店舗運営でよくある課題と解決策。課題の発見方法も紹介

店舗運営の課題には人材不足や業務の非効率化といった従来からの課題に加え、オムニチャネル対応やDX（デジタルトランスフォーメーション）への対応など、新たな課題も浮上しています。本記事では、店舗運営における典型的な課題とその解決策、さらに課題を発見するための効果的な方法について解説します。

店舗運営でよくある課題

店舗運営の現場では、日々さまざまな課題に直面しています。人手不足、業務の非効率さ、本部とのコミュニケーション不足など、多くの店舗が共通して抱える問題があります。

「どこから手をつければいいのか」と悩む前に、まずはよくある課題を理解することから始めましょう。

本部の指示が店舗運営に反映されない

「本部からの指示が現場に浸透しない」という声をよく耳にします。例えば新しいサービスの導入や、キャンペーンの展開方法について本部から連絡があっても、店舗スタッフの理解が不十分なまま実施してしまい、期待した成果が得られないことがあります。

また、本部が意図した通りのサービス提供ができず、お客さま満足度の低下を招くケースも少なくありません。

この問題の背景には、シフト勤務による情報伝達の難しさや、現場の状況に合わない指示内容、伝達手段の不備などがあります。

特に多店舗展開している企業では、各店舗の状況が異なるため、画一的な指示では対応しきれないこともあるようです。本部の意図を正しく理解し、各店舗の実情に合わせて実行できる体制づくりが求められています。

人材不足に陥る

「急な欠勤が出ても、代わりに入れる人がいない」「教育担当の余裕がなく、新人の育成が追い付かない」といった課題を慢性的に抱えている店舗は少なくありません。特に店長やマネージャーといった、経験と実績のある人材の確保は年々難しくなっています。

人材不足は、1人当たりの業務負担を増やし、サービス品質の低下を招きます。さらに、慢性的な人手不足によるスタッフの疲弊は、新たな離職を引き起こす原因にもなってしまいます。

このような負のスパイラルに陥らないためにも、採用活動の強化だけでなく、既存スタッフが働きやすい環境づくりが不可欠です。

業務の煩雑化と属人化

店舗業務は年々複雑化しており、ベテランスタッフの経験と勘に頼った運営を続けていると、大きなリスクを抱えることになります。

例えば、発注業務や売上管理、シフト調整など、重要な業務を特定のスタッフだけが把握している状態では、その人が休んだり退職したりした際に業務が立ち行かなくなってしまいます。

また、新人教育も難しくなり、結果として人材育成も進まない悪循環に陥ります。誰もが一定水準の業務を実施できる体制づくりは、安定した店舗運営の基盤となります。

課題が発生する店舗の問題点

なぜ同じような問題が繰り返し発生してしまうのでしょうか。店舗運営の課題の多くは、表面的な症状に目を奪われがちです。

しかし、その根底には組織としての構造的な問題が隠れています。ここでは、問題が発生しやすい店舗に共通する特徴を見ていきましょう。

本部の方針が明確に定まっていない

「とにかく売り上げを上げろ」「お客さま満足度を重視しろ」というような抽象的な指示だけでは、現場は右往左往してしまいます。

上記の例だと、売上重視で進めるべきか、それとも丁寧な接客を優先すべきかといった判断の基準が示されていないため、スタッフは自信を持って行動できません。

また「他店がやっているから」という理由だけで新しい施策を始めても、なぜその取り組みが必要なのか、どんな成果を目指しているのかが明確でないため、現場は形だけの対応に終始してしまいます。

本部の描く理想と現場の実態がかけ離れていく原因は、こうした曖昧な方針にあることが少なくありません。

店舗内連絡のルールが徹底されていない

「昨日の引き継ぎで聞いていません」「そんな連絡は受けていません」といった会話が日常的に交わされる店舗では、必ず問題が発生します。

特にシフト制の店舗では、バイト間でのまた聞きだったり、シフトに入らないと確認できない掲示板やホワイトボードに書かれている状態だったりすると、シフトにあまり入っていない人や時間帯の違いで連携がとれなくなる可能性があります。

全員が同時に情報を共有することは難しく、重要な連絡事項が一部のスタッフにしか伝わっていない結果、お客さまへの対応が人によってバラバラになったり、同じ作業を複数のスタッフが重複して行ったりして、クレームにつながることもあるでしょう。

これは単なる連絡ミスではなく、店舗全体の情報共有の仕組みが機能していないことを示す重要なサインです。

デジタル化が進んでいない

在庫管理は手書きの台帳、スタッフ間の連絡は紙のメモといったアナログな管理方法を行っている店舗では、ミスが起きるのは時間の問題です。アナログな管理方法は、単に効率が悪いだけでなく、貴重なデータの活用機会も失っています。

例えば、手書きの売上データでは傾向分析も難しく、的確な販売戦略を立てることができません。また、紙の発注書では過去の発注傾向を把握できず、機会損失や過剰在庫の原因となります。

デジタル化の遅れは、日々の業務効率だけでなく、店舗の競争力そのものを低下させる大きな要因となっているのです。

店舗運営の課題解決の施策

問題点が見えてきたら、次は具体的な解決策を考えていきましょう。ただし、性急な改革は逆効果になることもあります。現場の状況を踏まえながら、着実に実践できる施策を選んでいくことが大切です。

ここでは、多くの店舗で効果を上げている解決策を紹介します。

情報共有のためのツールを導入する

「LINEでの連絡は既読にならない」「伝言メモが紛失する」などの悩みを解消するには、適切な情報共有ツールの導入が有効です。ただし、いきなり高度なシステムを導入しても、現場が混乱する可能性も高いため、まずは店舗の実情に合わせた使いやすいツールから始めることをおすすめします。

例えば、デジタル化を進めるツール「TUNAG」は、多店舗展開している企業での活用実績が豊富です。

特に注目したい機能が、社内掲示板機能とマニュアル機能です。社内掲示板機能では、スマートフォンで手軽に店舗からの連絡事項や本部からのお知らせを確認できます。また、マニュアル機能では、必要な時にすぐスマートフォンでマニュアルを参照できるため、急な判断が必要な場面でも適切な対応が可能になります。

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店舗マニュアルを作成する

実践的なマニュアルがあれば、スタッフの対応やサービスの質を均一化することができます。マニュアルでは現場で本当に必要な情報を、必要な時にすぐ確認できる形にまとめることが重要です。

例えば、日常的なオペレーションはシンプルなチェックリスト形式にし、クレーム対応など非常時の手順は、具体的な事例つきで分かりやすく説明するといった書き方をすると、誰が読んでも分かりやすいでしょう。

またスマートフォンでいつでも確認できるデジタルマニュアルなら、更新も容易で、動画や写真を使った分かりやすい説明も可能です。現場スタッフの意見を取り入れながら、使いやすいマニュアルに育てていきましょう。

業務のフローやプロセスを見直す

複数人で同じデータを入力している、必要以上に細かい報告を求められているといった非効率な業務プロセスは、現場の大きな負担になります。このような日々の業務を見直すと、意外な無駄が見つかるものです。

業務の見直しは、現場スタッフを巻き込んで進めることが重要です。日々の業務を行っているスタッフだからこそ、実態に即した改善案が提案できるはずです。

得られた提案は、すぐに全店舗展開するのではなく、まずは1店舗で試験的に実施し、効果を確認しながら展開していくのがおすすめです。

適切なリソース・人材配置

適材適所の人員配置は、効率的な店舗運営の要となります。

時間帯別の来店データを分析し、必要な人員を適切に配置したり、ベテランと新人を組み合わせてシフトを組んだりといった人材配置の工夫や、マルチタスクをこなせる人材を育成し、突発的な事態にも対応できる体制づくりにより、スタッフの負担を軽減しながら、サービス品質の向上を図ることができます。

また、シフト管理ツールの活用で、スタッフの希望も考慮した効率的なシフト作成が可能になります。適切なリソースと人材配置を行い、効率化を図ることも重要な改善施策です。

店舗運営における課題の発見方法

問題解決の第一歩は、自店の課題を正確に把握することです。「なんとなく」や「気になる」といった感覚的な判断ではなく、現場の生の声とデータの両面から課題を見つけ出していきましょう。

ここでは、効果的な課題発見の方法を紹介します。

従業員へのヒアリング

現場で働くスタッフの声は、店舗の課題を見つけ出す重要な手掛かりとなります。「毎日残業が続いて疲れています」「お客さまから同じような苦情を何度も受けます」といった現場からの声には、店舗運営の改善につながるヒントが隠れています。

ただし、上司に直接言いにくい内容もあるはずです。そこで、匿名でのアンケート実施や、外部の担当者による面談など、スタッフが本音を話せる環境を整えましょう。

「困っていることは？」と漠然と聞くのではなく、「1日の業務の中で最も時間がかかる作業は？」「お客さま対応で判断に迷うのはどんなとき？」といった具体的な質問を投げかけることで、より実用的な情報が得られます。

組織サーベイによる分析

「うちの店舗、他店と比べてどうなんだろう？」「去年より良くなっているのかな？」という疑問に答えるには、数字による客観的な分析が欠かせません。

例えば、従業員満足度調査では、職場環境や業務内容への満足度を数値化することで、改善が必要な領域が明確になります。

また、売り上げや客数といった基本的な指標だけでなく、1人当たりの生産性や、クレーム発生率、スタッフの離職率なども重要な判断材料となります。

他店舗との比較や、前年同期との比較を行うことで、自店の強みや弱みが見えてきます。ただし、数字だけを追いかけるのではなく、その背景にある要因を探ることが重要です。なぜその数字になったのか、改善のためには何が必要かを、現場の実態と照らし合わせながら分析していきましょう。

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店舗運営の課題解決にはデジタル化が必須

現代の店舗運営において、デジタル技術の活用は不可欠な要素となっています。業務効率の向上から顧客体験の改善まで、デジタル化がもたらす恩恵は多岐にわたります。

特に、クラウドベースの店舗管理システムは、リアルタイムでのデータ分析や、本部と店舗間の円滑な情報共有を可能にします。

しかし、デジタル化の推進には、適切な計画と段階的な実施が重要です。スタッフの技術習熟度や、既存業務フローとの整合性を考慮しながら、持続可能な形でのデジタルトランスフォーメーションを進めることが求められます。