社内のコミュニケーションがうまくいかず、改善提案やアイデア出しが進まないといった課題を抱えていませんか。社内コミュニケーション施策は、単なる雰囲気づくりではなく、生産性やエンゲージメント、組織力の向上にも関わる重要な取り組みです。本記事では、社内コミュニケーション施策が求められる理由や、施策を進めるうえでの課題、具体的な取り組みについて分かりやすく解説します。
社内コミュニケーション施策は、単なる雰囲気づくりではなく、生産性やエンゲージメント、組織力にも影響する重要な取り組みです。ここでは、社内コミュニケーション施策が求められる主な理由を解説します。
社内のコミュニケーションが円滑化すると、必要な情報が正確にやりとりされて業務効率が向上します。コミュニケーション円滑化による効率化の具体例は、次の通りです。
また、コミュニケーションが円滑であれば、トラブルが起こったとき報告が遅れ、後から顧客・取引先などからのクレーム対応・事後対応に追われるという非効率もほとんど起こりません。業務効率や生産性が上がると、無駄な残業や休日出勤が減る上、仕事自体がしやすくなってエンゲージメントが向上します。
風通しの良い職場とは、従業員が立場を問わず発言しやすい職場のことです。コミュニケーションが円滑化すると、部下が上司に対して発言しやすくなり、職場の風通しが良くなります。円滑なコミュニケーションが実現している環境下では、日常的なあいさつや雑談などのやりとりも活発でフラットな関係性が構築できるケースが多いためです。
職場やチームの風通しが良くなると、意見交換が活発になって新たなアイデアも生まれやすくなります。アイデアの創出がイノベーションを引き起こし、結果として多様なニーズへの対応・グローバル化など、日本企業に求められている組織力が強化されるでしょう。
利益が上がればその分、従業員の待遇に反映できるケースも多く、エンゲージメントが向上します。風通しの良さそのものが「快適に働けている」というメリットとなり、エンゲージメントが高まる場合も少なくありません。
チーム内のコミュニケーションが円滑でないと、悩みや課題を相談しにくい状況に陥りがちです。活発なやりとりと自己開示が促される環境であれば、抱えきれない仕事量を仲間と分担するなど、互いにサポートし合うことが容易になります。
チームでの意見交換が活発になることで、互いにアドバイスをしてチームのスキル・知識を底上げすることも可能です。助け合いや相互のアドバイスの活発化は、働きやすさや成長実感として、従業員のエンゲージメントを高める要素となります。
また、助け合えるチームは団結力も向上します。チームでの協働がスムーズになり、生産性の向上・業務効率化など、企業の利益に直結する効果を感じられるはずです。
これまでに紹介してきた「業務効率の向上」や「風通しの良さ」「助け合える環境」は全て、従業員のモチベーションを高める要素です。特に「この企業のために頑張ろう」という、「内発的モチベーション」が向上しやすいでしょう。
内発的モチベーションとは、個々の内側から湧き出てくる「やりたいからやる」という意欲や行動の動機です。内発的モチベーションは「給料がもらえるから」「評価されるから」といった外部要因から来る「外発的モチベーション」より持続する傾向があり、自発的な行動につながります。
モチベーションが向上すれば率先的に仕事に取り組むようになり、やりがいや達成感を得やすくなります。このように仕事に対するプラスの感情が得られれば、従業員エンゲージメントは向上するはずです。
社内コミュニケーション施策を機能させるには、まず社内環境の整備が欠かせません。土台となる環境が整っていないと、施策を導入しても十分な効果が出にくいためです。
社内コミュニケーション円滑化の土台となる環境を整備する施策のうち、重要なものを三つ紹介します。
コミュニケーションの円滑化には、大前提としてコミュニケーションの機会が必要です。コミュニケーションの機会は、社内の人間同士の接点とも言い換えられます。
現状、十分なコミュニケーション機会・従業員同士の接点を設けられていないなら、社内イベントやチーム・部署など組織の従業員全員を対象とした1on1などの機会を設けましょう。社内報や社内SNSなどで、積極的に経営層の考えや取り組みを発信するのも、現場と経営層の距離を縮めるのに効果的です。
全社的にコミュニケーションの場（人同士の接点）を増やすことで、発言しやすい土台がつくれます。このような土台があることで、各人のコミュニケーション能力を高める研修やトレーニングが、実際に職場で生かされやすくなります。
コミュニケーションの円滑化には、従業員それぞれの自発的な発信が欠かせません。指示や他者の発信に反応するだけでは、コミュニケーションの機会が十分に確保できなくなります。
従業員が自発的に発信するには、「心理的安全性」が不可欠です。職場での心理的安全性とは、自らの意見や気持ちを誰にでも安心して伝えられるかどうかを表す度合いを指します。心理的安全性を高める方法は複数あり、1on1の実施や適切な目標設定のほか、従業員同士が感謝や賞賛を送り合うピアボーナス制度などを用いた称賛文化の醸成も効果的です。「周囲に認められる」という安心感を与えられます。
リアルタイムのコミュニケーションを迅速化・円滑化するには、チャットツールのようなツールの導入が効果的です。社内でのコミュニケーション円滑化を目的とするなら、社内チャットとして使いやすいものが適しています。プロジェクト管理・タスク管理・雑談を含むやりとりなど、重点を置きたい機能を絞って選定しましょう。
ビデオチャットやツール上での資料の共有も可能なものを選ぶと、リモートワークの従業員との間でも円滑なコミュニケーションを取りやすくなります。コミュニケーションの円滑化を含めてエンゲージメントを高めたいなら、エンゲージメント向上を包括的にサポートするツールを選ぶのも一つの選択肢です。
社内環境の整備の次に考えたいのが、管理職のコミュニケーションスキルの向上です。管理職は部下・経営層双方とのやりとりが多い上、部下に対してフィードバックを実施するという重要な役割を果たします。社内コミュニケーションを円滑化させるために必要な、管理職への働きかけを見てみましょう。
管理職には、部下との円滑なコミュニケーションには何が必要かを理解してもらう必要があります。管理職は、一般の従業員にも求められる基本的なコミュニケーションスキルに加えて、管理職特有の能力も求められる立場です。管理職に求められる特別なスキルには、次のような種類があります。
これらの能力は、管理職に就任する前から備わっている人とそうでない人がいるため、不足している管理職には研修を実施するとよいでしょう。自社での研修が難しければ、外部の研修を活用するのも一つの手です。
部下と円滑にコミュニケーションを取って組織・チームを率いていくためには、管理職としての役割と責任を明確に定義し、それを本人に理解してもらうことも必要です。
自身の役割を的確に認識し、何を求められているかを理解することで、高めるべきコミュニケーション力を把握しやすくなります。
例えば経営層の戦略をチームの具体的な目標設定に落とし込んで伝える立場なら、概念化能力（コンセプチュアルスキル）と論理的思考力（ロジカルシンキング）とともに、筋道立てて物事を説明するコミュニケーション力が必要です。管理職がそれぞれ自身の役割を明確に認識すれば、効率的に必要なコミュニケーション能力を強化できます。
部下へのフィードバックも、業務における重要なコミュニケーションです。管理職のフィードバックが適切でないと、改善すべき点が伝わらないのはもちろん、部下との人間関係が悪化しかねません。理想的なフィードバックの例を示し、必要に応じて見直してもらう必要があります。
改善や対象者のモチベーション向上につながるフィードバックを実施するためのポイントは、以下の通りです。
フィードバックを実施する立場の管理職には、上記のようなポイントを盛り込んだフィードバック研修を実施しましょう。フィードバックがうまい人材をロールモデルとするのもおすすめです。
社内コミュニケーション施策が機能するための理想の労働環境
以下のような条件がそろっている労働環境は、社内コミュニケーション施策が機能しやすい理想の状態と言えるでしょう。自社の環境が当てはまっているか、ぜひチェックしてみてください。
円滑なコミュニケーションの第一の条件は、業務に必要な情報が正確に共有されていることです。タスクに関する進捗や確認の連絡が適切に行われることで、チーム全体が現状を把握し次のアクションを決定できます。
フィードバックが適切に提供されれば、個人の成長とパフォーマンス向上が促されるでしょう。
プロジェクト状態が関係者間で共有されることで、全員が同じ認識を持って業務を進められます。このような業務情報の円滑な流れがあってこそ、組織は効率的に機能するのです。
業務情報の共有だけでは、真に円滑なコミュニケーションは実現しません。日常的に信頼関係を育むやりとりがあることも重要な条件です。出勤時や退勤時のあいさつは、職場に温かみをもたらし心理的な距離を縮めます。
休憩中の雑談は、お互いの人となりを知る機会となり、相互理解を深めるでしょう。社内イベントでの交流は、普段は接点の少ない部署間での関係づくりを促進します。
これらの何気ないやりとりが積み重なることで、いざ業務上の相談や協力が必要になったときに、スムーズにコミュニケーションを取れる土台が形成されるのです。
最後の条件は、発信する側と受ける側の双方がストレスなくやりとりできることです。一方的な指示や報告だけでなく、質問や確認、意見交換が自然に行われる状態が理想といえます。
受け手が理解できない点があれば気軽に質問でき、発信者も相手の反応を見ながら伝え方を調整できる関係性が必要です。
このような双方向のコミュニケーションが誤解や摩擦なく行われることで、組織の意思疎通は真に円滑なものとなり、エンゲージメントの向上につながるのです。
社内コミュニケーション施策の重要性が分かっていても、実際には思うように機能しないケースもあります。ここでは、施策の実行や定着を妨げる代表的な例を三つ紹介します。
職場の雰囲気や企業の文化自体が発言しにくい環境では、コミュニケーションは少なくなり円滑化していません。例えば以下のような状況が見られるなら、コミュニケーションの円滑化には、まず雰囲気や文化そのものの改善が必要と考えましょう。
業務以外の会話ができない雰囲気やルールも、コミュニケーションの円滑化を阻害する要因です。企業文化として業務連絡のみという状態ができている場合は、根本を見直さなければなりません。
コロナ禍以降は、リモートワークを導入する企業が増えました。リモート化で対面のコミュニケーション機会が減ったことで、組織としてのコミュニケーション円滑化が阻害されている場合もあり得ます。仕組みづくりがしっかりしていなければ、業務の進捗やトラブル発生時の報告といったコミュニケーションが円滑にできません。
もしリモートワークを導入してから連絡の行き違いや非効率が顕著に多くなったのなら、主な原因はリモート化にある可能性が高いでしょう。ただ、リモートワークそのものをやめるのではなく、リモート環境でも円滑にコミュニケーションを取るための方法を考えるべきです。
コミュニケーションは、人同士のやりとりです。管理職や従業員それぞれのスキルが足りていないことも、コミュニケーション円滑化を阻害する要因になります。特に部下に指示を出したり面談を担当したりする管理職のコミュニケーション能力は、職場のコミュニケーション環境に大きく影響する可能性が高いでしょう。
管理職が部下とうまくコミュニケーションを取れないと、面談や日々のやりとりから部下の適性や性格が分からず、適切な業務の割り振りが難しくなります。面談で不適切なフィードバックをしたり指導が行き届かなかったりして、部下のモチベーションや生産性を下げてしまうケースも少なくありません。
社内でのコミュニケーションは双方向のものであり、管理職との間だけでなく同僚や先輩・後輩間でも発生します。そのため、一般従業員側のコミュニケーションスキルも一定程度は必要です。役職に就いていない従業員に対して実施するコミュニケーション研修で、取り上げたいテーマを紹介します。
コミュニケーション全般において重要なのが、「傾聴力」です。傾聴力とは、相手の話を理解するために能動的に「聴く」力を指します。経済産業省の「社会人基礎力」に「チームで働く力」として記載があることからも、一般従業員にも必要と分かるでしょう。
傾聴力を高めるために必要な意識には、次のようなものがあります。
傾聴力を高める研修では、上記の内容を盛り込みつつ、ケースごとの聴き方を示すと理解が進むはずです。
参考：社会人基礎力『「人生100年時代の社会人基礎力」説明資料』PowerPoint P.2（METI/経済産業省）
相手がなかなか心を開いてくれないときは、自分のことを話して自己開示する意識も必要です。趣味のようなプライベートな話題や過去の失敗などを打ち明けることで、親しみやすさを感じてもらえるようになります。特に失敗の体験談は、相手が失敗したときに打ち明けやすくなる要素です。
ただ、相手の話を遮らず話しすぎないという、傾聴力を高めるポイントとバランスを取るのは難しいかもしれません。コミュニケーション研修には座学だけでなくロールプレイングも取り入れて、実際にやりとりをしてもらいながら、バランスをつかんでもらうのが効果的です。
円滑なコミュニケーションには、話し方や伝え方も重要です。話し方が少し変わるだけで、同じ依頼や指摘でも印象が全く異なる可能性があります。例えば資料の作成を頼まれるケースを考えたとき、「○○日までに資料を作っておいて」と言われるより、「○○日までに資料の作成をお願いしたいのですが、スケジュールに問題はないでしょうか」とヒアリングを含めた依頼の方に良い印象を感じる人が大半ではないでしょうか。
的確な伝え方も、円滑なコミュニケーションを実現するために重要な要素です。意図が分かりにくい質問や情報伝達をしてしまうと、相手は理解するために多くの労力を必要とします。発信する側にストレスがなくても、受け取る側にストレスが発生する典型例です。次のような工夫を意識すると、受け手のストレスを軽減してコミュニケーションを円滑化できます。
効果的な研修内容としては、業務上よくあるシーンを例に取って、どう伝えるかを記載してもらって添削するようなワークが考えられます。
「非言語コミュニケーション」とは文字通り、表情や声のトーン・しぐさなど、言語以外のコミュニケーションです。相手の意図を正確に理解するには、言葉だけでなく、顔や声・動作などにも注目する必要があります。逆に自分の意図を正確に伝えるには、誤解されるような非言語コミュニケーションを取っていないか気を配る意識が必要です。
ただ、リモートワーク下でのやりとりや現場・本社間のやりとりはテキスト中心になりがちであり、非言語コミュニケーションで相互に意思を疎通させるのが難しくなります。その場合はリアクション機能をうまく使って感情を表現する、依頼について快く受ける意思があるなら、多忙でも一言「手が空き次第、詳細を確認してご返信します」と短いメッセージを返しておくなど、自分の意図を伝えるための工夫が必要です。
社内コミュニケーション施策を進める際には、接点づくりや称賛文化の醸成といった土台づくりが欠かせません。ただ、従業員同士のやりとりを自然に増やしたり、情報共有の導線を整えたりすることは、制度や呼びかけだけでは定着しにくい場合もあります。
そこで有効なのが、社内コミュニケーションを支えるツールの活用です。業務連絡や日常的なやりとり、称賛の共有などを一つの仕組みの中で行えるようにすることで、コミュニケーション施策を継続しやすくなります。
たとえば、情報共有アプリ「TUNAG」のように、掲示板やタイムライン、社内チャット、サンクスカードなどを活用できる仕組みがあれば、部署や立場を越えた接点をつくりやすくなります。日常的なコミュニケーションのハードルを下げながら、感謝や称賛が自然に行き交う環境づくりにもつなげやすいでしょう。
社内コミュニケーション施策を単発で終わらせず、仕組みとして定着させていくためには、自社の課題に合った方法を選ぶことが重要です。必要に応じてツールも活用しながら、継続しやすいコミュニケーション環境を整えていきましょう。
社内コミュニケーション施策で働きやすい職場環境をつくる
社内コミュニケーション施策は、組織の生産性やエンゲージメントを高める基盤となる取り組みです。意見を言いにくい雰囲気やリモート化による関係性の希薄化、コミュニケーションに関するスキル不足といった課題を、一つずつ解消していく必要があります。
まずは社内環境の整備として、日常的なやりとりの機会を増やし、称賛文化の醸成によって心理的安全性を高めることが重要です。あわせて、管理職への研修やフィードバックの見直しによってリーダー層のコミュニケーション力を底上げし、従業員に対しても傾聴や伝え方などの研修を実施することで、組織全体の意思疎通はより円滑になっていくでしょう。
また、社内コミュニケーション施策を継続的に進めるには、仕組みづくりの視点も欠かせません。必要に応じて、情報共有や日常的なやりとり、称賛の共有を支えるツールを活用することも有効です。たとえば「TUNAG」のような仕組みを取り入れることで、コミュニケーション施策を定着させやすくなる場合もあります。自社の課題に合った方法を組み合わせながら、互いに助け合って働ける職場環境を構築していきましょう。
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