社内の情報が分散し、必要な資料が見つからない、チーム間の連携がスムーズに取れない…。こうした課題を解決し、業務の効率化や生産性向上を実現するのが情報共有ツールです。
しかし、ツールの種類が多く「どれを選べばいいのかわからない」「導入しても定着するか不安」という企業も多いのが現状です。
そこで本記事では、情報共有ツールの選び方と11社の情報共有ツールを厳選して紹介します。自社に最適なツールを見つけ、スムーズな情報共有を実現しましょう。
近年の働き方改革の進展により、オフィスに縛られない柔軟な働き方が普及し、リモートワークやモバイルワークが増加しています。これに伴い、企業内での情報共有やコミュニケーションに課題を抱えるケースが増えてきました。特に社員間での情報格差やコミュニケーションの不足は、生産性の低下や意思決定の遅延といった問題を引き起こします。
こうした課題に対応するため、情報共有ツールの導入が注目されています。情報共有ツールを導入することでどのような企業課題や解消できるのかをまずは解説します。
情報共有ツールは、企業の意思決定プロセスを大きく変えます。従来のメールや紙媒体による情報共有では、データの伝達が遅れることが多く、意思決定に時間がかかることが課題でした。しかし、情報共有ツールを活用すれば、全社員が必要な情報にリアルタイムでアクセス可能な環境を構築できます。
例えば、チャットツールやクラウド型のデータ共有プラットフォームを導入すれば、部署間での情報伝達がスムーズになり、変化の激しい市場環境にも即座に対応できます。
また、過去の会議記録や議論の履歴を簡単に検索できるため、迅速な意思決定が可能になります。情報共有ツールを導入することで、特に競争の激しい業界ではビジネスチャンスを逃さない体制を整えられるのです。
情報共有ツールは、従業員のエンゲージメント向上に寄与します。特に、ツールを通じて上司や同僚とのコミュニケーションが円滑になると、従業員は自分の意見やアイデアが尊重されていると感じやすくなります。
また、リモートワークが広がる中、オンライン会議ツールや社内SNSを活用することで、物理的な距離を超えた連携が可能になります。
こうした取り組みは、従業員満足度を高め、企業に対する帰属意識を強化します。その結果、離職率の低下が期待でき、優秀な人材の流出を防ぐことができます。
関連記事：離職防止のアイデア10選！離職率改善に成功した事例も紹介
情報共有ツールを活用することで、部門間の連携が強化され、新たなイノベーションの創出が期待できます。
従来、部門ごとに情報が閉じられていた場合、他部署との連携が不足し、業務の効率化や新しいアイデアの発見が難しい状況がありました。
しかし、プロジェクト管理ツールや社内ポータルを導入することで、部署間の情報共有がスムーズになり、異なる視点を取り入れた革新的な取り組みが可能となります。
関連記事：イノベーションとは？定義・分類や実現させるポイント、企業事例
情報共有ツールはさまざまな種類があり、目的や利用シーンによって適切なものを選ぶことが重要です。主に「社内ポータル作成ツール」「ビジネスチャットツール」「グループウェア」に分類され、それぞれ特徴や利点が異なります。
社内ポータルとは、社内のさまざまな情報に一元的にアクセスできるWebサイトです。社内ポータル作成ツールは、このようなWebサイトを中心に、社内のメンバーが一つのツールからリアルタイムを含めたさまざまな情報にアクセスすることを目的としています。
具体的な情報としては、会社の重要なお知らせや資料、業務マニュアルなどです。特に、ドキュメントの整理やアクセス管理を効率化する機能が強みです。
例としては「TUNAG」は、社内掲示板や社内SNS、経営者のメッセージを伝える機能や従業員同士が交流、情報にアクセスするための機能が多数そろっています。
また、これらのツールは権限設定が柔軟に行えるため、部署や役職に応じて適切な情報を配信することができます。
ビジネスチャットツールは、リアルタイムのコミュニケーションを可能にするツールで、チーム内や部署間でのスムーズな連絡を支援します。
メールよりも迅速なやりとりが可能で、特にリモートワーク環境においてその重要性が高まっています。「Slack」や「Microsoft Teams」などは、メッセージ送信機能に加え、ファイル共有やタスク管理機能を備えています。
また、これらのツールは他の業務アプリとの連携が可能で、日常業務の効率化をさらに促進します。選定時には、チーム規模や利用頻度に応じたコスト面や機能面のバランスを考慮すると良いでしょう。
グループウェアは、業務効率化のための機能を備えたツールです。スケジュール管理やタスク共有、会議の設定などを一元的に管理することができます。
特に、多数の部門やプロジェクトを抱える企業においては、業務を効率化するための不可欠なツールとなります。「Google Workspace」や「Garoon」などは、メールやカレンダー、オンライン会議機能が統合されており、複数の業務を一つのプラットフォームで管理できます。
クラウドベースで提供されるものが多く、場所を選ばずにアクセス可能な点がメリットです。グループウェアを導入する際には、業務フローとの親和性やセキュリティ対策も重要なポイントとなります。
情報共有ツールを導入する目的としてもっとも多いのが、コミュニケーションや業務効率化の改善による生産性の向上ではないでしょうか。そのためのファーストステップとして、社内ポータル作成ツールがおすすめです。
以下で、社内ポータル作成ツールのおすすめを紹介しますので、課題解決のためにも自社に合ったツールの導入を検討してみてください。
TUNAGは、情報共有や業務効率化を支援するだけでなく、組織エンゲージメントの向上に特化したオールインワンの社内ポータルツールです。その多機能性と柔軟性から、さまざまな業界や組織で活用されています。以下に、その特徴を詳しくご紹介します。
TUNAGの特徴
一元化された情報ハブとしての機能
TUNAGは、社内ポータルの基本である「情報の一元管理」を強力にサポートします。社内規定や業務マニュアルだけでなく、掲示板、チーム間のタスク情報、会社からのお知らせなど、あらゆる情報を統合することで、従業員が必要な情報に迅速にアクセスできる環境を提供します。
コミュニケーションの促進
従業員間の交流を深めるために設計された「サンクスカード機能」や「コメント機能」は、ポータルツールに欠かせない双方向コミュニケーションを活性化します。ただの情報受発信にとどまらず、従業員同士が意見を共有し、感謝を伝え合えることで、職場全体のエンゲージメントが向上します。
1,200km離れた北海道と茨城の現場をつなぐ。「同じベクトル」を目指す社内コミュニケーションの秘訣とは | TUNAG(ツナグ)
モバイル対応によるアクセス性
社内ポータルとして、TUNAGはPCだけでなくスマートフォンからもシームレスにアクセスできる点が特徴です。リモートワークや外出先でも社内情報やタスクに即座にアクセスできるため、場所や時間を問わず業務の効率化を実現します。
介護現場でペーパーレス化・情報共有の効率化を実現。業務改善で、利用者が喜ぶ事業所を目指す | TUNAG(ツナグ)
カスタマイズ性と柔軟性
TUNAGは、組織の規模や業務内容に応じて柔軟にカスタマイズ可能です。情報の整理方法やレイアウトの調整が可能なため、社内ポータルを自社独自の運用に合わせて最適化できます。
TUNAGは、企業の規模やニーズに応じた柔軟な料金プランを提供しています。料金は利用人数や必要な機能によって異なるため、詳細な見積もりや最適なプランを確認するには公式サイトから問い合わせを行う必要があります。
また、導入前に実際の使用感を確かめられる「デモ」も提供されており、具体的な活用方法や運用イメージを明確にすることが可能です。
デモの申し込みは公式サイトより簡単に行えるため、初めて社内ポータルツールを導入する企業やツール選定に迷っている企業にもおすすめです。料金やデモに関する詳細はTUNAG公式サイトをご確認ください。
SharePointの特徴
SharePointは、Microsoftが提供する情報共有とコラボレーションを支援するクラウドプラットフォームです。
特に、ドキュメント管理機能はリアルタイムの共同編集やアクセス権限の設定により、チームの効率的な連携を実現します。
さらに、プロジェクトや部門ごとにカスタマイズ可能なチームサイトは、情報を整理して共有するための最適な環境を提供します。Officeアプリとの高度な統合により、日常業務の中でスムーズに活用でき、業務プロセスの効率化を強力にサポートします。
SharePointは、組織全体の生産性向上と情報のセキュリティ強化に期待できます。
コンテンツの共同作業と共有を安全に|MicrosoftSharePoint
YappliUNITEの特徴
YappliUNITEは、社内コミュニケーションと従業員エンゲージメント向上を支援する、ノーコード対応の社内アプリ作成プラットフォームです。
専門的な開発スキルがなくても迅速に社内アプリを構築できるため、企業独自の情報共有基盤を作りやすくします。
経営陣からのメッセージ配信や教育コンテンツの提供により、従業員とのコミュニケーションがスムーズに進むだけでなく、アプリ内での情報の一元管理が可能です。
また、組織サーベイ機能を活用して、従業員のモチベーションやエンゲージメントを把握し、効果的な施策に結びつけられる点が大きな特徴です。組織の課題解決と効率的な運営を求める企業におすすめのツールです。
YappliUNITE（ヤプリユナイト）｜社内アプリで、イキイキとした組織を
Talknoteの特徴
Talknoteは、企業内の情報共有とコミュニケーションを効率化することで、従業員同士の連携を強化する情報共有プラットフォームです。フィード型の情報共有機能により、プロジェクトやテーマごとに情報を整理して投稿・蓄積でき、情報の検索や追跡が容易です。
また、タスク管理機能を活用すれば、タスクの進捗や期限を可視化し、業務の抜け漏れを防ぎます。さらに、感謝や称賛を送り合う「サンクス機能」を備え、従業員のモチベーション向上やチームワークの強化をサポートします。
Talknoteは、組織全体のエンゲージメントを高め、生産性向上を目指す企業におすすめです。
Stockの特徴
Stock（ストック）は、ITの専門知識がなくても簡単に利用できる、情報共有とタスク管理を統合したツールです。
必要な情報を蓄積し、チャットツールのように流れることなく、確実に保持する「情報ストック機能」が特徴です。
さらに、直感的なタスク管理機能を活用することで、業務の進捗を効率的に把握でき、抜け漏れを防ぎます。また、メッセージ機能を通じてチーム内の連携を円滑にし、コミュニケーションの質を高めます。情報の散乱や共有の煩雑さに課題を抱える組織で効果を発揮します。
続いては、グループウェアツールのおすすめを紹介します。特にグループウェアは企業の人数が増え、部署をまたいだタスク・スケジュールを管理する場合に必要になるでしょう。
サイボウズGaroonの特徴
サイボウズGaroon（ガルーン）は、情報共有とコミュニケーションを効率化するグループウェアで、大規模組織に特化した機能が充実しています。
スケジュール管理機能では、個人やチームの予定を一元化し、会議室の予約も簡単に行えます。また、稟議や申請を電子化するワークフロー機能により、迅速な意思決定をサポートします。
さらに、ポータル機能を活用することで、重要情報を集約し、企業ごとにカスタマイズ可能な環境を構築できます。情報共有の煩雑さや非効率的な承認プロセスに悩む大企業や公共団体におすすめです。
desknet’sNEOの特徴
desknet'sNEO（デスクネッツネオ）は、業務の効率化と情報共有を支援する500万人以上の販売実績を誇るグループウェアです。
スケジュール管理、ウェブメール、ファイル共有、ワークフローなど、多数の基本機能を備え、「備品管理」「設備予約」「安否確認」といった多彩な機能を網羅しています。また、ノーコードツール「AppSuite」により、自社の独自業務に合わせたアプリケーションを無制限に作成可能です。
さらに、Microsoft Teamsやモバイルアプリとの連携により、社内外でのスムーズな業務運営をサポートします。官公庁や自治体、大規模な企業にも適しており、情報共有や業務プロセスの改善を求める組織に向いています。
ナレカンの特徴
ナレカンは、社内のナレッジや情報を一元化し、高精度な検索機能を備えたナレッジ管理ツールです。AI自然言語検索を活用して必要な情報を迅速に取得できるため、情報共有や業務効率化に大きく貢献します。
また、メールやファイル、チャット内容など、さまざまな情報を一元管理し、散在するデータの把握を容易にします。
TeamsやSlackなどの外部ツールとの連携機能や、多階層フォルダ構造による柔軟な情報整理が可能で、各組織の独自のニーズにも対応できます。情報共有やナレッジ管理の課題を抱える企業におすすめのグループウェアです。
最後に紹介するのは、ビジネスチャットツールのおすすめです。テキストコミュニケーションだけではなく、動画配信などを含めた多彩なコミュニケーション機能を備えたツールを紹介します。
kintoneの特徴
kintone（キントーン）は、ノーコードで業務アプリを簡単に作成できる業務アプリ作成プラットフォームです。プログラミング不要の直感的な操作で、業務プロセスに最適なアプリを作成できます。
データの一元管理やグラフ作成、条件検索に対応したデータベース機能を備えており、業務の効率化を強力にサポートすることも可能です。
加えてAPIやプラグインを活用した外部ツールとの連携により、業務環境に柔軟に対応可能です。エクセル管理の限界を感じている企業や、迅速な業務アプリ導入を必要とする組織にとって、業務の効率化と情報共有の改善を実現します。
ConcreteCMSの特徴
ConcreteCMS（コンクリートCMS）は、専門的なスキルがなくてもウェブサイトを簡単に管理できるオープンソースのコンテンツ管理システム（CMS）です。
直感的なインライン編集機能を備えており、初心者でもウェブページを直接編集可能です。さらに、豊富なアドオンやテーマを活用することで、柔軟な機能拡張やデザイン変更ができます。
多言語対応や詳細な権限管理機能も搭載しており、企業、教育機関、政府機関などの幅広い運営ニーズに応えます。ウェブサイトの作成・運営を効率化したい組織に最適なプラットフォームです。
Slackの特徴
Slack（スラック）は、導入実績世界150カ国以上、アクティブユーザー数は1,000万人を超える、全世界で圧倒的シェアを誇るSaaS型のビジネスチャットツールです。
トピックごとに整理されたチャンネル機能を活用することで、必要な情報を一元管理し、効率的な議論や意思決定が可能です。
また、リアルタイムでの音声・ビデオ通話ができるハドルミーティングや、ノーコードで業務を自動化できるワークフロービルダーを搭載し、業務効率化を強力にサポートします。
リモートワークやハイブリッドワーク環境での連携を強化し、生産性を高めたい企業に最適なプラットフォームです。
ツール選定は、企業の規模や目的によって適したものが異なります。この章では、初心者に適した社内ポータルや導入時の注意点、さらに企業の課題に合ったツールの選び方を具体的にご紹介します。
初めて情報共有ツールを導入するなら、社内ポータルがおすすめです。
グループウェアやビジネスチャットツールは特定の機能に特化しているのに対し、社内ポータルは情報共有のハブとして機能します。掲示板やファイル共有、スケジュール管理など、情報共有に必要な基本機能を網羅しており、様々な用途に活用できます。
社内ポータルは、情報の一元管理を可能にすることで、情報へのアクセスを容易にし、業務効率の向上に貢献します。また、シンプルな操作性で、ITリテラシーの高くない従業員でも容易に使いこなせるため、スムーズな導入が期待できます。
さらに、ポータルサイト上でタスクや進捗状況を共有することで、業務全体の可視化が進み、チーム全体の連携強化にも繋がります。
社内ポータルは、全社員がアクセスできる情報共有の基盤として、組織全体のコミュニケーション活性化と業務効率向上に貢献します。ぜひ導入を検討してみて下さい。
情報共有ツールの選定では、導入のしやすさと長期的な運用性が重要です。ツールは購入後すぐに効果が出るわけではなく、定着に一定の期間が必要です。
そのため、操作が直感的で、社内トレーニングに多くのコストがかからないものを選ぶのが得策です。また、サポート体制の充実度も確認しましょう。特に、初期設定やトラブル対応が迅速に行えるツールは安心感があります。
ツールのコストパフォーマンスを評価する際には、月額費用だけでなく、将来的なアップデートやカスタマイズにかかる費用も考慮する必要があります。
自社の課題に適した情報共有ツールを選定するには、目的と使用シーンを明確にすることが必要です。例えば、プロジェクトの進行管理が課題であれば、タスク管理機能を重視したツールを選ぶべきです。
一方で、リモートワークにおけるコミュニケーション不足を解決したい場合は、ビデオ会議やチャット機能を備えたツールが効果的です。
ただし、「エンゲージメントの向上」や「業務効率化」などの抜本的な課題に取り組む場合、単一の機能で改善することは難しいため、複合的な機能を持つツールを選ぶことをおすすめします。
また、企業の規模も選定基準の一つです。中小企業の場合、初期費用が低く、シンプルな機能を持つツールが適していますが、大企業では拡張性やセキュリティの高さが求められることが多いでしょう。
ツール選定時には、複数の製品を比較し、デモや無料プランを利用して実際の使用感を確かめることが大切です。適切な選定プロセスを経ることで、効果的なツール導入が実現します。
情報共有ツールは、企業の課題解決や生産性向上に欠かせない存在です。しかし、多くの選択肢の中から最適なツールを選ぶためには、自社の課題や目的をしっかりと明確にすることが重要です。
ツールの操作性や導入のしやすさはもちろん、サポート体制やコストパフォーマンスにも注意を払う必要があります。また、ツールを導入するだけでは効果は得られませんので、社内での活用を定着させる取り組みも欠かせません。
特に、従業員が使いやすいと感じるツールを選ぶことで、エンゲージメント向上や業務効率化といった効果を最大限に引き出すことが可能です。情報共有ツールは、単なる便利な手段にとどまらず、企業の文化を変革し、競争力を高める重要な要素です。適切な選択と運用を通じて、組織全体の成長を実現しましょう。
人と組織に働きがいを高めるためのコンテンツを発信。
TUNAG（ツナグ）では、離職率や定着率、情報共有、生産性などの様々な組織課題の解決に向けて、最適な取り組みをご提供します。東京証券取引所グロース市場上場。
シェア
ポスト
