こうした課題を抱える企業は多いのではないでしょうか。双方向のコミュニケーションが円滑に行われなければ、情報伝達のミスやズレによる生産性の低下を招くだけでなく、人間関係がうまくいかず離職につながる場合もあります。
しかし、そうした課題解決のために実際に何をすればいいのか、どのようなツールが利用できるのかがわからず悩んでいるご担当者もいらっしゃることでしょう。
そこで本記事では、双方向のコミュニケーションを活性化させるコツや具体的に役立つツール、ツール活用の成功事例を解説していきます。
職場でのコミュニケーションは一方通行のものではなく、お互いの気持ちや意思をやり取りする「双方向コミュニケーション」が重要です。
一方通行の情報伝達では、お互いに理解しているかがわかりにくく、伝えたいことや話したいことが言い出せずに悩みや不安が募っていってしまうこともあります。
従業員と役員・部署内外・異なる階層の従業員同士など、職場ではさまざまなコミュニケーションの場面があります。双方向のコミュニケーションが実現できれば、情報共有や意見交換がスムーズ、かつ活発に行われ社内の生産性が上がるでしょう。
さらに、お互い安心して本音で語り合えることで職場や仲間に対する信頼感が生まれ、会社に対するエンゲージメントやモチベーションの向上にも繋がります。
双方コミュニケーションはさまざまなメリットをもたらします。
双方が自由に意見や情報を交換できる環境は、相互の理解を深め、信頼関係を築きやすくします。職場で自身の意見が尊重されると感じることで、心理的な安心感や仕事に対する自信が生まれ、従業員のモチベーションの向上などの相乗効果が期待できます。
一方通行のコミュニケーションでは、問題が発生した場合に対処が遅れることがあります。しかし、双方がコミュニケーションをとることができれば、問題が即座に伝わり、早急に対応することが可能になります。
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双方コミュニケーションを通じて、さまざまな視点やアイデアが共有されることで、従業員が新しいアイデアを提案しやすい環境が生まれます。また、提案したアイデアに対するフィードバックをもらうことができると、アイデアが洗練され新しいビジネスチャンスにつながることもあるでしょう。
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双方コミュニケーションを向上させるには「伝える力」と「聞く力」の両方を向上させることが重要です。ここでは伝える力にフォーカスを当てて解説します。
自分の意見や考えを伝える際には、ポイントを絞り、簡潔に話すことが重要です。長文よりも短く具体的な言葉を選び、メッセージをシンプルに伝えましょう。これにより、相手が素早く内容を理解できます。
また、専門用語や難解な言葉を避け、誰にでも分かりやすい言葉を使いましょう。さらに、抽象的な表現を避け、具体的な数字や根拠を伝えると、より相手が理解しやすくなり、誤解や認識の違いが起こりにくくなるでしょう。
自分のメッセージを相手に届きやすくするために、声のトーン、体の姿勢、表情などの非言語的要素を用いることを意識しましょう。
適度な身振りや手振りを使って説明を補足することで、情報の理解を助けとなるでしょう。たとえば、資料を用いて話している際、話の重要な部分を指で指し示す、数字を手で示すなど、視覚的に相手の理解の手助けをすることができます。
伝える内容は、相手の状況や知識に応じて調整しましょう。相手が理解しやすいように、言葉や事例を選び、相手のニーズに合わせた伝え方を心がけましょう。
また、相手の知識や経験に応じて、適切な言葉や表現を選ぶことが大切です。専門的な話題であれば、説明を分かりやすくし、相手が理解しやすいように工夫することで、よりスムーズなコミュニケーションができるでしょう。
双方コミュニケーションを向上に必要な聞く力を高める方法について解説します。相手の伝えたいことを理解できるように聞くことが重要です。
相手が話し終える前や途中で適切なタイミングで相槌を打つことで、「話をしっかり聞いている」という印象を与えられます。適切なタイミングでの相槌は、相手が話しやすい環境を作ることとなり、さらに話を続けやすくなります。
また、「うんうん」「なるほど」「そうですね」といった相槌を使い分けることで、単調にならずに相手の話への関心を示せます。話の内容や状況に応じて、適切な相槌を選ぶことが重要です。
しかし、相槌を多用しすぎると、逆にわざとらしくなり、相手が不快に感じることもあります。適度な間隔で相槌を打ち、自然な流れを心がけましょう。
相手が話している途中で疑問が浮かんだり、意見を言いたくなったりすることがあるでしょう。そういった時は、思い付いたらすぐに質問や意見を述べるのではなく、相手の話が一段落したタイミングを待ってから話しましょう。話の途中で質問を挟むと、相手の思考を中断させる可能性があるため、自然な区切りを見つけてから質問するよう心がけましょう。
また、話を遮ってしまうことは、相手が尊重されていないと感じたり、不快感を与えたりする可能性があるため十分注意しましょう。
話を聞いているときには、スマートフォンやコンピュータを見ないようにし、相手の話から注意を逸らさないようにしましょう。自分は話を聞いているつもりであっても、相手が不快感を覚える可能性があります。
また、相手と適度なアイコンタクトを保つことで、関心を示しながら会話を続けられます。視線が逸れると、相手に対する関心が薄れている印象を与えてしまうため、適切な視線を保つことが大切です。
職場では毎日何かしらのコミュニケーションが生まれていますが、漠然と受動的に見ているだけでは、双方向のコミュニケーションにはつながりにくいでしょう。能動的にこちらから働きかけ、活発なコミュニケーションが生まれる職場にするためのコツをお伝えしていきます。
上司と部下・グループ内の従業員同士・他部署の従業員とのコミュニケーションなど、さまざまな場面や機会を捉えてコミュニケーションが取れる状況を用意しておけば、双方向のコミュニケーションが発生しやすくなります。
たとえば、以下のようなことが考えられるでしょう。
このような施策を行うことで、部署内だけでなく普段あまり話したことのない部署外の従業員や役員などとも接する機会が生まれ、相互理解が促進されて職場の雰囲気がよりよいものになっていくはずです。
ちなみにアイデアソンとは、「アイデア」と「マラソン」が組み合わさった造語です。グループ内でアイデアをどんどん出し合う中で、新しいアイデアを生み出したり、コミュニケーションの活性化につながるなどの効果が期待できます。
オフラインでの面と向かったコミュニケーションはもちろんのこと、近年ではオンラインでのコミュニケーションの機会が増え、その重要性が高まってきています。
Chatwork株式会社が2022年7月に実施した調査によれば、コミュニケーションツールの一つであるビジネスチャットを普段ビジネスに利用している人は46.4%という結果でした。
コミュニケーションツールはメッセージのやり取りだけに止まらず、豊富なリアクションで気持ちを伝えたり、従業員同士の自己紹介やサンクスカードを送り合ったりするなどコミュニケーションを促進する機能を兼ね備えています。
以下でいくつかを紹介していくので、自社に役立つツールはないか、ぜひ参考にしてみてください。
ここでは双方向コミュニケーションを活性化させるのに役立つ4つのツールを紹介していきます。
コミュニケーションツールを選定する際は、自社の組織課題をもとに、機能要件や価格を明確にしましょう。
そして、それらに最も合致するサービスを選び、資料請求や無料トライアルを活用して実際に試してみることが重要です。
運営会社 | 株式会社スタメン |
|---|---|
公式URL |
「TUNAG（ツナグ）」は社内コミュニケーションの活性化から業務DXまで、組織の数ある課題を一つで解決できる社内コミュニケーションツールです。
利用している企業は800社以上、利用ユーザー数は80万人以上となっており、業種業界・規模を問わず導入が広がっています。
スマホ一つで組織の「情報共有」「人材育成」「社内交流」「申請報告」ができるため、複数のサービスを導入する必要がなく、TUNAGだけで組織全体のDXを一気に促進できます。
運営会社 | ourly株式会社 |
|---|---|
公式URL |
「ourly（アワリー）」は、社内コミュニケーションの活性化や企業理念を浸透させ、従業員のエンゲージメント向上に寄与するWeb社内報です。設立してからまだ日が浅いものの、サービス継続率100%という実績があります。
独自のリアクション・コメント機能やプロフィール機能で、相互理解を深め、部署や拠点を超えたコミュニケーションを促進できます。
運営会社 | Talknote株式会社 |
|---|---|
公式URL |
「Talknote（トークノート）」は、フィードによるリアルタイムの情報共有で社内のコミュニケーションを促進するプラットフォームです。
メッセージ機能では社員同士が1対1で効率的にコミュニケーションを図り、ノート機能を活用することで情報共有も円滑に行えます。また、データ分析機能により利用時間や頻度を把握できるため、個々のモチベーション管理にも役立ちます。
運営会社 | 株式会社セールスフォース・ジャパン |
|---|---|
公式URL |
「Slack（スラック）」は、Slack Technology社が開発したビジネスチャットツールです。世界150ヶ国以上で利用されており、アクティブユーザー数1,200万人を誇ります。
チャット機能だけでなく、ビデオ通話やタスク管理など業務効率化のための機能が豊富に搭載され、外部アプリケーションとのAPI連携が可能なことも大きな魅力です。
◾️関連するお役立ち資料
『コミュニケーションツール機能比較表 | TUNAG(ツナグ)』
ここからは社内コミュニケーションツールのTUNAG（ツナグ）を実際に導入して、双方向コミュニケーションを成功させた3つの事例を紹介します。
「カプリチョーザ」「ハードロックカフェ」「サラベス」など25以上のレストランブランドを展開し、日本国内および海外で合計160店舗以上を運営する、株式会社WDI JAPAN様。
25以上のブランドを展開している中で、情報共有がうまく行われていないことや情報を更新すればするほど重要な情報がどんどん埋もれていってしまうといったツールの問題も抱えていました。
そこで、コミュニケーションの円滑化とツールの問題点を解決するために、TUNAGを導入。いろいろな情報をタイムライン上で見られることやSNS感覚でカジュアルに使える点が受け入れられ、円滑な情報共有を実現でき、会社の動きも伝わりやすくなったといいます。
また、各店舗の取り組みの発表やスタッフの表彰をコンテンツ内で行うなど、TUNAGの活用が広がりをみせ、従業員の帰属意識に良い影響を及ぼしているようです。
事例記事はこちら＞＞「ブランドを超えた社内広報」を実現。カプリチョーザなどを展開するWDI JAPANの社内コミュニケーション事例
京都信用金庫は92店舗、従業員2,000人規模の組織であり、「顔と名前が一致しにくい」という課題を抱えていました。
この課題に対し、TUNAGでは「社内コミュニケーションのインフラ」として機能するさまざまなコンテンツを提供。例えば、職員が順番に自己紹介を行う「リレートーク」や、会社周辺のおすすめ飲食店を共有できる「グルメマップ」など、日常のコミュニケーションのきっかけを生み出す仕組みを導入しました。
これらの取り組みにより、従業員同士が他拠点のメンバーについて理解を深める機会が増え、リアルなコミュニケーションの活性化につながりました。特に、新卒1年目の職員が役員をリレートークに指名する場面が生まれるなど、部署や世代を超えた双方向のつながりが強化されました。
TUNAGを通じて、組織内の風通しが良くなり、社内のエンゲージメント向上にも貢献しています。
事例記事はこちら＞＞2,000人全職員との“対話”を徹底して行うために。つながりの場としてTUNAGを活用
愛知県一宮市を中心に自動車販売・車検・整備・レンタカーなどの事業を8拠点で行い、お客様のカーライフ全般をサポートする有限会社光田モータース様。
コロナ禍でコミュニケーションが希薄になったことや、情報伝達の手段がアナログで、情報がリアルタイムに伝わらないことに課題を感じていました。
これらの課題を解決するために、数社のツールを比較後、導入ハードルの低さが決め手となりTUNAGの導入に至りました。
スケジュールの掲示や拠点間の情報共有をはじめ、今では従業員の誕生日をお祝いしたり、良い行動や感謝の気持ちを伝えたりとコミュニケーションツールとしても幅広く活用されています。
その結果、会社のコミュニケーションが活発化し、人間関係で会社を辞める人が今は全くいない状況に変わったということです。
事例記事はこちら＞＞「この会社が大好きだ」と言ってもらえる組織へ：光田モータースが脱アナログとコミュニケーション活性化を実現するまで
今回は職場での双方向コミュニケーションを成功させるコツやコミュニケーションの活性化に役立つツール、ツール活用の成功事例を紹介しました。
話し手の一方的な「言ったつもり・伝えたつもり・わかったつもり」では、情報共有がうまく行われず、業務効率を下げてしまいます。また、お互いの意思疎通が不十分なままでは、良好な人間関係の構築や望ましい職場の雰囲気を醸成することは難しいでしょう。
そのため、双方向のコミュニケーションが生まれるような機会の設定・職場の環境作り・コミュニケーションツールの活用など、企業は自社の実態や状況に合わせて実施していくことが重要です。
本記事をぜひ参考にしていただき、コミュニケーションツールの導入などを検討する際にご活用ください。
人と組織に働きがいを高めるためのコンテンツを発信。
TUNAG（ツナグ）では、離職率や定着率、情報共有、生産性などの様々な組織課題の解決に向けて、最適な取り組みをご提供します。東京証券取引所グロース市場上場。
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