。例えば、アルバイトが頻繁に辞めると何度も新人アルバイトに同じ教育をしなければならず、店長の負担は増えます。そして店長はスタッフ間の人間関係にすら手を焼かなければならないようです。 では、なぜ飲食店の店長はスタッフのことでこれほど悩むのか。それは店長の喜びの源泉もスタッフにあるからです。同じ調査で飲食店店長に楽しさとやりがいを尋ねたところ、1位スタッフの成長、4位リーダーとして人を動かせること、5位スタッフとの一体感、という結果になりました。飲食店店長は、アルバイトを含むスタッフに対して熱い想いがあるがゆえに悩まされることも多い、というのが実態のようです。 参照:飲食店店長の労働環境が改善傾向に!求人@飲食店.COMが店長業務の実態について調査|株式会社シンクロ・フード 関連記事:飲食店が人手不足に陥る4つの理由や対策7選を解説 | 社内ポータル・SNSのTUNAG(ツナグ)

小売店店長のアルバイト管理の悩み

続いて、小売店店長の意向調査の結果を紹介します。小売店店長に、自身の業務で重要ととらえていることを尋ねたところトップ5は以下のとおりでした。

小売店店長が考える、自分の業務の重要なところトップ5

1位 接客業務の質 2位 スタッフのマネジメント、教育 2位 陳列、売場づくりの質 4位 売上、予算の管理の精度向上 5位 本部指示の徹底レベルの向上 スタッフのマネジメント、教育が2位になっていて、小売店でも飲食店同様、スタッフ関連業務が店長の重要テーマになっていることがわかります。 また1位は接客業務になっていますが、接客は主にスタッフが行うのでこれも「スタッフ関連」といえます。さらに5位の本部指示の徹底も、店長がスタッフに本部指示を徹底させなければならないのでこれも「スタッフ関連」です。小売店もアルバイト比率が高いので、店長が気を配らなければならないスタッフの多くもアルバイトのはずです。小売店店長もスタッフ対策、アルバイト対策を打ち出していく必要がありそうです。 参照:【調査報告】小売業で働く従業員の業務内容についての意識調査|NEXWAY ▼関連記事 ・アルバイトスタッフの教育のポイント5選と重要性を解説 | 社内ポータル・SNSのTUNAG(ツナグ)店舗運営のQSCとは?QSCAとの違い、向上施策3選を解説 | 社内ポータル・SNSのTUNAG(ツナグ)

アルバイトが感じる負担

店長がアルバイト管理に課題を感じているように、アルバイトの方も勤務先に少なからぬ負担を感じています。企業がアルバイトとのコミュニケーションを円滑に進めるには、アルバイトが抱える課題意識を知ってくことが重要です。

知らされていないストレス

アルバイトを対象にした意向調査で「働く前に知っておきたかったこと」を尋ねたところ次のような結果になりました。

アルバイトが「働く前に知っておきたかったこと」トップ5

1位 勤務時間や退勤時間 2位 業務量 3位 従業員の交流や年齢層などの働く人の環境 4位 接客、調理、配達業務の量や自由度、内容 5位 身につけなければならないスキル・知識 この結果から、アルバイトがかなりいろいろなことを知らずに働き始めていて、なおかつ、それらを事前に知りたかったと思っていることがわかります。しかも、1位は勤務時間、2位は業務量となっていて、働く時間も働く内容も知らされないことが多いようです。この結果について、企業の人事担当者のなかには「勤務時間や業務量を事前に伝えないわけがない」と思う人がいるかもしれません。しかしここでのポイントは、「働く前に勤務時間や業務量を知らされていなかった」と感じているアルバイトが多いという事実です。 「こんなに勤務時間が長いとは思わなかった」「業務量がこんなに多いとは思わなかった」という理由で辞めているアルバイトが多い企業では、アルバイトとのコミュニケーションの在り方を再考したほうがよいかもしれません。 参照:飲食アルバイト6割以上が経験者!‟勤務時間や退勤時間”を事前に知りたかったと回答|ディップ総合研究所

コンビニ・バイト特有の問題点

コンビニはアルバイトが多い小売店の代表といえるでしょう。経済産業省がコンビニの従業員にアンケート調査を行ったところ、その4分の3は「満足している」と回答しましたが、一方で4分の1は何かしらの不満を抱えているようです。 主な不満は以下のとおり。

コンビニ従業員の不満

●業務量が多い ●業務の種類が多い ●研修を充実させて欲しい ●深夜業務は身体的につらい ●深夜業務は恐い ●適切なスタッフ数を確保して欲しい 業務量の多さへの不満はここでもみられました。そして近年のコンビニの業務は、商品の販売、公共料金の支払い、宅配便の受け付けだけでなく、調理や配達といった仕事も加わります。仕事の種類の多さにとまどう人がいて当然です。それが研修を受けさせて欲しいという不満を生んでいるのでしょう。コンビニ業務につきものである深夜業務も負担になっています。 さらに、スタッフ数が適切ではないという不満は人手不足を反映していると推測できます。スタッフ数が少ないと1人のスタッフの負担が増えるので、人手不足は企業の問題であると同時にアルバイトにとっても問題になることがわかります。 参照:新たなコンビニのあり方検討会 資料2-3 調査報告資料(従業員アンケート)|経済産業省

本部が抱える課題

チェーンの飲食店や小売店の場合、現場である店と本部である本社では抱える問題が異なります。そこで本部が抱えるアルバイト管理に関する課題を紹介します。

入退社手続き

本部と複数店舗がある会社の場合、入退社の手続きを本社で行い、店側は本部が雇用したアルバイトに働いてもらうという形態になることがあります。 アルバイトがすぐに辞めてしまうと、すぐにまた新しい人を雇わなければならず、本部の担当者は入社手続きと退社手続きを繰り返すことになります。 入社手続きには、雇用契約、労働条件の通知、税金関係の処理、社会保険の手続き、給与支払いの手続き、身元確認、健康診断などがあります。 退社手続きには、退職届の受理、税金関係の処理、社会保険の手続き、引き継ぎなどがあります。 1人のアルバイトが1年間辞めなければ、1年間に行う手続きは入社手続き1回で済みます。 しかし1年間に3人のアルバイトが入社して辞めてしまうと、入社手続きが3回、退社手続きが3回必要になります。 参考:アルバイト従業員数2,000名以上、社内連絡と入退社手続きをDX化 スーパーサンシ様のTUNAG(ツナグ)導入事例

人事・労務管理

本部がアルバイトの人事管理と労務管理をしている場合、この仕事もアルバイトの出入りが多くなるとどんどん増えていきます。アルバイトが退職してしまうと、新しいアルバイトにまた1から仕事を教えなければなりません。また、アルバイトは働く時間や曜日が不定期なので労務管理が複雑になります。人が入れ替わると、さらに複雑になります。アルバイトの人事・労務管理をコンピュータ・システムで処理している場合、入社時と退社時にデータを更新しなければなりません。本部としても、入退社手続きの面でも人事・労務管理の面でも、アルバイトが定着したほうがよいのは明確です。

連絡手段の課題

企業がアルバイトとのコミュニケーションを深めて信頼関係を構築することは、離職予防になります。しかし人事担当者や管理職にとって、一人一人のアルバイトとのコミュニケーションを充実させることは、時間的な負担になるはずです。そこで、連絡手段としてインターネット・ツールやITツールを使うと、コミュニケーション業務の負担を減らしながら円滑に進めることができます。ここでは、国内で最もよく使われるチャットツールであるLINEをアルバイト管理で使用する場合の課題を考えてみます。

LINE利用のメリット・デメリット

LINEの国内月間ユーザー数は9,300万人にのぼり、男女年代を問わず多くの人が利用しています。 広く浸透したLINEを、アルバイトとのコミュニケーションに使用する企業は多いと思いますが、このセクションでは、LINEをアルバイト管理ツールとして利用するときのメリットとデメリットを整理していきたいと思います。 参照:LINEのユーザーはどんな人?|LINE株式会社

LINE利用のメリット

LINE利用の最大のメリットは使いやすさです。アルバイトの多くはスマホを持っていて、スマホを持っている人の多くはLINEを使っています。したがって企業の人事担当者や管理職がアルバイトに「LINEを使って業務連絡をする」と伝えても、「使い方がわからない」ということはほとんど起きないはずです。そして、LINEの良さは、その手軽さにあります。人事担当者もアルバイトも、スマホを操作するだけでコミュニケーションが取れます。

LINE利用のデメリット

アルバイトとのコミュニケーションに、無料版のLINEを使うことは、企業と、アルバイト双方にとってデメリットがあります。それぞれを整理していきましょう。 企業にとってのデメリット会社側にとってのLINE利用のデメリットとしては、大きく以下の3点が考えられます。 ・会社側が情報を把握できない(ガバナンス) ・情報漏洩のリスク(セキュリティ) ・チャットで情報が蓄積されない(ナレッジの蓄積)

会社側が情報を把握できない(ガバナンス)

個人利用のLINEで、店長等の管理者とアルバイトが個別でチャットのやりとりをすると、本部、会社側でコミュニケーションの内容を管理できなくなります。アルバイトとのコミュニケーションを管理者に任せるかたちになるため、ハラスメント等のトラブルがあった際に、会社側としては事態の把握が後手になってしまいます。 また、アルバイト同士のコミュニケーションも私用のLINEを使用してしまうと、シフト情報や業務上の機密情報等をやり取りしますので、情報漏洩のリスクがあります。管理側としても、アルバイト間の人間関係を把握できなくなるなど、見えないコミュニケーションが増えることになります。 参考:社員からアルバイトまで、TUNAG(ツナグ)を起点とした情報共有やコミュニケーションの促進による業務改善・効率化の取り組み(ガソリンスタンド等の運営・明石吉田屋産業株式会社)

情報漏洩のリスク(セキュリティ)

プライベートでも、よく使われているLINEで、業務上の連絡、やり取りが行われることで、故意かどうかを問わず、情報漏洩のリスクが高まります。会社側から、業務上の連絡を別の特定のアプリや、手段で行うことを指定していれば、アルバイト、管理者双方にとって、安心して連絡を取ることができるのではないでしょうか。

チャットで情報が蓄積されない(ナレッジの蓄積)

私用のチャットで、アルバイト向けに業務に関するアドバイスや、教育、情報共有をした場合、クローズドな場所での連絡になるので、後任となる管理者、アルバイトが閲覧することができません。過去の経緯や業務上のナレッジを共有することは、社員教育の重要な要素ですが、私用のチャットでは実現するのが困難です。このことは、アルバイト教育の効率化を妨げる要因になります。

アルバイトにとってのデメリット

アルバイトにとって、LINE利用のデメリットは大きく以下の2点が考えられます。 ・プライベートの利用と混同するので快適でない(業務時間外での連絡等) ・個人利用のアカウントを知られるのがいや(プライバシー) 産業能率大学が新入社員445人を対象に会社生活についてアンケート調査したところ、LINEなどのツールを仕事に使うことについて、使いたい50.7%、使いたくない49.3%とほぼ二分しました。 業務で使用したい用途としては、「社内のスケジュール調整」(82%)、「遅刻の連絡」(59%)が多く、業務で使いたくない理由には「プライベートで使うものだから」(83%) 、男性「相手に失礼」(47%)、女性「アカウントを知られたくない」(42%)などが挙がっています。 参照:2018年度 新入社員の会社生活調査|産業能率大学

プライベートの利用と混同するので快適でない(業務時間外での連絡等)

プライベートで使用するLINEですから、勤務先からの連絡が、業務時間外に来ると、従業員としては、オンオフの切り替えがしづらいでしょう。また、勤務時間でない時に、業務連絡を目にしたり、送ることは、労務管理の面からも課題があります。

個人利用のアカウントを知られるのがいや(プライバシー)

また、上司からのSNS友達申請(リクエスト)について、「嫌だ」または「どちらかと言えば嫌だ」は、女性 63.1% 男性 54.2% と過半数を上回る結果でした。

業務用の連絡をプライベートと分けて、スマホで受け取れる状態にするのがベスト

LINEをアルバイト管理に使うメリットとデメリットからわかることは、スマホを使う気軽さはプラスにもマイナスにも働くということです。そのためベストな状態とは、業務用の連絡をプライベートとわけてスマホで受け取れるようにすること、となるでしょう。そこで、アルバイト管理に悩んでいる企業の人事担当者におすすめしたいのが、スマホ向けの業務用のコミュニケーション・アプリです。 参考:社内アプリとは?事例3社や3つの注意点、作り方について解説 | 社内ポータル・SNSのTUNAG(ツナグ)

アルバイト管理、店舗支援に使えるアプリ

アルバイトとのコミュニケーションや管理、店舗支援に使えるスマホ向けアプリには、次の3タイプがあります。1つずつ、その特徴を紹介します。
  • コミュニケーション特化型
  • シフト管理特化型
  • 教育特化型

コミュニケーション特化型

コミュニケーション特化型にはMicrosoft TeamsやChatworkなどがあります。またLINEでもLINE WORKSは業務用として分類することができます。 これらのアプリにはチャット機能がついていて、リアルタイムで文章での会話ができたり、その文面を自動保存できたりします。 またワードやエクセル、画像、PDFなどの送受信も可能です。 参考:『ROPÉ』や『ROPÉ PICNIC』を展開するジュングループ 2,600名を対象にTUNAG(ツナグ)を導入

シフト管理特化型

シフト管理特化型にはSync UpやTIME CARD、R Shiftといったアプリがあります。 例えばSync Upなら、アルバイトからシフトの希望を集め、シフトをつくり、アルバイトにシフトを周知することができます。また、複数の店舗を持っている企業であれば、ある店の店長が別の店の店長にヘルプを出すこともできます。 TIME CARDはその名のとおりタイムカードの代わりになり、出退勤時間の打刻をアプリで行えます。もちろんシフトを作成、管理することも可能。 さらに労務アラート機能は、残業時間の上限を設定しておくと、アルバイトがその時間を超えて働くと知らせてくれます。 参照: お店の『生産性Up』を支えるシフト管理システム|Sync Up 従業員をクラウド勤怠システムで一元管理|TIME CARD

教育特化型

「はたLuck」は店舗マネジメントDXアプリというジャンルのアプリになりますが、これをアルバイト教育に使うことができます。「はたLuck」には情報共有機能があり、業務内容を書いておくことができます。アルバイトが仕事中に困ったことが発生したら、自分のスマホでこれをみれば解決できます。 また、エンゲージメント機能でコミュニケーションを深めることができます。例えば店長がアルバイトに助けられたら、エンゲージメント機能を使ってアルバイトに星を送ることができます。星は感謝の気持ちを見える化したものであり、アルバイトのやる気を引き出すはず。 また、エンゲージメント機能に自社の優待券を登録しておけば、優れた仕事をしたアルバイトにそれをプレゼントすることができます。 参照: 店舗サービス業に特化した店舗マネジメントDXアプリ|はたLuck アルバイトを戦力化するアプリを開発、働き方改革へ|日経ビジネス ノーコードアプリとは?ローコードとの違い、注目されている背景を解説!- TUNAG(ツナグ)

まとめ

  • 人手不足問題は、アルバイトがすぐに辞めてしまうとより深刻化してしまう
  • 企業は、アルバイトとの信頼関係を築くためにコミュニケーションを強化したほうがよい
  • コミュニケーションアプリはアルバイト管理にも、アルバイトとのコミュニケーション構築にも有効
  • アルバイト管理者も、アルバイト本人も、企業の本部も、アルバイトの働き方に課題を抱えている
  • LINEは手軽なコミュニケーション・ツールだが業務に使うとデメリットもある
  • 業務用のアルバイト管理スマホアプリには①コミュニケーション特化型②シフト管理特化型③教育特化型などがある
企業が人手不足で悩んでいたら、そして特にアルバイト管理に課題を抱えていたら、コミュニケーションを強化するスマホ・アプリがそのソリューションになるはずです。 さまざまな種類があるので、自社に合ったアプリを探してみてはいかがでしょうか。 参考:連絡ツールの統一に関連するTUNAG(ツナグ)の導入事例19選 お役立ち資料「アルバイトの離職防止&早期戦力化施策15選」はこちら

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