アルバイトのシフト表作成は、時間がかかり、法令遵守や人員配置の難しさなど、多くの課題を抱えています。
本記事では、シフト管理における主な問題点と、それを解決するための効率的な方法を解説します。また、アプリを活用したシフト作成のメリットや、実際に導入された企業の事例を紹介し、業務の効率化を実現するための具体的なステップを紹介します。
まず初めにこれまでのバイトのシフト表作成の管理と課題をおさらいします。
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シフト管理者は大抵の場合が、店舗の店長であることが多いです。そのため、普段の接客や人材育成、経理関係、採用面接など多岐にわたる業務に追われ、そもそもアルバイトやパートへのシフト表作成にあまり時間をかけれていないことがあげられます。
労働基準法や、103万円の扶養所得といった法令、労働規約に沿りながらも、能力や性格を加味した適材適所の人員を構成し、さらに、平常通りに店舗を営業することを念頭に置いた上で、シフト表作成をしなければなりません。当然ながら、新人が入るたびにこの構成を考える必要が出てくるので、容易ではないです。
また、突然の体調不良や公共交通機関の遅延などといった不測の事態に対して、スポットで他のパートやアルバイトにかけあってお店を平常通りに回す体制を整えようとします。さらに、人手不足が続く際には、新規でアルバイトなどを雇うためにポスターを掲げたり、採用面接の時間を確保することも求められます。
一番のネックは、一番人手が欲しく、休憩などもしたいタイミングでシフト表を管理しているPCを見ることができないことです。これはシフト表管理者以外も、休憩の入り時間などが確認できずに、一度時間を忘れてしまえば、声がかかるまで働き続けることもあります。
シフトの調整は月ごとに行うところが多いですが、働き方の多様化により、隔週や1週間ごとなど、柔軟にシフトを調整してくれる店舗も増えています。
毎月10～15日くらいまでに翌月のスケジュールを提出することが多いです。月1度のシフト提出なので自分の長期の予定が立てやすい一方で、翌月の予定を1か月前までに把握しておく必要があります。急な予定の変更の影響を受けやすいともいえます。
隔週の場合は、毎月7日前後と20日前後でシフトの調整をする必要があります。月の途中でシフト提出ができるため、「もう少し稼ぎたい」場合に調整しやすい一方で、定期試験や年末年始などのイベントが近づくたびにシフトが埋まりにくく、管理側としては一段階苦労する作業といえます。
毎週のシフトが始まる日の3〜4日前に提出することが多いです。隔週よりも予定が調整しやすく、最も柔軟なシフトが組みやすい一方で、月に4回以上はシフトを提出する必要があり、少々面倒と感じる可能性があります。ただ、管理側からすると、長期間に渡ったシフトを作成する必要がなく、週1のシフトを作成すれば良いため、都合が良いシフト管理体制といえます。
次にアルバイトのシフト表を作成する上での注意点について3点記述します。
バイトを雇用した後にアクシデントに見舞われることのないように、雇用前の時点でにしっかりと書面上での労働条件の合意を取る必要があります。例えば、学生を雇用する際は定期試験や受験期間はもちろん、部活動の大会期間、修学旅行までもを入念にすり合わせることが必要です。
アルバイトには所得制限が法律で定められています。よく言われるのは、103万円の壁ですが、それ以外にも100万円、130万円の壁という重要な指標があるため、今回は改めて整理して記載します。
年収が100万円を超えた場合、住民税が発生します。住民税は地方税の一つで、「市（町村）民税」と「都道府県民税」をあわせたものです。アルバイト自身で納める必要があります。
年収が103万円を超えた場合、所得税が発生します。なぜ、この103万円が非常に有名なのかというと、配偶者控除が受けられるかの基準も103万円のためです。超えてしまうと、アルバイト自身で控除を受けられなくなり、納税者の賄いきれない出費につながるため、アルバイトの年収が103万円を超えるかは重要な指標の一つです。
年収が130万円を超えた場合、扶養から外れ、社会保険に加入する必要があります。130万円を超えているということは、すでに住民税、所得税がかかってしまうため世帯全体の手取り収入に大きく悪影響を及ぼします。
アルバイトは人数が確保できていれば良いというわけではなく、しっかりとお店の業務を回せるように育成していかなければなりません。例えば、お店の経営のために3人はアルバイトが必要な中で、契約して1週間のアルバイト3人が出勤の日のシフト表を組むと、誰も教育者がおらず、お店は人件費だけが発生する日になってしまいます。しっかりと育成度合いのバランスを見て、育成コストなどを考慮した上でシフト表を組む必要があります。
アルバイトのシフト表作成にはアプリを使うことを推奨します。その理由であるメリットを解説させていただきます。
アプリは、クラウド型のサービスであることが多いため、スマホやタブレットなどの端末からシフト表を見れるようになります。これにより、電車などの移動中にシフト表を組み直すことも可能になり、アルバイト達も、物理的距離を超えて最新のシフト表を確認することができます。これにより、緊急で連絡を取ることもやりやすいです。
シフト表作成アプリには、シフト自動作成サービスがあります。勤務条件を設定すればただのスケジュールに沿った調整ではなく、休暇希望や所得の壁を考慮した日程を作成することができます。
先述にもある通り、シフト作成サービスによって、毎月の苦労であったシフト表作成が簡単にできるため、シフト表作成にかかる手間を抑えられます。
シフト自動作成サービスがシフトを組んでくれるため、人力の際に生じていた、記載ミスやシフトの伝達ミスなどが発生することがありません。ミスを防げれば、修正の時間も取られないため他業務に時間を回すことができます。
アルバイトのシフト表作成をするなら、TUNAGというサービスを推奨します。
TUNAGとは、豊富なDX機能で組織の情報共有や業務効率、人材育成、社内交流などの課題を、スマホひとつで解決するアプリサービスで、900社以上の会社に導入されているサービスです。また、シフト表作成にはTUNAGのカレンダー機能が便利です。
スマホから自分の出勤日が確認できるのはもちろん、同じ日の出勤メンバーを確認することも可能です。万が一スポットで別のメンバーが急に入ってしまっても、クラウドサービスのため、いつでもどこでも最新情報を確認することができます。ピークの勤務時間中、誰が途中からヘルプに入るのかスマホから確認できるのも魅力です。また、初めて出勤が被るアルバイトのメンバーも、TUNAG上ではプロフィール登録機能があるため事前にどんな人か確認することも可能です。
企業によっては、チェーン店で本部からキャンペーン期間を指定されることがあります。そういった期間をTUNAG上のカレンダーに登録することで、メニューの提供の平等性や、期間限定メニューの作り方なども事前に共有することができます。また、店舗によってはショッピングモールなどの大型商業施設にお店を構えていることもあり、お店自体は何もしていないが、商業施設側のキャンペーン等で会計が変わることもあるため、期間把握ができる機能は非常に重要です。
社員や店長がいない日は、アルバイトにとっても不安な日です。そういった日を登録しておくだけで、事前準備など細心の注意を払って営業することが可能になります。
関連記事：店長会議とは？目的や話し合う内容、実施のポイントを解説
シフト提出もTUNAG上で可能なため、簡単なリマインドが可能です。TUNAGはプライベートのDMではなく仕事上のアプリとして機能するため、必然的に配慮もできます。
実際にアルバイト・パートの不規則なシフトでも情報を行き渡らせ、店舗ごとの情報を共有しあい、組織エンゲージメント向上を達成した事例として、株式会社木曽路様がいます。
https://biz.tunag.jp/case/05162
その他にも動画や画像を用いた教育マニュアルや、店舗・人ごとの日報提出機能、コミュニケーション機能など組織の業務効率を上げる機能が盛りだくさんです！
https://biz.tunag.jp/release/25602
アルバイトのシフト表作成は、法令や労働規約、アルバイト育成状況などを考慮する必要があり、時間を取られてしまいます。アプリを使ってシフト表を作成することで、考慮すべき点を網羅的に解決することが可能になります。TUNAGはスムーズな情報共有や業務効率化を促すことが可能で、飲食、小売の店舗DXにおすすめです。
人と組織に働きがいを高めるためのコンテンツを発信。
TUNAG（ツナグ）では、離職率や定着率、情報共有、生産性などの様々な組織課題の解決に向けて、最適な取り組みをご提供します。東京証券取引所グロース市場上場。
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