社内の情報共有を促進する方法とは？気をつけるべきポイントも解説

企業が事業を展開する中で得た業務知識やノウハウは、組織の貴重な財産です。これらの情報を社内で効果的に共有することが求められますが、情報共有の仕組みが整っていないと、一部の人だけが情報を保有し、その情報が消失してしまうリスクがあります。

本記事では、社内における情報共有の重要性や直面する課題、効率化のための方法を詳しく説明します。

社内の情報共有を促進するメリット

社内での情報共有は、企業の成長と発展に欠かせない要素です。以下で、情報共有を促進する具体的なメリットを説明します。

業務の効率化が進む

情報共有が徹底されることで、従業員は必要な情報を迅速に取得でき、業務を効率的に進めることができます。

例えば、プロジェクトの進行がスムーズになり、全体的な生産性が向上します。情報の迅速な取得と活用は、作業のスピードアップと品質向上に直結します。

迅速な問い合わせ対応により、顧客満足度が向上する

顧客からの問い合わせに迅速に対応できることで、顧客満足度が向上し、企業の信頼性が高まります。即座に適切な情報を提供できることは、顧客に安心感を与え、企業の評価を高める重要な要素です。

さらに、情報共有が行き届いていると、トラブルが発生した際にも迅速に対応することもできます。常に最新の情報を全員が把握しているため、初動対応が迅速に行え、問題の拡大を防ぐことができます。

ナレッジ共有で、業務の属人化を防止する

情報を共有することで、全従業員の知識レベルが向上します。経験やノウハウを全員で共有することで、新入社員や他のメンバーが効率的に業務を習得でき、全体のスキルアップにつながります。

また、情報共有によって業務の進捗状況が可視化されるため、プロジェクトの進行状況を全員が把握しやすくなります。これにより、無駄な作業や待機時間が減り、効率的に業務を進めることができる点もメリットの一つです。

信頼関係の構築され、一体感が醸成される

情報を共有することで、従業員同士のコミュニケーションが活性化され、組織全体の信頼関係が築かれます。

情報共有は、透明性を高めるだけでなく、連携を強化し、強固なチームワークを構築する基盤となります。信頼関係の構築は、組織の一体感とモチベーションの向上に欠かせない要素と言えるでしょう。

社内の情報共有における課題

社内の情報共有において、具体的にどのような課題が存在するのでしょうか。以下に、一般的に見られる問題点を挙げてみましょう。

情報の所在を把握できていない

社内の情報共有が整理できていないスムーズにいかない状況では、さまざまな課題が発生します。

例えば、クレーム対応やミスへのカバーが遅れることがあります。迅速に対応しなければならない状況で、必要な情報がどこにあるか分からないため探すのに時間がかかり、結果的に対応が遅れてしまいます。

さらに、従業員が必要な情報に触れにくくなることで、会社や事業への理解が進まなかったり、情報を共有するための会議やミーティングを開く頻度が増える可能性があります。

このように、情報の所在を把握できていないことは企業全体の業務効率に深刻な影響を与えます。

情報共有の方法に問題がある

情報共有の方法自体に問題がある場合、情報伝達が甘くなり、ミスが発生しやすくなります。例えば、情報を口頭で伝えるだけでは相手が正確に理解していなかったり、伝達ミスが発生したりする可能性が高くなります。

また、メモや付箋を使った情報伝達も、情報が正確に伝わらない原因となり得ます。このような不適切な情報伝達方法は、重要なプロジェクトの進行に支障をきたすことがあります。

さらに、伝達ミスによるトラブルは社内の人間関係にも悪影響を及ぼすことがあります。情報共有の方法を見直し、改善することが求められます。

社内の情報共有を促進する方法

社内の情報共有を効率化するためには、どのような方法が効果的なのでしょうか。ここでは、効果的な方法を紹介します。

現状の情報共有の課題を分析する

まず、情報共有でどのような課題があるのかを話し合い、各社員の課題と会社の課題を明確化しましょう。

現状の問題点を把握し、それに対する具体的な解決策を見出すことで、情報共有の効率化を図ることができます。

例えば「情報の検索に時間がかかる」「情報が重複して管理されている」「重要な情報が共有されていない」などの課題を洗い出し、それぞれに対して対策を講じます。

共有すべき情報を整理する

情報共有を効率化するためには、共有すべき情報を整理することが重要です。情報には共有すべきものとそうでないものがあります。

例えば、スケジュールやタスク、顧客情報などは共有する必要がありますが、個人的な予定やプライベートな情報は共有する必要がありません。

明確にした基準を社内で周知すると、必要な情報のみが共有されるようになり、情報の整理が進みます。こうすることで、情報の重複や混乱を避け、効率的に業務を進めることができます。

社内の情報共有を行う媒体を見直す

情報共有を行う媒体は、大きく分けてアナログとデジタルがあります。会社のスタイルや情報共有の目的に応じて、適切な媒体を選ぶことが重要です。

アナログ媒体には、紙資料やホワイトボード、会議などが含まれます。これらは直接的なコミュニケーションが取れるため、緊急時や詳細な説明が必要な場合に有効です。しかし、情報の保存や検索が難しく、効率的とは言えません。

一方、デジタル媒体では、さまざまなツールを活用することができます。以下に代表的なツールを紹介します。

情報共有ツールの選定において、後々の拡張性や柔軟性を考慮することは非常に重要です。企業が成長するにつれて、利用人数の増加や新たな機能の追加が必要となる場合があります。このような状況に対応するためには、ツールの利用を止めずにスムーズに拡張できることが求められます。

例えば、最初は少人数のチームで使用していたツールが、全社的に展開されることになった場合、そのツールが対応できるかどうかを確認しておく必要があります。また、新しいプロジェクトや業務ニーズに応じて機能を追加する際に、ツールが柔軟に対応できることも重要です。これには、API連携やプラグインの利用なども含まれます。

これにより、長期的な視点でツールの運用が可能となり、情報共有の効率化が維持されます。適切なツールを選定し、導入後も継続的に見直しを行うことで、情報共有の効果を最大限に引き出すことができます。ツールの選定時には、ベンダーのサポート体制やコミュニティの活発さも考慮し、長期的に安心して使用できる環境を整えることが大切です。

社内の情報共有に関するルールを見直す

情報共有のルールが定まっていないと、共有された情報を適切に扱うことができません。ルールの制定は非常に重要です。

例えば、情報の保管方法を決めたり、閲覧できる権限を社員によって変えたりすることが考えられます。

明確なルールを設定し、社内で周知することで、情報の管理がスムーズに行えるようになります。ルールに基づいた運用により、情報の整理が進み、無駄な時間やリソースを削減できるでしょう。

社内の情報共有の目的を社員に伝える

情報共有の意義を理解してもらうことで、社員が自分の業務よりも情報共有を優先しやすくなり、情報共有が活発になります。

例えば、情報共有によって業務効率が向上し、クレーム対応が迅速化するなどの具体的なメリットを伝えることが効果的です。情報共有が組織全体の成功に直結することを認識してもらうことで、社員のモチベーションも向上します。

共有した情報が活用されているかを確認する

業務の様子を観察したり、確認テストを行ったりして、共有した情報の内容が実際に業務に活かされているかを確認することも大切です。

例えば、定期的に業務プロセスをレビューし、共有された情報がどのように活用されているかを評価します。

また、社員に対して確認テストを実施し、情報の理解度や活用状況を把握することも有効です。情報が活用されていなければ、共有の仕方や内容を見直す必要があります。これにより、情報共有の仕組みを継続的に改善し、組織全体のパフォーマンスを向上させることができます。

社内の情報共有を行う際のポイント

社内で情報共有を行う際には、いくつかポイントを押さえておくことで、よりスムーズな情報共有が実現します。ここでは、社内の情報共有を行う際のポイントを紹介します。

情報発信がしやすい環境を作る

情報発信しやすい環境を整えることが、効果的な情報共有の第一歩です。

まず、情報発信のツールに関する社員教育を行い、全員がツールを使いこなせるようにします。情報の内容を人と比較せず、否定しない雰囲気を作ることも重要です。目的に合っている情報であれば全て発信させることで、社員が自由に情報を共有しやすくなります。

また、社内ポイント（社内通貨）制度を活用し、アンケート回答などの情報共有に対してポイントを付与することも有効です。これにより、情報共有を行うモチベーションが高まり、主体的に情報を発信するようになるでしょう。

セキュリティ対策を行う

情報漏えいや流出は、企業の社会的信頼を著しく低下させるリスクがあります。そのため、情報管理体制を構築し、しっかりと対策を講じることが必要です。

例えば、情報のアクセス権限を適切に設定し、必要な情報だけにアクセスできるようにするといったことが挙げられます。

また、従業員が情報を持ち出す際には厳格な管理を行うことも忘れてはいけません。例えば、USBメモリや外付けハードディスクなどの外部記憶装置へのデータコピーを制限し、クラウドストレージへのアップロードを監視する仕組みを導入するといいでしょう。

そのほか、不正アクセスやマルウェアから企業情報を守る対策も欠かせません。定期的なセキュリティ教育も実施し、社員全員がリスクを理解し、防止策を実践できるようにすることが大切です。

情報過多にならないようにする

情報過多は、必要な情報に辿り着けず、業務効率を低下させます。

対策として、まず情報の整理とフィルタリングを徹底します。情報をカテゴリ分けやタグ付けし、フィルタリング機能を活用して重要な情報のみを表示することで、必要な情報を迅速に見つけられるようにします。

次に、情報共有の方法を見直し、重要な情報のみを抽出して共有します。情報を要約し、短く簡潔に伝えることで、従業員が情報を迅速に理解できるようにします。

また、統一されたフォーマットのテンプレートを使用して、情報の形式を一貫させることも大切です。これにより、情報の混乱を防ぎ、課題の理解や意思決定の精度が向上します。情報過多を防ぐためのツールやプロセスを導入し、効率的な情報管理を実現しましょう。

社内の情報共有の促進に成功している事例

ここでは、社内の情報共有の促進に取り組んでいる企業の事例を5社紹介します。

ブランドを超えた情報共有でチーム力の強化に成功している事例

「カプリチョーザ」「ハードロックカフェ」など25以上のレストランブランドを展開しているWDI JAPAN様。

同社では、各ブランドが独立して情報を持ち、社内広報やコミュニケーションに課題を抱えていました。「TUNAG」を導入することで、ブランドを超えた情報共有が実現しました。具体的には、会社全体の動きを見える化し、成功事例や個人表彰の発信を行うことで、従業員の一体感を高めました。

結果として、店舗スタッフ間のコミュニケーションが円滑になり、定着率や帰属意識が向上しました。

事例記事はこちら＞＞＞「ブランドを超えた社内広報」を実現。カプリチョーザなどを展開するWDI JAPANの社内コミュニケーション事例

ドライバーに直接情報が届き、事故件数の減少につながっている事例

ホイテクノ物流株式会社様は、物流業を主な事業として展開されています。

従来、ドライバーへの情報伝達は紙媒体や口頭で行われていました。この方法では情報伝達に遅れが生じ、また、一方通行的なコミュニケーションとなるため、現場での迅速な対応が困難でした。特に、事故防止に関する情報がタイムリーに共有されないことが問題となっていました。

そこで「TUNAG」を導入し、ドライバーがスマートフォンを通じてリアルタイムに情報を受け取れるようにしました。週刊KYT（危険予知訓練）の動画や会社からの通達が迅速に共有されるようになり、情報の見える化と効率化を実現しました。これにより、現場での迅速な対応が可能となり、従業員間のコミュニケーションも向上しました。

情報共有の迅速化により、事故防止の取り組みが徹底され、結果として事故件数が減少しました。また、情報共有の効率化により拠点間の交流が活性化し、従業員同士の親近感と一体感が高まりました。これにより、全体的な業務効率が向上し、安全意識も強化されました。

事例記事はこちら＞＞＞「見える化・効率化で従業員満足度向上を目指す」ホイテクノ物流のTUNAG活用事例

部署を超えた情報共有により、業務改善を実現している事例

株式会社タイソンズアンドカンパニー様は、レストラン事業を主に展開しており、14ブランドを運営されています。

同社では、各ブランドが独立して情報を持ち、部署間の情報共有が不十分であったため、社内のコミュニケーションに課題がありました。特に、異なるブランド間での情報共有が不足しており、従業員の一体感や連携が弱いという問題がありました。

TUNAGを導入することで、ブランドを超えた情報共有を実現しました。部署や店舗の垣根を超えた情報共有とコミュニケーションを活性化し、会社独自の文化醸成やエンゲージメントの向上を図りました。特にコロナ禍においては、TUNAGを通じて従業員の不安を払拭し、状況に応じた迅速な対応が可能となりました。

全従業員が情報を共有し、意見交換を活発に行うことで、組織全体の効率が向上しました。従業員間のコミュニケーションが円滑になり、業務改善が達成されました。これにより、各ブランド間の連携が強化され、全体的な業務の効率と質が向上しました。

事例記事はこちら＞＞＞14の飲食ブランドを繋ぐ社内報運用とは - 「店舗内で完結しない横のコミュニケーションが生まれた」

年間500枚以上の紙の削減に成功している事例

株式会社活美登利様は、回転寿司チェーン「回し寿司活」を運営されています。

同社では、HACCPの衛生管理帳票や各種申請業務が紙媒体で行われており、ペーパーレス化と業務効率化が求められていました。紙媒体の管理は手間がかかり、保管スペースも必要であったため、業務の効率が低下していました。

そこで、「TUNAG」を導入することで、HACCPの衛生管理帳票や各種申請業務をデジタル化しました。これにより、情報共有のスピードが向上し、全従業員がリアルタイムで情報を受け取れるようになりました。また、紙の保管スペースの削減や検索性の向上も実現しました。

結果として、年間500枚以上の紙を削減し、ペーパーレス化と業務効率化を達成しました。情報共有の迅速化により、業務の効率が大幅に向上しました。さらに、デジタル化による情報の検索性向上も、業務の質を高める一因となりました。

事例記事はこちら＞＞＞店長で止まっていた情報が、アルバイトまで行き届く。回転寿司店が現場DXを推進し、称賛文化の醸成に取り組む

業務連絡の抜け漏れ減少に成功している事例

株式会社ピー・エス・コープ様は、カフェレストランや洋菓子店を全国で展開されています。

同社では、社内の連絡事項が個別のチャットツールで行われていたため、情報の伝達にばらつきが生じていました。とくに、店舗間での情報共有が不十分であり、業務の質や効率に悪影響を及ぼしていました。

「TUNAG」を導入することで、店舗全員が平等に情報を受け取れる環境を整えました。社長メッセージや営業報告などがアプリで完結する形で共有されるようになり、全従業員がリアルタイムで情報を共有できるようになりました。これにより、情報の均等な配信が可能となり、意見交換や質問が活発になりました。

結果として、業務連絡や情報伝達の抜け漏れが減少し、業務の質が向上しました。情報が均等に行き渡ることで、従業員間のコミュニケーションが活性化され、全体的な業務の効率と質が向上しました。また、リアルタイムでの情報共有により、迅速な対応が可能となり、顧客サービスの向上にもつながりました。

事例記事はこちら＞＞＞「店舗の全員が、平等に情報を受け取れる」ラ・メゾン・アンソレイユターブルの”アプリで完結する情報共有”とは？

まとめ | 情報共有の方法のポイントを押さえ、組織力をアップ

情報共有は、組織の効率と信頼性を向上させるために不可欠です。今回紹介した事例から学べるのは、適切なツールの導入と運用が情報共有の成功に直結することです。効果的な情報共有の実践は、組織全体の力を高めるカギとなります。

社内の情報共有を効率化する方法として、現状の情報共有の課題を整理する、共有すべき情報を整理する、社内の情報共有を行う媒体やルールを見直すなど、社内でできることから始めてみるといいでしょう。これにより、組織力がアップし、業務の効率化と質の向上が期待できます。